GEVER ist in den Schweizerischen Bundesämtern als zentrales System für die elektronische Geschäftsverwaltung in Betrieb gegangen. Seit Herbst 2021 wird GEVER in der gesamten Bundesverwaltung eingesetzt. Bis zu 30.000 Beschäftigte des Bundes arbeiten mit der neuen Software auf Basis von Acta Nova, einem Produkt der RUBICON IT GmbH.
Nach einer umfassenden WTO-Ausschreibung erfolgte im September 2016 der Startschuss für eines der grössten IT-Projekte der letzten Jahre in der Schweiz - der Erneuerung des zentralen Dossiers- und Geschäftsverwaltungssystems GEVER. Der Zuschlag erhielt der international bekannte Integrator Atos und das österreichische Softwareunternehmen RUBICON. Mit dem Acta Nova als Dossier-Verwaltung für das Dokumenten- und Workflow-Management stellt die Software von RUBICON das Rückgrat der neuen GEVER-Anwendung des Bundes dar.
Zahlen & Fakten
- Bundesweit einheitliche, elektronische Geschäftsverwaltung
- Umfasst die Bundeskanzlei, 7 Departemente und fast 90 Ämter
- Bis zu 30.000 User
- BAFU: knapp 40 Mio. Geschäftsobjekte migriert
Herzstück des GENOVA-Programms für organisationsübergreifende Zusammenarbeit
Ziel des vom Bund gegründeten Programms GENOVA ist es, die tägliche Dossier- und Geschäftsarbeit bundesweit in allen sieben Departementen, der Bundeskanzlei, sowie den nahezu 90 Ämter mit einem Standardwerkzeug für rund 30.000 Beschäftigte zu ermöglichen. Die Schweizer Bundesverwaltung setzt dabei auf Acta Nova als strategisches Werkzeug für ihr ehrgeiziges Vorhaben der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse. Mithilfe von Acta Nova werden die Geschäftsabläufe der Bundesverwaltung end-to-end und medienbruchfrei digitalisiert und so die effiziente, vorgabentreue Abwicklung der Geschäfte ermöglicht.
Die Projektverantwortung trägt die Bundeskanzlei und mit dem ISCEco als Leistungserbringer wurde eine für die kommenden Jahre stabile und vor allem skalierbare Infrastrukturarchitektur geschaffen, welche eine schrittweise Umstellung der Departemente und Ämter ermöglicht.
Dazu wurden im Rahmen der Projektumsetzung entsprechende Werkzeuge für die Durchführung von industrialisierten Migrationen, der Überführung von Ordnungsplänen, Prozessmodellen sowie eine Vielzahl von Schnittstellen für die inter- als auch überdepartementale Kommunikation hergestellt. Acta Nova dient dabei auch als Back-End System für die Anbindung von externen Stellen, so dass diese ihre Geschäfte mit der Bundesverwaltung im Sinne von E-Government digital abwickeln können.
Gelungener Start in den Bundesämtern
Ab April 2018 führten die ersten Bundesämter schrittweise das neue GEVER-System bereits ein, um es im Arbeitsalltag auf Herz und Nieren zu testen. Dabei haben insbesondere die mit Acta Nova zur Verfügung stehenden flexiblen Möglichkeiten im Bereich des Workflows und der Abbildung von fach- bzw. themenspezifischen Metadaten im Ordnungssystem überzeugt.
„Mit Acta Nova als GEVER-System haben wir ein zukunftsweisendes und äusserst flexibles Produkt zum Einsatz gebracht, welches nicht nur für die klassischen Geschäfte des Bundes, sondern auch als Projekt- und Fachverfahrensplattform zum Einsatz kommt.“
Mit September 2019 konnte das BAFU (Bundesamt für Umwelt), eines der grössten Ämter, erfolgreich den Betrieb von GEVER aufnehmen. Dabei wurden knapp 40 Mio. Geschäftsobjekte im Rahmen der Migration überführt, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nahtlos in ihren Geschäften im neuen GEVER-Bund-System weiterarbeiten können. Bis Ende 2019 wurde GEVER in allen Bundesämtern des UVEK (Eidgenössisches Departement für Umwelt, Verkehr, Energie und Kommunikation) mit über 4.000 Usern eingeführt.
GEVER ist seit mehreren Jahren und bis heute erfolgreich im Einsatz. Durch die enge Abstimmung mit allen Shareholdern erfolgt gemeinsam mit RUBICON eine stetige Weiterentwicklung. So werden laufend neue Online-Services für die verschiedenen Bundesämter ergänzt.
