Höhere Papierkosten - Mehraufwand in der Verwaltung
Seit dem Sommer 2021 steigen die Rohstoffpreise. In der Folge wurde Papier im Durchschnitt um 10% bis 15% teurer (Quelle: orf.at). Für Unternehmen bedeutet das einen deutlichen Mehraufwand bei Druckunterlagen. Von dieser Entwicklung ist meist auch die interne Kommunikation in Papierform betroffen. Dazu zählen etwa Geschäftsbriefe oder Unterlagen für die interne Abstimmung. Hier liegt Potenzial für Einsparungen.Steigende Portokosten in Deutschland, Schweiz und Österreich
Zusätzlich werden oder wurden die Portokosten für Briefsendungen in Deutschland, der Schweiz und Österreich angepasst. Zum Jahreswechsel 2021 erhöhte die Deutsche Post die Portos für Briefe und Postkarten. Der Versand eines Standardbriefs kostet ab 1. Januar 2022 85 Cent statt der bisherigen 80 Cent. (Quelle: tagesschau.de). Die Folge: Ein erheblicher finanzieller Mehraufwand für klassische Briefsendungen, wie sie oft im Geschäftsalltag vorkommen.
Digitale Alternativen als Lösung?
Sowohl in der Verwaltung als auch in der Korrespondenz gibt es bereits eine Vielzahl digitaler Alternativen. Wie kann ein Umstieg konkret aussehen und simpel erfolgen?Verwaltung: Prozesse und Workflows einfach digitalisieren
Digitale Abstimmungstools beschleunigen die internen Abläufe. Weniger Papier, eindeutige Kommunikationswege und digitale Unterschriften garantieren effiziente Arbeit. Die RUBICON Lösung Acta Nova bietet Ihnen entsprechende Vorteile. Sie lässt sich auf unterschiedliche Anforderungen anpassen. Seien es interne bzw. externe Abstimmungen, Freigaben oder Prüfprozesse. Konkrete Beispiele wären etwa das Management von Bewerbern, Eingangsrechnungen oder Verträgen, skalierbar von mehreren Dutzend bis zu Tausenden Arbeitsplätzen.Korrespondenz: Papierkosten und Portokosten sparen
Mittlerweile bieten virtuelle Postfächer deutliche Vorteile gegenüber dem analogen Brief. Gerade in Zeiten steigender Papier- und Portokosten lassen sich hierdurch deutliche Einsparungen erzielen. Darüber hinaus ist die virtuelle Zustellung von Briefen deutlich schneller und entlastet die Verkehrswege. Die Lösungen hierfür sind vielfältig und werden mit RUBICON Acta Nova genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Selbst Zusatzmodule, etwa für Whatsapp, sind auf Wunsch verfügbar. Unsere Spezialisten unterstützen Sie, bis das virtuelle Postfach Ihren Wünschen entspricht. In Kombination mit dem Modul Briefbutler von HPC Dual wird die duale Zustellung einfach Realität.Duale Zustellung - einfach umgesetzt
Die duale Zustellung ergänzt das analoge Postfach um ein virtuelles Postfach, auf das nur registrierte Nutzer:innen zugreifen können. So kann der Versand an die richtige Person sichergestellt werden. Die duale Zustellung bietet aber noch mehr. Auch die Antwort kann digital über das virtuelle Postfach erfolgen - auf Wunsch mit digitaler Unterschrift, etwa direkt am Handy. Das System erkennt automatisch, ob ein virtuelles Postfach vorhanden ist und wählt entsprechend eine analoge oder virtuelle Zustellung.Funktioniert das denn?
RUBICON kann auf eine Vielzahl unterschiedlicher Kunden und Lösungen verweisen.Beispielsweise nutzt die Schweizer Bundesverwaltung die RUBICON Plattform Acta Nova erfolgreich für unterschiedlichste Anwendungsbereiche:
„Für Kosmas Tsiraktsopoulos liegen die Vorteile von GEVER auf der Hand. «Alles ist sauber und digital abgelegt. Dass ein Geschäft im Papierstapel untergeht, gehört der Vergangenheit an.“
(von: Kosmas Tsiraktsopoulos, Leiter Kompetenzzentren EDÖB; Quelle: admin.ch)
