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Online Anfragen-Management –
sofort einsetzbar und kostenfrei bis Jahresende

 
 

Online-Anfragen via Acta Nova - einfach und schnell

 
RUBICON bietet in der aktuellen Covid-19-Situation seine Services an, um schweizer Unternehmen, Organisationen, Vereine, Hilfsorganisationen, sowie Kantonen, Städten und Gemeinden, im Zuge der Behandlung von Anfragen zu unterstützen.

Dazu wird das Acta Nova Online Anfragen-Management nun kostenfrei bis Ende des Jahres 2020 zur Nutzung als Online-Service zur Verfügung gestellt. Damit können Anfragen umgehend online, und somit ortsunabhängig, entgegengenommen, bearbeitet, verteilt und strukturiert in der Organisation beantwortet werden.

Acta Nova ist bereits seit einigen Jahren die bewährte Softwarelösung für die effiziente Abbildung dieser und weiterer Einsatzmöglichkeiten im schweizer Bund.

Die Problemstellung

Der professionelle Umgang mit Anfragen von Kunden, Bürgern oder Mitarbeitern ist essenziell für die Servicequalität eines Unternehmens. Aktuell kann durch die besondere Situation, in welcher wir uns befinden, dieser Anspruch mitunter nicht zufriedenstellend adressiert werden. Anfragen werden mitunter nicht zeitgerecht, oder können vielleicht gar nicht beantwortet werden.

Die Hilfestellung

Mit dem Acta Nova Online-Anfragen-Management können Anfragen durch Bürger/Kunden strukturiert erfasst, sowie auch im Online-Service bearbeitet werden. Das Online-Formular und das Online-Service werden für die Webseite der Organisation kostenfrei bis Ende 2020 zur Verfügung gestellt. Damit können die Anfragen zentral erfasst, strukturiert und innerhalb der Organisation zur Bearbeitung verteilt werden. Ein laufender Überblick über offene Anfragen, Bearbeitungszustände und Erledigungen ist somit sichergestellt. Die Software ermöglicht so eine transparente und rasche unterstützende Bearbeitung.
 
 

Funktionen im Überblick:

  • Zentrale Erfassung von Online-Anfragen über das bereitgestellte Online-Formular
  • Kategorisierungsmöglichkeiten (z. B. nach Art der Anfrage oder Dringlichkeit)
  • Einfache Bearbeitung: Der Bearbeiter wird interaktiv durch den Arbeitsprozess geleitet.
  • Der aktuelle Status eines Anliegens ist für die Organisation auf Knopfdruck abrufbar.
  • Automatische Termin- und Fristenüberwachung: So können Sie Probleme schnell erkennen und proaktiv lösen.
  • Statistiken und Auswertungen zu definierbaren Kennzahlen (z. B. Anzahl/Art der Anfragen Bearbeitungszeit, Status, …)
  • Möglichkeit zum Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank über häufig gestellte Fragen und Anliegen (FAQs).
  • Archivierung aller Anfragen und der dazugehörigen Dokumente in einer zentralen Datenbank.

Ihre Unterstützung

  • Verkürzung der Bearbeitungszeiten vom Eingang einer Anfrage bis zur Beantwortung
  • Workflows unterstützen die Bearbeitung von Anfragen
  • Automatisierte Prozessschritte
  • Transparenz: Überblick über alle eingegangenen Anfragen und Nachvollziehbarkeit des gesamten Bearbeitungsprozesses
  • Erhalt bzw. Steigerung der Servicequalität in der aktuellen Ausnahmesituation und Kontrolle über die Einhaltung von definierten Servicelevels
 
 
 

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