Durch den Einsatz eines neuen Systems zur Vorgangsbearbeitung mit Dokumenten- und Workflowmanagement kann der Landtag Baden-Württemberg bei der Abwicklung von Petitionsverfahren deutliche Effizienzgewinne erzielen und Kosten senken. Die technologische Basis dafür bildet die Vorgangsbearbeitungssoftware Acta Nova von RUBICON.
Kunde
Der Landtag Baden-Württemberg umfasst 138 Abgeordnete und ist die gewählte Vertretung der Bürger des Landes Baden-Württemberg. Bürger können sich mit Anliegen (Petitionen) an den Petitionsausschuss des Landtags wenden, welcher die Behandlung des Ansuchens in Form von Petitionsausschuss-Sitzungen im Landtag vornimmt.
Highlights
- Effiziente Bearbeitung von Petitionen
- Der aktuelle Status sowie alle Informationen zu einer Petition sind jederzeit abrufbar
- Einfache Fristenverwaltung
- Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen
- Automatisierung des Informationsaustausches
- Einfache Erstellung von Standard-Dokumenten wie Verständigungen, Tagesordnungen, Berichte, etc. mithilfe von Vorlagen
- Senkung der Druckkosten
Ausgangssituation: Ablöse der bestehenden Software
BürgerInnen, die sich durch Entscheidungen von Ämtern und Behörden benachteiligt fühlen, können sich mit einer Petition an den Landtag wenden. Pro Monat werden rund 100 Petitionen beim Landtag Baden-Württemberg eingereicht, die alle zügig geprüft, bearbeitet und entschieden werden müssen. Die bisher eingesetzte Software war jedoch in die Jahre gekommen, konnte die aktuellen Anforderungen nicht mehr erfüllen und auch der technische Support der historisch gewachsenen Lösung wurde immer schwieriger.
Eine Erneuerung der bestehenden Software wäre äußerst kompliziert und teuer gewesen. Glücklicherweise haben wir mit Acta Nova eine Lösung für die elektronische Vorgangs- und Aktenbearbeitung gefunden, die von Haus aus viele unserer Anforderungen erfüllte.
Das von RUBICON entwickelte e-Akte Basisprodukt Acta Nova beinhaltet bereits sehr viele der benötigten Funktionalitäten, insbesondere der e-Akte Funktionen. Dadurch konnte sehr kostengünstig die notwendige Erweiterung zur Ablöse der bestehenden Altanwendung vorgenommen werden.
Die Lösung: Unterstützung des gesamten Petitionsverfahrens
RUBICON hat basierend auf Acta Nova eine neue, verbesserte Softwarelösung für Petitionsverfahren entwickelt. Dafür wurden die Vorgangsbearbeitung und das Dokumentenmanagement entsprechend den Anforderungen des Landtags konfiguriert und um verfahrensspezifische Teile erweitert. Darüber hinaus wurden Daten sowie Versionsinformationen aus mehr als 10 Jahren Betrieb des Vorgängersystems vollständig in das neue System übernommen.
Die entstandene Applikation unterstützt das gesamte Petitionsverfahren inklusive des angeschlossenen Sitzungsmanagements: Eingereichte Petitionen werden geprüft und an den zuständigen Regierungsabgeordneten für eine Stellungnahme zur Sach- und Rechtslage weitergeleitet. Auf Basis dieses Berichts wird vom Petitionsausschuss eine Entscheidung vorbereitet. Die endgültige Entscheidung über jede Petition fällt dann in der Plenarsitzung des Landtags.
Die Vorteile im Überblick
- Petitionsverfahren können schneller und effizienter abgewickelt werden.
- Der gesamte Ablauf einer Petition vom Eingang über die Bearbeitung bis zu den Verständigungen wird durchgängig abgebildet.
- Der aktuelle Status einer Petition ist auf einen Blick ersichtlich.
- Termine und Fristen werden automatisch überwacht (Erinnerungsfunktion mit direkter Integration in die Microsoft Exchange Infrastruktur).
- Alle zu einer Petition gehörenden Dokumente (Stellungsnahmen, Protokolle, Beschlüsse, ...) werden archiviert und sind einfach über die integrierten Mechanismen der Suche auffindbar.
- Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen. So werden u.a. Einladungen mit den Tagesordnungspunkten, die zusammengestellte Beratungsunterlage als auch das Sitzungsprotokoll automatisiert über das vollautomatisierte Vorlagenmanagement zur Verfügung gestellt.
- Automatisierung des Informationsaustausches mit den Ministerien.
- Einfache Erstellung von Verständigungen mithilfe von Vorlagen. Der Versand erfolgt direkt aus dem System.
- Senkung der Druckkosten durch die elektronische Bearbeitung.
- Einfache und übersichtliche Bedienoberfläche.
- Hohes Maß an Investitionssicherheit durch Einsatz modernster Technologie.
Ausblick
Im ersten Schritt war es wichtig, dass die alte Software rasch abgelöst wird. Die neue Lösung von RUBICON war nach nur einem halben Jahr Projektlaufzeit einsatzbereit. Künftig wird der Funktionsumfang weiter ausgebaut, um die vollständige elektronische Abwicklung der Petitionen – von der Entgegennahme bis hin zur Rückmeldung – abbilden zu können und damit die Services des Landtags weiter zu automatisieren.
„Die von RUBICON entwickelte Lösung ist ein Paradebeispiel für modernes E-Government. Wir können dadurch Petitionen noch effizienter bearbeiten und so den Service für unsere Bürger weiter verbessern. Viele Arbeitsschritte wurden automatisiert und vereinfacht“, resümiert IT-Leiter Geisser.
