Im Magistrat der Stadt Innsbruck wurde bereits im Jahr 2008 mit der schrittweisen Einführung von Acta Nova als zentrales Werkzeug für die Geschäftsfallbearbeitung mit Workflow- und Dokumentenmanagement begonnen. Im End-Ausbau arbeiten mehr als 400 Benutzer mit Acta Nova. Schritt für Schritt wurde das System um Zugriffe auf Fachsysteme wie z.B. die Subventionsverwaltung erweitert, sowie durch eine Vielzahl an Migrationen von Daten aus mehreren Alt-Systemen inhaltlich angereichert. Durch die Integration von Online-Formularen können Eingänge höchst effizient übernommen und innerhalb der Anwendung ohne redundante Eingaben weiterverarbeitet werden.
Kunde
Die Stadt Innsbruck ist eine moderne Kommune mit ca. 130.000 Einwohnern. Als Landeshauptstadt von Tirol erfüllt sie auch vielfältige Aufgaben für das erweiterte Umland.
Highlights
- Effiziente Bearbeitung von Geschäftsfällen
- Einbindung verschiedenster Fachbereiche wie Vertrags- und Angebotsmanagement und die Jugendwohlfart
- Einfache Fristenverwaltung
- Automatisierung des Informationsaustausches
- Einfache Erstellung von Standard-Dokumenten mithilfe von Vorlagen
- Senkung der Druckkosten
Ausgangssituation: Ablöse der bestehenden Software
„Die Einführung einer modernen Software zur elektronischen Aktenverwaltung war erforderlich, um die komplexen Anforderungen einer modernen Stadt zu erfüllen und den Bedürfnissen der Benutzer nach intuitiver Bedienung Rechnung zu tragen. Gleichzeitig musste die Lösung flexibel und effizient an gesetzliche Rahmenbedingungen anpassbar und in unsere bestehende Systemlandschaft integrierbar sein. Acta Nova erfüllt alle diese Anforderungen für uns optimal“, so Markus Vogelsberger, Referatsleiter IT-Anwendungen beim Magistrat der Stadt Innsbruck.
Dabei war es das oberste Ziel, die historisch gewachsene Landschaft aus vielen Fachsystemen zu konsolidieren und geschäftsfallorientierte Verfahren ausschließlich über das zentrale Acta Nova System abzubilden. Die Herausforderung hierbei war, die Anforderungen der Fachsysteme ausschließlich durch konfigurative und ablauftechnische Einstellungen abzubilden, um das eingesetzte Produkt in der Standard-Ausprägung ohne individuelle Software-Entwicklung nutzen zu können.
Die Lösung
Durch den Einsatz von Acta Nova als zentrales System der Geschäftsfallbearbeitung können sowohl Investitionskosten als auch die Betriebskosten niedrig gehalten werden; die Release-Fähigkeit ist durch Einsatz eines Standard-Produktes gewährleistet. Gemeinsam mit rubicon konnten somit bislang alle abgelösten Verfahren inklusive der fachspezifischen Informationen im Standardprodukt abgebildet werden.
So nutzen wir u.a. sehr intensiv die Funktionalität der Fachdaten, welche es ermöglichen, das Standardsystem themenspezifisch an unsere Bedürfnisse hinsichtlich der Erfassung von Fachinformationen und der Abbildung von zugehörigen Fachprozessen anzupassen und diese der Nutzung von Dokumentvorlagen zuzuführen. Durch die klare Anwendungsstruktur war es uns zudem möglich, die Einführung in den Fachbereichen eigenständig vorzunehmen. Im Rahmen von durchzuführenden Migrationen und Altdaten-Übernahmen oftmals inklusive Übernahme von Versions- und Workflow-Informationen wurden wir von RUBICON bei Bedarf unterstützt.
Die Vorteile im Überblick
- Geschäftsfälle können schneller und effizienter abgewickelt werden.
- Der gesamte Ablauf eines Geschäftsfalls vom Eingang über die Bearbeitung bis zu den Verständigungen wird durchgängig abgebildet.
- Termine und Fristen werden automatisch überwacht (Erinnerungsfunktion mit direkter Integration in die Microsoft Exchange Infrastruktur).
- Alle zu einem Geschäftsfall gehörenden Dokumente werden archiviert und sind einfach über die integrierten Mechanismen der Suche, u.a. unter Verwendung von Volltext-Mechanismen auffindbar.
- Automatisierung des Informationsaustausches mit anderen Behörden.
- Einfache Erstellung von Verständigungen mithilfe von Vorlagen. Der Versand erfolgt direkt aus dem System.
- Senkung der Druckkosten durch die elektronische Bearbeitung.
- Einfache und übersichtliche Bedienoberfläche.
- Für die Nutzung der Webanwendung reicht ein Internetanschluss (kein Hardwareanschaffungs-oder Installationsaufwand).