Situazione iniziale: archiviazione distribuita die dati in 12 sottosistemi

Oltre 200 esperti dell’Ufficio Brevetti austriaco si occupano della protezione di invenzioni, design e marchi. Ogni anno vengono registrate più di 3.000 invenzioni, in media 6.000 marchi e 500 design e vengono redatti numerosi rapporti d’esame internazionali. Per elaborare in modo efficiente la grande quantità di business case, era necessaria una soluzione software completa e a prova di futuro.

Da un lato, la soluzione ricercata doveva essere intuitivamente operabile per supportare i processori nel loro lavoro quotidiano e, dall’altro, flessibile e adattabile alle mutate condizioni e ai nuovi campi di applicazione. Era anche importante che potesse essere integrato nel panorama del sistema esistente e che potesse supportare le future tecnologie di base.

Acta Nova come base solida

Il prodotto di base Acta Nova, sviluppato da RUBICON per un’efficiente elaborazione di business case, soddisfaceva tutti i requisiti e si era già dimostrato in uso presso numerose amministrazioni e grandi aziende. Non solo supporta l’elaborazione dei casi aziendali, dall’acquisizione degli ingressi all’archiviazione, ma include anche un efficienta gestione dei documenti e del flusso di lavoro. Acta Nova ha offerto così una solida e comprovata base per l’elaborazione di business case presso l’Ufficio Brevetti Austriaco.

La soluzione: TOPAS – piattaforma centrale e centro informazioni

Acta Nova è stato configurato secondo i requisiti dell’Ufficio Brevetti Austriaco ed esteso di alcune funzionalità specifiche. L’applicazione che ne risulta, TOPAS è una componente centrale di servizio nel senso di un’architettura orientata al servizio. Attraverso il collegamento intelligente in rete dei sistemi circostanti, come il registro centrale dei brevetti ELVIS, dal trasferimento di informazioni dai moduli online alle interfacce di esportazione per la pubblicazione automatica, TOPAS rappresenta il collegamento essenziale nell’architettura informatica dell’Ufficio brevetti austriaco.

Utilitá

Il collegamento in rete ha permesso di migliorare la qualità e di ridurre al tempo stesso le fasi di lavoro. Le informazioni riguardanti domande di brevetto possono ora essere ricavate direttamente dal registro dei brevetti e utilizzate come base per le ricerche e la pubblicazione. La sostituzione dell’atto cartaceo consente di ridurre drasticamente i tempi di lavorazione nella gestione degli atti presidenziali”, afferma il Responsabile IT presso l’Ufficio brevetti austriaco, soddisfatta dell’aumento di efficienza.

Nel campo delle invenzioni, tutte le ricerche, le pubblicazioni, la gestione degli atti e la gestione dei documenti si svolgono in TOPAS. La lavorazione in un sistema centrale garantisce un elevato grado di trasparenza e tracciabilità. Attualmente sono catalogati nell’applicazione circa 275.000 atti con circa 1,2 mio. documenti e 115.000 evasioni, che sono stati rilevati da diversi vecchi sistemi. La raccolta dei dati semplifica in particolare la ricerca e le informazioni. “Le informazioni sono facili da trovare e accessibili a tutti in qualsiasi momento”, conferma Robert Wollendorfer, MSc.

Il sistema TOPAS include una gestione integrata del completo flusso di lavoro. Vengono mappati tutti i processi aziendali importanti e si ha sempre una panoramica di dove ci si trova in ogni business case. Rob Wollendorfer vede anche questo come un vantaggio: “I superiori hanno una panoramica del volume attuale degli atti e dello stato dell’elaborazione nel loro reparto. In caso di assenza, possono assegnare rapidamente gli atti a qualcun altro.” A seconda del tipo di business case, sono disponibili specifici processi standard per argomenti e processi ad hoc.

TOPAS offre inoltre l’innovativa possibilità di integrare le informazioni specifiche di un determinato argomento sotto forma di proprietà (dati specialistici) in base alle esigenze operative e di utilizzarle in documenti e modelli di espletamento. Grazie al riempimento automatico dei dati specialistici, è possibile creare documenti più rapidamente e ridurre il rischio di errori. Per la generazione dei documenti viene utilizzata un’altra soluzione RUBICON, Document Partner. In TOPAS è inoltre integrato nell’ambito dell’elaborazione di business case un sistema di gestione documentale completo, che consente di mappare l’intero ciclo di vita dei documenti, dalla creazione alla loro archiviazione o distruzione, in modo comprensibile e a prova di revisione.

Sommario

Attualmente vengono visualizzati in TOPAS tutti i file relativi a brevetti e modelli di servizio, marchi e disegni, compresi tutti i documenti e le informazioni sul flusso di lavoro. Così come i processi di gestione dei file presidenziali e dei file del personale. Questo crea effetti sinergici e porta l’Ufficio brevetti austriaco sempre più vicino al suo obiettivo di lavorare senza carta. 2018, 75% dell’elaborazione dei casi aziendali già sarà effettuato per via elettronica.