Gestion centralisée des modèles de documents
Le problème
Le logo de la société doit être changé, un bloc de signature remplacé ou une formulation rédigée dans un modèle de document. Dans de nombreux environnements informatiques, la génération de documents est intégrée à l’application métier correspondante. La modification de modèles demande beaucoup de temps et les modifications doivent souvent être reprises dans plusieurs systèmes. Par ailleurs, conserver de mêmes types de documents dans différentes applications, éventuellement par le biais de différentes équipes, peut également constituer une source d’erreur.
La solution
L'environnement de conception Document Partner dans Microsoft Office permet de créer en toute facilité des modèles de document au niveau de l’entreprise et de les adapter aux besoins spécifiques de la structure. Document Partner fournit une gestion cohérente des modèles au niveau de la structure. Document Partner s’intègre parfaitement à Microsoft Office, rendant la création intuitive et efficace (WYSIWYG, sans connaissances en programmation).
Les modules de texte pour les parties de texte récurrentes, les blocs de signature, les graphiques, etc. peuvent être gérés de façon centralisée. S’ils sont modifiés, les modifications sont alors automatiquement appliquées à tous les modèles de document concernés.
Fonctions
- Conception pratique avec Microsoft Office
- Stockage centralisé des modules de texte et des graphiques
- Activation et désactivation de parties de document optionnelles, si la condition technique sous-jacente est remplie
- Gestion des versions et historique de tous les modèles et modules
- Création de divers codes graphiques (codes-barres, codes QR, ...)
Vos avantages
- La conception des modèles n’est plus effectuée par le service informatique mais par le service métier, ce qui permet de réduire les coûts d’exploitation
- Sécurité légale pour les documents commerciaux sensibles
- Conformité à la charte graphique
- Support multilingue et signes diacritiques
- Définition des options d’envoi : canal, emballage, archivage, etc.
