Die Acta Nova Version 3.5 steht ganz im Zeichen der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), aber auch Erweiterte Konvertierungsmöglichkeiten, Ergänzungen beim Office-Add-in, Fachdaten- und Schnittstellenweiterentwicklungen sind Bestandteil des Release.
Unterstützende Funktionalität im Rahmen der DSGVO
Acta Nova bietet in Version 3.5 ein Set an zusätzlichen Komfortfunktionen für die Behandlung von DSGVO-Themen. So gibt es neben der bereits im Produkt befindlichen Anwendungsfunktionalität zusätzliche unterstützende Funktionen, Anwendungsbeispiele und organisatorische Tipps.
Mit Version 3.5 steht die Möglichkeit der Abfrage von Objekttypen als navigierbarer HTML-Output zur Verfügung, der im Sinne einer Applikationsbeschreibung als dynamische Beschreibung Ihrer Acta Nova-Umgebung herangezogen werden kann.
Weiters wurden für kurzfristig durchzuführende Skartierungen entsprechende Erweiterungen vorgenommen. Skartierfristen basieren nicht ausschließlich auf berechneten Jahresfristen, sondern können auf Monatsbasis im Aktenplan erfasst und vordefiniert werden.
Zusätzlich stehen in Version 3.5 erweiterte Funktionen zum Löschen zur Verfügung. Diese Funktionen unterstützen Sie in der noch einfacheren Erfüllung Ihrer Datenschutzanforderungen.
So können Sie Geschäftsobjekte, Dokumente und Kommentare dokumentiert unwiderruflich löschen, gezielt Eigenschaftswerte – auch in Versionen – überschreiben und aus Stammdatenobjekten (Personen) entfernen. Für die Durchführung von Abfragen durch einen Datenschutzbeauftragten geben wir Ihnen Tipps zur Adaptierung Ihres Rechte- und Rollensystems und stellen exemplarische Abfragen für eine Expertensuche zur Verfügung, damit Sie im Sinn eines Auskunftsbegehrens nach Daten in Ihrem System recherchieren können.
Erweiterte Konvertierungsmöglichkeiten
Neben den bisherigen Konvertierungsmöglichkeiten zur Generierung von finalen Inhalten steht mit Version 3.5 die zusätzliche Behandlung von tabellenorientierten Formaten direkt im Produkt zur Verfügung.
Die folgenden zusätzlichen Formate werden in die Standard-Matrix für Konvertierungsformate aufgenommen:
- Microsoft Excel: XLS, XLSX, XLSB, XLTX, XLTM, XLSM
- OpenOffice: ODS
Neue Office-Add-in Möglichkeiten
Mit Version 3.5 wird eine Reihe von neuen Office-Add-in-Funktionen zur Verfügung gestellt. Sie behandeln folgende Themen:
- Übernahme von E-Mails aus MS Outlook nach Acta Nova
- Speichern nach Acta Nova aus Office-Anwendungen
- Unterstützung im Vorlagendesign
Fachdaten-Weiterentwicklung
Im Bereich der Fachdaten wurden kleinere Weiterentwicklungen vorgenommen, bspw. dass auf der Fachdatenregisterkarte auch die Position von vererbten Fachdaten zusätzlich gesteuert werden kann.
Weiters wurde das Vererbungsverhalten von Fachdaten, bei Definition über den Aktenplan, auf Basis von Kundenwünschen optimiert.
Schnittstellenweiterentwicklung
Neben den oben genannten Neuerungen im Bereich der Anwendungsfunktionen hat sich mit Version 3.5 auch im Bereich der Schnittstellen eine Weiterentwicklung ergeben.
Konkret wurden folgende Schnittstellen mit Version 3.5 adaptiert:
- AFS-Schnittstelle
- ScanProcess-Schnittstelle
Mit der Version 3.5 steht für das Online-Formularsystem AFS die Möglichkeit der Verarbeitung von lokalisierten Formaten für Datums- und Zahlenwerten in Acta Nova zur Verfügung.
Bestehende Schnittstellenfunktionen bleiben vorerst erhalten, sollten jedoch auf das neue Format (EAntrag-XML) angepasst werden. Von der erprobten ScanProcess-Schnittstelle wird als neue Evolutionsstufe eine Version 3 bereitgestellt.
Bei Fragen zur neuen Acta Nova Version 3.5 können Sie uns jederzeit gerne kontaktieren.