Scannen einfach gemacht: Die Acta Nova Registratur
Acta Nova bietet mit dem Erweiterungsmodul Canon/IRIS Powerscan eine hochintegrierte Lösung zur einfachen und schnellen Verarbeitung von Schriftgut im Zuge der Eingangserfassung.
In Zusammenarbeit mit unserem Partner IT-Kommunal wurde der Prozess des Posteingangsmanagements dahingehend standardisiert, dass möglichst wenige Arbeitsschritte für eine qualitative Erfassung von Eingangsschriftstücken erforderlich sind.
Dabei werden im Zuge der Eingangserfassung durch die Poststelle Barcode-Informationen am zu scannenden Schriftgut angebracht, was einerseits eine leichtere Auffindbarkeit im Papier-Archiv ermöglicht und andererseits auch die inhaltliche Zuordnung des Eingangs zu einem Themenbereich (bspw. Bauen und Wohnen, Gesundheit und Soziales, …).
Dadurch kann bereits im Zuge des automatisierten Scan-Vorgangs die Zuteilung des Eingangsstücks im Workflow vorgenommen werden. Während des Scan-Vorgangs ist zudem die organisationsbezogene Zuordnung des Scan-Stapels möglich.
Der Mitarbeiter der Poststelle versieht die zu erfassenden Eingänge mit Barcode-Etiketten.
Der Mitarbeiter legt den Scan-Stapel in den Scanner und startet den Scan-Vorgang.
Der Benutzer wählt die zuständige Dienststelle für den jeweiligen Scan-Stapel.
Das Scan-Ergebnis kann in der Scan-Software (IRIS-Powerscan) direkt nachbearbeitet werden.
Die Übertragung nach Acta Nova wird angestoßen, Dokumente werden im PDF-Format inklusive OCR-Bearbeitung übertragen.
Im Sinne des Synergie-Gedankens für unsere kommunalen Kunden wurde zwischen unserem Partner IT-Kommunal und Canon auf Basis der Scan-Software IRIS-Powerscan ein Acta Nova Connector geschaffen, welcher die automatisierte Stapelverarbeitung ermöglicht.
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Acta Nova Registratur
Scannen einfach gemacht: Die Acta Nova Registratur
Acta Nova bietet mit dem Erweiterungsmodul Canon/IRIS Powerscan eine hochintegrierte Lösung zur einfachen und schnellen Verarbeitung von Schriftgut im Zuge der Eingangserfassung.
In Zusammenarbeit mit unserem Partner IT-Kommunal wurde der Prozess des Posteingangsmanagements dahingehend standardisiert, dass möglichst wenige Arbeitsschritte für eine qualitative Erfassung von Eingangsschriftstücken erforderlich sind.
Dabei werden im Zuge der Eingangserfassung durch die Poststelle Barcode-Informationen am zu scannenden Schriftgut angebracht, was einerseits eine leichtere Auffindbarkeit im Papier-Archiv ermöglicht und andererseits auch die inhaltliche Zuordnung des Eingangs zu einem Themenbereich (bspw. Bauen und Wohnen, Gesundheit und Soziales, …).
Dadurch kann bereits im Zuge des automatisierten Scan-Vorgangs die Zuteilung des Eingangsstücks im Workflow vorgenommen werden. Während des Scan-Vorgangs ist zudem die organisationsbezogene Zuordnung des Scan-Stapels möglich.
Der Scan-Prozess kurz zusammengefasst:
Im Sinne des Synergie-Gedankens für unsere kommunalen Kunden wurde zwischen unserem Partner IT-Kommunal und Canon auf Basis der Scan-Software IRIS-Powerscan ein Acta Nova Connector geschaffen, welcher die automatisierte Stapelverarbeitung ermöglicht.