Création décentralisée de documents individualisés sur le lieu de travail
Le problème
Le traitement de transactions récurrentes (p. ex. réclamations, certificats de service, etc.) nécessite une correspondance personnalisée soumise à des exigences particulières : respect de la charte graphique, intégration de données de systèmes métier, utilisation de modules de texte et protection de champs de document sensibles avant le traitement.
La solution
L’impression individualisée permet l’adaptation personnalisée de documents générés automatiquement. Ceux-ci sont générés à partir de l’application métier et automatiquement remplis avec les données commerciales correspondantes. Le collaborateur peut alors éditer le document, insérer des modules de texte et sélectionner le meilleur canal de communication : les documents sont par exemple immédiatement imprimés sur le lieu de travail, transmis à une imprimerie centrale ou envoyés par e-mail. Les modèles de format uniformes permettent de garantir une correspondance correspondant à la charte graphique de votre entreprise (modèles de format, polices, style, etc.). Les champs sensibles des documents peuvent être spécifiquement verrouillés afin d’empêcher toute modification.
Fonctions
- Modèles de format uniformes permettant d’assurer le respect de la charte graphique
- Intégration de données commerciales à partir de systèmes métier (SAP, MS SharePoint, MS Dynamics, etc.) via une interface XML
- Edition individualisée du document par le collaborateur en charge du dossier
- Utilisation de modules de texte prédéfinis
- Ebauches pour les documents non finalisés
- Sélection du meilleur canal de communication
- Archivage automatique dans les systèmes de gestion de documents ou d’archivage de votre entreprise
Vos avantages
- Gains de temps et réduction des coûts grâce à la création semi-automatique de documents
- Respect de la charte graphique grâce à la gestion centralisée des modèles
- Sécurité légale grâce à des passages verrouillés tels que logos, en-têtes et pieds de page, etc.
- Réduction des sources d’erreur grâce à la possibilité de réutiliser des modules de texte
- Canal de communication idéal pour chaque client grâce à une sortie à canaux multiples : impression, mailing, e-mail, SMS, portail web, systèmes de fichiers, etc.