Cliente
Highlights
- Creazione e gestione intelligente di modelli di documenti uniformi
- Generazione efficiente dei documenti utilizzando il componente Document Partner Rendering
Tecnologie
- Document Partner ambiente design (Word-Designer e Repository Manager)
- Document Partner componente di rendering
- Microsoft Word
L’incarico
Nei ministeri esisteva un ambiente storicamente cresciuto ed eterogeneo di vari strumenti per la creazione di documenti nel corso di processi standardizzati del personale. La componente di base del documento è stata concepita per ottenere una gestione efficiente e uniforme dei modelli di documento, nonché un miglioramento della qualità della produzione, riducendo al tempo stesso i costi.
La soluzione
La base per la creazione di documenti uniformi è costituita da modelli che vengono creati e gestiti centralmente con Repository Manager di Document Partner. I documenti creati sulla base di questi modelli vengono quindi riempiti con i relativi dati specialistici. In questo modo, vengono creati documenti tecnicamente corretti (domande, avvisi, dichiarazioni, annotazione degli atti,…), che possono essere facilmente controllati, modificati e integrati in Microsoft Word utilizzando un semplice add-in.
Oltre al ministero della giustizia, la componente di base della documentazione scritta viene utilizzata anche nel ministero federale delle finanze (FinanzOnline, banca dati sulla trasparenza, processi aziendali del personale, permessi doganali), nell’Ufficio federale per gli affari sociali e le persone con disabilità (processi aziendali del personale) e nell’Istituto di assicurazione dei dipendenti pubblici (conto pensione).
Con la nuova procedura informatica automatizzata siamo riusciti a rendere molto più efficienti i processi aziendali del personale della Confederazione. Mentre in passato i processi erano lunghi e talvolta soggetti a errori a causa della creazione di un file cartaceo e dell’inoltro multiplo tramite posta interna, ora il processo può essere gestito rapidamente e in conformità con gli standard.