La S-Bahn Berlin GmbH si affida a Nova Find, la soluzione leader in Europa per la gestione degli oggetti smarriti di RUBICON. Circa 8.000 oggetti ritrovati vengono gestiti ogni anno con l’aiuto del software.
Nel mese di settembre 2018 l’intero sistema di gestione degli oggetti smarriti della S-Bahn di Berlino è stato posto su nuove basi. È stato aperto il nuovo ufficio oggetti smarriti in collaborazione con la società di trasporti di Berlino (BVG) e allo stesso tempo è stato rinnovato tutto il software. Una sfida organizzativa sotto diversi aspetti.
Cliente
La S-Bahn Berlin GmbH trasporta ogni anno oltre 436 milioni di passeggeri. La rete di 327 chilometri con 166 stazioni è servita da 16 linee. Nella centrale di gestione degli oggetti smarriti vengono registrati ogni anno 600 oggetti.
Highlights
- Ogni anno ca. 10.000 oggetti ritrovati
- >50% percentuale di restituzione
- Acquisizione degli oggetti rinvenuti con una app
- Confronto automatico delle segnalazioni di rinvenimento e smarrimento
- Modelli di comunicazioni
- Amministrazione efficiente dei magazzini
Tutti gli oggetti di valore, che i circa 436 milioni di passeggeri all’anno perdono nelle 16 linee e 166 stazioni della S-Bahn, ora sono gestiti con Nova Find, la soluzione web-based per la gestione degli oggetti smarriti di RUBICON. Su richiesta la soluzione è a disposizione della S-Bahn Berlin sotto forma di soluzione SaaS (Software as a Service) e comprende i seguenti componenti:
1. Maschera di ricerca pubblica
Nel sito web della S-Bahn Berlin GmbH i passeggeri hanno a disposizione una schermata di ricerca intuitiva liberamente accessibile in cui possono inserire le proprie segnalazioni per gli oggetti dimenticati o smarriti. Un oggetto smarrito può essere registrato in modo semplice grazie al moderno design presente su tutti i dispositivi correnti (smartphone, tablet, desktop). Categorie ottimizzate per la S-Bahn sono disponibili sotto forma di assistente per l’acquisizione guidata. L’oggetto smarrito viene confrontato automaticamente con gli oggetti ritrovati esistenti sulla base di caratteristiche definite. La persona che fa la segnalazione di smarrimento riceve immediatamente un elenco di risultati selezionati secondo le corrispondenze. In questo modo si può offrire un servizio clienti efficiente già nel corso della segnalazione di smarrimento.
2. App mobile per i collaboratori
L’applicazione per smartphone serve ai macchinisti e al personale in servizio nelle stazioni e sui treni per individuare subito gli oggetti ritrovati. L’oggetto ritrovato viene dotato di un codice a barre ed è rintracciabile senza problemi nel processo successivo. Così Nova Find affianca anche i collaboratori in viaggio per una registrazione semplice e sicura degli oggetti ritrovati.
Di conseguenza si riducono notevolmente i tempi tra il ritrovamento e la consegna materiale nell’ufficio oggetti smarriti e il proprietario torna più rapidamente in possesso di ciò che ha perso. Per gli effetti personali di valore, come ad esempio cellulare, chiavi o portafoglio, ogni minuto conta.
3. Sistema interno
Gli addetti dell’ufficio centrale di oggetti smarriti gestiscono tutti gli oggetti ritrovati della S-Bahn Berlin nel sistema principale. Come nella maschera di ricerca pubblica, anche qui sono a disposizione categorie personalizzate per la descrizione dell’oggetto e si fa subito un confronto automatico con gli oggetti ritrovati esistenti. In caso di concordanza, il proprietario viene informato automaticamente con una comunicazione predefinita. Così si possono eseguire con maggiore efficienza tanti passaggi che finora erano manuali. Le comunicazioni automatiche offrono al segnalatore dello smarrimento un servizio informazioni che può essere azionato attivamente attraverso il servizio clienti.
Il sistema interno offre inoltre una gestione magazzino dettagliata (ad es. trasferimenti in altre sedi, riciclo o distruzione degli oggetti ritrovati dopo un determinato periodo). Il sistema permette altresì di generare rapporti individuali di valutazione sulle giacenze di magazzino (ad es. numero degli oggetto o quota di compensazione).
L’intero processo viene quindi pienamente documentato – dall’acquisizione di un oggetto ritrovato alla consegna al proprietario o al riciclo.
Supporto nell’introduzione e oltre
L’introduzione di un nuovo software è un passo grande e non sempre semplice. Soprattutto se è accompagnato da una sfida di carattere organizzativo, come l’apertura di un nuovo ufficio oggetti smarriti. Pertanto gli addetti dell’ufficio sono stati accompagnati anche nell’introduzione di Nova Find. C’è stata una formazione completa per gli utenti e gli amministratori, che nella fase pilota sono stati affiancati dai collaboratori della RUBICON sul posto e in remoto. Nova Find viene gestito nel centro di calcolo con certificazione ISO 27001 di RUBICON.
„Grazie alla buona cooperazione con RUBICON, è stato possibile introdurre il nuovo software per la gestione degli oggetti smarriti in soli due mesi“, dichiara soddisfatto Jens Gerasch, direttore della stazione e responsabile del progetto della S-Bahn Berlin GmbH.
«Tante operazioni sono state semplificate. Adesso siano in grado di aiutare i nostri clienti ancora più rapidamente in caso di smarrimento. »