Dall'autunno 2021, GEVER è utilizzato in tutta l'amministrazione federale. Fino a 30.000 dipendenti pubblici lavorano con il nuovo software basato su Acta Nova, un prodotto di RUBICON IT GmbH.
Dopo un’ampia gara d’appalto OMC, nel mese di settembre 2016 è stato avviato uno dei più grandi progetti IT degli ultimi anni in Svizzera – il rinnovamento del sistema di gestione dei documenti e delle operazioni commerciali GEVER. L’appalto è stato aggiudicato all’integratore di fama internazionale Atos e all’azienda di software austriaca RUBICON. Con il prodotto standard Acta Nova per la gestione dei documenti e del flusso di lavoro, il software di RUBICON rappresenta la spina dorsale della nuova applicazione GEVER nel governo federale.
Fatti & Dati
- Amministrazione elettronica uniforme in tutta la Confederazione
- Comprende la Cancelleria federale, 7 dipartimenti e quasi 90 uffici
- Fino a 30.000 utenti
- UFAM: quasi 40 milioni di documenti migrati
Il cuore del programma di GENOVA per la cooperazione trasversale
L’obiettivo di GENOVA, il programma avviato dal governo federale, è quello di facilitare la gestione dei documenti e delle operazioni commerciali a livello nazionale, in tutti i sette dipartimenti, nella Cancelleria federale e nei quasi 90 uffici, con uno strumento standardizzato per circa 30.000 dipendenti. E in questo contesto l’amministrazione della Confederazione Svizzera si affida ad Acta Nova, uno strumento strategico per il suo ambizioso progetto di digitalizzazione dei processi amministrativi. Con l’aiuto di Acta Nova le operazioni commerciali dell’amministrazione federale vengono digitalizzate end-to-end e senza discontinuità dei sistemi di trasmissione.
La responsabilità per il progetto è a carico della Cancelleria federale e con l’ISCEco quale infrastruttura di servizio è stata creata un’architettura dell’infrastruttura che rimarrà stabile per i prossimi anni e soprattutto scalabile, fatto che consente una transizione graduale nei dipartimenti e negli uffici.
A questo scopo, nel quadro dell’implementazione del progetto, sono stati realizzati adeguati strumenti per l’effettuazione di migrazioni industrializzate, trasferimento di organigrammi, modelli di processi nonché una molteplicità di interfacce per la comunicazione interdipartimentale e sopradipartimentale. Acta Nova serve anche da sistema back-end per il collegamento di uffici esterni, in modo che questi possano svolgere le loro operazioni con l’amministrazione federale in formato digitale ai sensi dell’e-government.
Avvio riuscito negli uffici federali
Già a partire dal mese di aprile 2018, i primi uffici federali hanno introdotto gradualmente il nuovo sistema GEVER per testarlo a fondo nel loro lavoro quotidiano. E a convincere sono state soprattutto le opportunità flessibili disponibili in Acta Nova nel flusso di lavoro e nella riproduzione di metadati specifici e tematici nell’ordinamento.
„Con Acta Nova come sistema GEVER abbiamo introdotto un prodotto lungimirante ed estremamente flessibile, che viene impiegato non solo per gli affari tradizionali della Confederazione, ma anche come piattaforma per progetti e procedure specialistiche.”
Nel settembre 2019, l’UFAM (Ufficio federale dell’ambiente), uno degli uffici più grandi, ha cominciato a usare GEVER con successo. Nel quadro della migrazione sono stati trasferiti poco meno di 40 milioni di documenti, in modo che i dipendenti possano continuare a lavorare nel nuovo sistema federale GEVER senza soluzione di continuità. Alla fine del 2019 GEVER era stato introdotto in tutti gli uffici federali DATEC (Dipartimento federale dell’ambiente, dei trasporti, dell’energia e delle comunicazioni) con oltre 4.000 utilizzatori.Inoltre, RUBICON sviluppa costantemente le opzioni in stretta consultazione con tutti gli azionisti.
