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FAQ

Fragen zu Acta Nova

Häufig gestellte Fragen zu Acta Nova

Um die Antwort zur jeweiligen Frage zu sehen, klicken Sie bitte auf die betreffende Frage.

  • Wie kann ich Schritte in der Geschäftsfallbearbeitung nachvollziehen?

Durch die vollständige Historisierung der Daten sowie die Aufzeichnung des Laufwegs (Workflows) gewährleistet Acta Nova die 100%-ige Nachvollziehbarkeit im Rahmen der Geschäftsfallbearbeitung. Über die Möglichkeiten der Historisierung kann eine Zeitreise im Geschäftsfall vorgenommen werden, um den genauen Status des Geschäftsfalls inklusive der referenzierten Informationen zu betrachten. Über die Möglichkeiten der Vergleichsfunktionalitäten kann eine direkte Gegenüberstellung von aktuellen und historisieren Daten erfolgen. Im Rahmen der Workflow-Abbildung wird auch der Laufweg nachvollziehbar und intuitiv abgebildet.

  • Wie kann ich Dokumente wieder finden?

Über die integrierten Mechanismen der Suche können Inhalte sehr schnell und einfach aufgefunden werden. Dabei bietet Acta Nova neben den Möglichkeiten der Volltextsuche in Dokumenten (auch in PDF-Inhalten) vielseitige weitere Möglichkeiten zur Auffindung des gewünschten Inhaltes.

  • Welche Möglichkeiten zur Optimierung und Standardisierung in der Bearbeitung von Geschäftsfällen bietet Acta Nova?

Durch die Flexibilität der Abbildung von vordefinierten Standardprozessen sowie der Nutzung von adhoc-Prozessen unter Verwendung von Prozessbausteinen können mit Acta Nova Ihre Prozess-Abläufe im Rahmen der Geschäftsfallbearbeitung perfekt optimiert werden. Unterstützende Funktionalitäten, wie der Prozessleitstand oder der Rückstandsausweis, helfen Ihnen Flaschenhälse rechtzeitig zu erkennen und zu beseitigen, um so einen effizienten Ablauf Ihrer Prozesse zu gewährleisten.

  • Wissen Sie, wer aktuell welchen Geschäftsfall bearbeitet?

Über die in Acta Nova zur Verfügung stehenden Funktionalitäten der Suche können Sie schnell und einfach den gewünschten Geschäftsfall ausfindig machen. Aus der Prozess-Darstellung können sie in einer grafischen Ablauffolge den bisherigen Werdegang, sowie den Anstehenden betrachten. Speziell für Führungskräfte steht die Funktionalität des Rückstandsausweis und des Prozess-Leitstands zur Verfügung, um immer einen Überblick über das aktuelle Arbeitsaufkommen des eigenen Bereichs zu erhalten.

  • Möchten Sie schneller auf die Anforderungen Ihres Business reagieren?

Acta Nova bietet die einzigartige Funktionalität der gezielten fachspezifischen Abbildung und Bereitstellung von zusätzlichen Eigenschaften in Form von Fachdaten in Ihrer Geschäftsfallbearbeitung. Über die Möglichkeiten der Fachdaten können Sie ohne Programmierung und Stehzeiten themenspezifisch Fachdaten definieren und den Anwendern zur Verfügung stellen. Diese können für die Abbildung von Informationen aus Online-Formularen, für die Suche und Recherche sowie für die unterstützte Dokument-Erstellung herangezogen werden. Seien Sie mit Acta Nova immer einen Schritt voraus.

  • Haben Sie schon öfters relevante Informationen zu einem Thema nicht schnell genug gefunden?

Acta Nova bietet Ihnen eine durchgängige und strukturierte Lösung zur Ablage Ihrer Geschäftsfälle. Über die integrierte Funktionalität der Beschlagwortung werden Informationen von der Eingangserfassung bis hin zum Ausgang automatisiert mit den gewünschten Schlagworten versehen. So behalten Sie auch über Geschäftsfälle hinweg den Überblick. Darüber hinaus steht Ihnen mit der Möglichkeit der hierarchischen Abbildung von Schlagworten ein überaus wertvolles Instrument für die Suche zur Verfügung.

