Die S-Bahn Berlin GmbH setzt auf Europas führende Fundbürolösung Nova Find von RUBICON. Rund 8.000 Fundsachen werden jährlich mithilfe der Software verwaltet.
Im September 2018 wurde bei der S-Bahn Berlin das gesamte Fundwesen auf neue Beine gestellt. Es wurde nicht nur das neue Fundbüro gemeinsam mit den Berliner Verkehrsbetrieben (BVG) eröffnet, sondern zeitgleich auch die komplette Software erneuert. Eine organisatorische Herausforderung vielerlei Hinsicht.
Kunde
Die S-Bahn Berlin GmbH befördert über 436 Mio. Fahrgäste pro Jahr. Das 327 Kilometer lange Streckennetz mit 166 Bahnhöfen wird mit 16 Linien befahren. Im zentralen Fundbüro werden rund 600 Fundgegenstände pro Monat verzeichnet.
Highlights
- Rund 8.000 Fundgegenstände jährlich
- > 50% Rückgabequote
- Mobile Funderfassung via App
- Automatisches Matching von Fund- und Verlustmeldungen
- Vorgefertigte Verständigungen
- Effiziente Lagerverwaltung
Sämtliche Wertsachen, welche die rund 436 Mio. Fahrgäste pro Jahr in den 16 S-Bahn Linien und 166 Bahnhöfen verlieren, werden nun mit der web-basierten Fundbüro-Lösung Nova Find von RUBICON verwaltet. Diese steht der S-Bahn Berlin auf Wunsch in Form einer SaaS (Software as a Service)-Lösung zur Verfügung und besteht aus folgenden Komponenten:
1. Öffentliche Suchmaske
Den Fahrgästen steht auf der Webseite der S-Bahn Berlin GmbH eine intuitive, barrierefreie Suchmaske zur Verfügung, wo sie selbst Verlustmeldungen für vergessene bzw. verlorene Gegenstände erstellen können. Eine Verlustsache kann dank des modernen Designs auf allen gängigen Geräten (Smartphone, Tablet, Desktop) einfach erfasst werden. Dabei stehen für den Schnellbahnbetrieb optimierte Kategorien in einer Assistentenform zur geführten Erfassung zur Verfügung. Die Verlustsache wird dabei automatisch mit den vorhandenen Fundsachen anhand definierter Merkmale abgeglichen. Der Verlustmelder bekommt unmittelbar eine nach Übereinstimmung gewichtete Trefferliste. So kann bereits im Zuge der Verlustmeldung ein möglicher Treffer im Sinne eines effizienten Kundenservices angeboten werden.
2. Mobile App für Mitarbeiter
Die Smartphone-App dient der Schnellerfassung von Fundsachen durch Triebfahrzeugführer, mobiles Personal und mobile Einsatzkräfte direkt in der Bahn oder am Bahnhof. Der Fund wird mit einem Barcode versehen und ist im weiteren Verlauf lückenlos nachverfolgbar. Somit unterstützt Nova Find auch die Mitarbeiter auf der Strecke, um schnell und einfach Fundsachen zu erfassen.
Dadurch reduziert sich die Zeit zwischen dem Fund und der physischen Übergabe im Fundbüro beträchtlich und der Besitzer bekommt sein Eigentum schneller zurück. Bei persönlichen Wertgegenständen, wie Handy, Schlüssel oder Geldbörse zählt jede Minute.
3. Internes System
Im Hauptsystem verwalten die Mitarbeiter des zentralen Fundbüros der S-Bahn Berlin sämtliche Fundsachen. Wie in der öffentlichen Suchmaske stehen auch hier individuell angepasste Kategorien zur Beschreibung des Gegenstands zur Verfügung. Es erfolgt ebenfalls unmittelbar ein automatischer Abgleich mit den vorhandenen Verlustsachen. Bei einem Treffer wird der Besitzer mittels vorgefertigten Schreiben automatisiert verständigt. Damit können viele bislang manuelle Arbeitsschritte effizienter ausgeführt werden. Automatische Verständigungen bieten einen Informationsdienst für den Verlustmelder, über den aktiv Kundenservice betrieben werden kann.
Das interne System bietet darüber hinaus eine detaillierte Lagerverwaltung (z.B. Umbuchungen auf andere Standorte, zur Verwertung oder Vernichtung von Fundsachen nach einer definierten Zeitspanne). Ergänzend können individuelle Auswertungen über den Bestand im Lager generiert werden (z.B. Anzahl der Gegenstände oder die Ausgleichsquote).
Der gesamte Ablauf wird somit lückenlos dokumentiert - von der Erfassung einer Fundsache bis zur Aushändigung an den Besitzer oder der Verwertung.
Unterstützung bei der Einführung und darüber hinaus
Die Einführung einer neuen Software ist ein großer und nicht immer einfacher Schritt. Insbesondere wenn es mit einer organisatorischen Herausforderung, wie der Eröffnung eines neuen Fundbüros, einhergeht. Die Fundbüro-Mitarbeiter wurden daher auch bei Einführung von Nova Find begleitet. Es gab eine umfassende Schulung für Benutzer und Administratoren und im Pilotbetrieb unterstützten RUBICON-Mitarbeiter vor Ort und remote. Betrieben wird Nova Find im IS027001-zertifizierten Rechenzentrum von RUBICON.
„Dank der guten Zusammenarbeit mit RUBICON konnte die neue Fundbürosoftware innerhalb von nur 2 Monaten eingeführt werden“, freut sich Jens Gerasch, Stationsmanagement und Projektleiter der S-Bahn Berlin GmbH.
« Viele Arbeitsschritte wurden vereinfacht. Wir können unseren Kunden im Fall eines Verlusts jetzt noch schneller helfen. »