Utilizzando un nuovo sistema di elaborazione delle transazioni con gestione dei documenti e del flusso di lavoro, il parlamento del Baden-Württemberg è in grado di realizzare significativi guadagni di efficienza e di ridurre i costi di gestione delle procedure di petizione. La base tecnologica è il software di elaborazione delle transazioni Acta Nova di RUBICON.
Cliente
Il Parlamento di Baden-Württemberg è composto da 138 deputati e rappresenta i cittadini dello stato federale di Baden-Württemberg. I cittadini possono rivolgere le loro preoccupazioni (petizioni) alla commissione per le petizioni del parlamento, che si occupa della domanda sotto forma di riunioni della commissione per le petizioni.
Highlights
- Trattamento efficiente delle petizioni
- Lo stato corrente e tutte le informazioni su una petizione possono essere richiamati in qualsiasi momento.
- Semplice gestione delle scadenze
- Sostegno alla preparazione e al follow-up delle riunioni
- Automazione dello scambio di informazioni
- Facile creazione di documenti standard come notifiche, ordini del giorno, rapporti, ecc. utilizzando modelli
- Riduzione dei costi di stampa
Tecnologie
- Microsoft Surface Pro Tablets
- Microsoft .NET Framework
- Windows Server
- Microsoft SQL Server
- Acta Nova e Document Partner
Situazione iniziale: sostituzione del software esistente
I cittadini che si sentono svantaggiati da decisioni prese da uffici e autorità pubbliche possono presentare una petizione al Parlamento. Ogni mese, circa 100 petizioni vengono presentate al Parlamento del Baden-Württemberg, che devono essere esaminate, trattate e risolte rapidamente. Tuttavia, il software utilizzato era ormai datato e non riusciva più a soddisfare i requisiti attuali e il supporto tecnico della soluzione diventava sempre più difficile.
Un rinnovo del software esistente sarebbe stato estremamente complicato e costoso. Fortunatamente, con Acta Nova, abbiamo trovato una soluzione per l’elaborazione elettronica delle transazioni e dei file che soddisfaceva molte delle nostre esigenze.
Il prodotto base di gestione elettronica degli atti Acta Nova sviluppato da RUBICON contiene già molte delle funzionalità richieste, in particolare le funzioni dell’atto elettronico. In questo modo, la proroga necessaria per la sostituzione della vecchia applicazione esistente è stata realizzata in modo economico.
La soluzione: supporto dell’intero processo di petizione
RUBICON ha sviluppato su base di Acta Nova una nuova e migliore soluzione software per le procedure di petizione. A tale scopo, l’elaborazione dei processi e la gestione dei documenti sono stati configurati secondo i requisiti del Parlamento e ampliati da parti specifiche del processo. Inoltre, sono stati trasferiti nel nuovo sistema i dati e le informazioni delle versioni del sistema precedente di oltre 10 anni di funzionamento.
L’applicazione ottenuta supporta l’intero processo di petizione, compresa la gestione della relativa seduta:
Le petizioni presentate vengono esaminate e trasmesse al deputato competente al fine di ottenere una valutazione della situazione di fatto e di diritto. Sulla base di tale relazione, la commissione per le petizioni elabora una conclusione. La decisione finale di ciascuna petizione viene presa nella sessione plenaria del Parlamento.
I vantaggi in sintesi
- Le petizioni possono essere gestite in modo più rapido ed efficiente.
- L’intero processo di una petizione, dalla ricezione, all’elaborazione delle notifiche, è tracciato in modo coerente.
- Lo stato attuale di una petizione è visibile a colpo d’occhio.
- Le date e le scadenze vengono monitorate automaticamente (funzione di promemoria con integrazione diretta nell’infrastruttura di Microsoft Exchange).
- Tutti i documenti appartenenti a una petizione (dichiarazioni, verbali, risoluzioni, ....) sono archiviati e possono essere trovati facilmente attraverso i meccanismi di ricerca integrati.
- supporto nella preparazione e nel follow-up delle riunioni. Ad esempio, inviti con i punti all’ordine del giorno, il documento di consultazione compilato e i verbali delle riunioni sono resi automaticamente disponibili attraverso la gestione completamente automatizzata dei modelli.
- Automatizzazione dello scambio di informazioni con i ministeri.
- Semplice creazione di notifiche tramite modelli. La spedizione avviene direttamente dal sistema.
- Riduzione dei costi di stampa attraverso l’elaborazione elettronica.
- Interfaccia utente semplice e chiara.
- Elevata sicurezza degli investimenti grazie all’impiego di tecnologie all’avanguardia.
Prospettiva
Nella prima fase, era di fondamentale importanza che il vecchio software venisse sostituito rapidamente. La nuova soluzione di RUBICON era pronta all’uso dopo soli sei mesi di progettazione. In futuro, le funzionalità verranno ulteriormente ampliate per poter monitorare l’intera gestione elettronica delle petizioni - dalla ricezione al feedback - e quindi automatizzare ulteriormente i servizi del Parlamento.
„La soluzione sviluppata da RUBICON è un ottimo esempio di e-government moderno. Ci consente di trattare le petizioni in modo ancora più efficiente e quindi di migliorare ulteriormente il servizio ai nostri cittadini. Molte fasi di lavoro sono state automatizzate e semplificate”, riassume il responsabile IT Geisser.