So werden bspw. bei einer Suche anhand eines Schlagwortes „Computer“ auch alle Informationen welche mit „PC“ oder „Notebook“ beschlagwortet sind als Treffer angeboten. Zudem steht neben der Suche nach Eigenschaften auch eine Volltextsuche nach Dokumentinhalten, auch für PDF-Dokumente, zur Verfügung.

  • Welche Möglichkeiten der automatisierten Eingangserfassung stehen in Acta Nova zur Verfügung?

Ein oberstes Ziel im Zuge der Entwicklung von Acta Nova ist die Reduktion von Mehrfach-Eingaben. Acta Nova wurde dahingehend konzipiert, dass vorhandene Informationen dem Anwender immer als Vorschlag angeboten werden. Gerade im Zuge der Eingangserfassung müssen Erstinformationen zum Eingang erfasst werden. Von der Qualität der Erstinformation hängt oft in weiterer Folge die Qualität des gesamten Prozesses ab. Um diese Mehrarbeit im Zuge der Eingangserfassung zu vermeiden, bietet Acta Nova unterschiedliche Wege zur automatisierten Erfassung von Eingängen an.

Folgende automatisierte bzw. teil-automatisierte Varianten der Eingangserfassung stehen standardmäßig zur Verfügung:

  • Automatische Registrierung von Eingängen aus definierten E-Mail-Postfächern (Exchange-Postfächern)
  • Automatische Registrierung von Eingängen aus Online-Formularen (bspw. amtweg.gv.at)
  • Automatische Registrierung über einen Scan-To-Mail-Vorgang und Abholung aus definierten E-Mail-Postfächern
  • Automatische Registrierung über Stapel-Verarbeitung mittels Canon Iris-Scan
  • Direktes Scannen über lokale TWAIN-Schnittstelle aus Acta Nova

  • Wie einfach ist es Acta Nova in Betrieb zu nehmen?

Die Inbetriebnahme von Acta Nova ist grundsätzlich sehr einfach. Für die durchzuführenden Schritte stehen ausführlich beschriebene Schritt-für-Schritt Anleitungen zur Verfügung. Unsere Infrastruktur-Experten unterstützen und beraten Sie sehr gerne in der Dimensionierung und Einrichtung von Acta Nova, insbesondere zu den Themen „Ausfallsicherheit“ und „Datenbackup“.

  • Auf welcher Plattform kann Acta Nova betrieben werden?

Acta Nova benötigt für den Betrieb im Wesentlichen einen Web-Server auf Basis Microsoft Windows Server 2008 mit Windows Internet Information Services 7.0 und einer Microsoft SQL Server 2008 Datenbank. Unsere Infrastruktur-Experten unterstützen und beraten Sie sehr gerne in der Dimensionierung und Einrichtung von Acta Nova, insbesondere zu den Themen „Ausfallsicherheit“ und „Datenbackup“.

  • Ist für die Bedienung von Acta Nova eine Schulung erforderlich?

Acta Nova deckt Anwendungsfälle für unterschiedlichste Nutzergruppen ab. Der Funktions- und Leistungsumfang von Acta Nova wird Use Case orientiert definiert. Dabei wird strukturiert nach Funktionsbereichen – Lösungsbereichen – Use Cases. Abhängig vom jeweiligen Aufgabengebiet des Anwenders wird dieses von einem oder mehrerer Use Cases adressiert.

Im Rahmen der Einführung von Acta Nova werden entsprechend der angeführten Struktur einfach verständliche Schulungsunterlagen zur Verfügung gestellt. Abhängig davon wird in der Regel im Rahmen des Projektes entschieden, ob eine Schulung erforderlich ist. Wir empfehlen jedenfalls im Rahmen der Einführung entsprechende Betreuungsleistungen für Ihre Mitarbeiter vorzusehen, um einen optimalen Einstieg in die elektronische Geschäftsfallbearbeitung zu gewährleisten. Unser Trainer-Team unterstützt Sie gerne bei der Planung Ihrer individuellen Use Case orientierten Schulung und Betreuung.

