Online-Anfragen via Acta Nova - einfach und schnell
RUBICON bietet in der aktuellen Covid-19-Situation seinen Anfragenservice an, um schweizer Unternehmen, Organisationen, Vereine, Hilfsorganisationen, sowie Kantonen, Städten und Gemeinden, bei der Behandlung von Anfragen zu unterstützen. Damit können Anfragen umgehend online, und somit ortsunabhängig, entgegengenommen, bearbeitet, verteilt und strukturiert in der Organisation beantwortet werden.
Acta Nova ist bereits seit einigen Jahren die bewährte Softwarelösung für die effiziente Abbildung dieser und weiterer Einsatzmöglichkeiten im Schweizer Bund.
Die Problemstellung
Der professionelle Umgang mit Anfragen von Kunden, Bürgern oder Mitarbeitern ist essenziell für die Servicequalität eines Unternehmens. Aktuell kann durch die besondere Situation, in welcher wir uns befinden, dieser Anspruch mitunter nicht zufriedenstellend adressiert werden. Anfragen können mitunter nicht zeitgerecht, oder vielleicht gar nicht beantwortet werden.
Die Hilfestellung
Mit dem Acta Nova Online-Anfragen-Management können Anfragen von Bürgern / Kunden zentral erfasst, strukturiert und innerhalb der Organisation zur Bearbeitung verteilt werden. Ein laufender Überblick über offene Anfragen, Bearbeitungszustände und Erledigungen ist somit sichergestellt. Die Software ermöglicht eine transparente und rasche Bearbeitung.
Funktionen im Überblick:
- Zentrale Erfassung von Online-Anfragen über das bereitgestellte Online-Formular
- Kategorisierungsmöglichkeiten (z. B. nach Art der Anfrage oder Dringlichkeit)
- Einfache Bearbeitung: Der Bearbeiter wird interaktiv durch den Arbeitsprozess geleitet.
- Der aktuelle Status eines Anliegens ist für die Organisation auf Knopfdruck abrufbar.
- Automatische Termin- und Fristenüberwachung: So können Sie Probleme schnell erkennen und proaktiv lösen.
- Statistiken und Auswertungen zu definierbaren Kennzahlen (z. B. Anzahl/Art der Anfragen Bearbeitungszeit, Status, …)
- Möglichkeit zum Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank über häufig gestellte Fragen und Anliegen (FAQs).
- Archivierung aller Anfragen und der dazugehörigen Dokumente in einer zentralen Datenbank.
- Sichere elektronische Zustellung mit BriefButler
Ihre Unterstützung
- Verkürzung der Bearbeitungszeiten vom Eingang einer Anfrage bis zur Beantwortung
- Workflows unterstützen die Bearbeitung von Anfragen
- Automatisierte Prozessschritte
- Transparenz: Überblick über alle eingegangenen Anfragen und Nachvollziehbarkeit des gesamten Bearbeitungsprozesses
- Erhalt bzw. Steigerung der Servicequalität in der aktuellen Ausnahmesituation und Kontrolle über die Einhaltung von definierten Servicelevels