  • Gibt es die Möglichkeit Acta Nova zu testen?

Auf Anfrage stellen wir Ihnen gerne eine sofort einsatzbereite Acta Nova Testumgebung zur Verfügung, entweder als virtuelle Umgebung oder als Online-Variante.

  • Können bestimmte Dateitypen verboten oder nur bestimmte Dateitypen erlauben werden?

In Acta Nova kann für Extensions und/oder mime-Types eine Whitelist oder Blacklist angelegt werden. Bei den Extensions kann ebenfalls angegeben werden, in welche Richtung (Upload oder Download) dieser Listeneintrag erlaubt oder verboten ist. Wird keine White- oder Blacklist angelegt, so sind alle Dateitypen erlaubt.

  • Wie kann gewährleistet werden, dass Mitarbeiter nur auf jene Geschäftsstücke Zugriff haben, die in ihren Aufgabenbereich fallen?

Acta Nova bietet die Möglichkeit zur Festlegung von Sicherheiten einerseits pro Klasse, wie Geschäftsstück oder Dokument und andererseits pro konkretem Objekt. Administratoren können über die Rollenzuordnung eines Benutzers steuern, welche Rechte dieser grundsätzlich hat. Die Benutzer selbst können zusätzlich dazu pro Objekt Lese- und Schreibrechte vergeben. Damit kann mittels Acta Nova exakt gesteuert werden, welche Mitarbeiter auf welche Objekte Zugriff haben.

  • Welche Möglichkeiten zur Abbildung der Organisationsstruktur bietet Acta Nova?

Acta Nova bietet die Möglichkeit, die hierarchischen Organisationsstrukturen einer Behörde/eines Unternehmens detailliert abzubilden. Gemäß des Organisationsaufbaus werden hierbei Gruppen angelegt, welche hierarchisch geordnet werden können. Welche Rechte beispielsweise ein Benutzer besitzt, kann dann, abhängig davon in welcher Gruppe er ist und welche Rolle er inne hat, gezielt gesteuert werden.

  • Wie wird gewährleistet, dass Geschäftsstücke in Abwesenheit vom zuständigen Mitarbeiter bearbeitet werden können?

Damit Geschäftsstücke auch in Abwesenheit von Mitarbeitern bearbeitet werden können, bietet Acta Nova die Möglichkeit, Stellvertretungen einzurichten. Dabei hat der Stellvertreter Zugriff auf jene Geschäftsstücke, die neu oder in Bearbeitung beim zu vertretenden Kollegen sind. Acta Nova unterscheidet zwischen einer Rollen-bezogenen Stellvertretung und einer persönlichen Stellvertretung. Stellvertretungen können auch zeitlich befristet sein.

  • Welche Möglichkeiten zur Auswertung bietet Acta Nova?

Zusätzlich zu den Eigenschaften des Geschäftsstücks kann in Acta Nova nach individuell definierten Fachdaten gesucht werden. Damit können themenspezifische Suchen durchgeführt werden. Die Suchergebnisse können anschließend in Excel exportiert und zu Auswertungszwecken verwendet werden.

  • Wie kann ein gesamtes Geschäftsstück inklusive Anlagen in Papierform aus Acta Nova heraus bereitgestellt werden?

Acta Nova bietet die Möglichkeit, ein Geschäftsstück samt Anlagen zu drucken. Dabei werden die Eigenschaften des Geschäftsstücks sowie alle enthaltenen Dokumente, Eingangsstücke oder andere Geschäftsobjekte über die Funktion „Gesamtdruck“ in eine PDF-Datei umgewandelt. Diese Datei enthält ein Inhaltsverzeichnis, Trennblätter sowie Platzhalter für nicht-konvertierbare Inhalte. Das PDF-Dokument kann im Anschluss gedruckt oder versendet werden.

  • Welche Workflow-Engine verwendet Acta Nova?

Acta Nova verwendet eine eigene Workflow-Engine, die auch im rubicon Open Source Framework re-motion als eigene Komponente (re-flow) zur Verfügung steht.