Sitzungsmanagement via Acta Nova - einfach und schnell
Dieses Service ist ein Angebot von RUBICON IT und Techtalk
Die aktuelle Situation rund um COVID-19 hat aufgezeigt, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen essentiell für die Sicherstellung der Handlungsfähigkeit ist. Mit dem Acta Nova Online-Sitzungsdienst können Stadt- und Gemeinderatssitzungen ganz einfach und digital vorgenommen werden.
Die Problemstellung
Die effiziente Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen ist ein wichtiger Bestandteil in öffentlichen Behörden wie etwa Gemeinden, Stadtverwaltungen oder auch in Hochschulen. Aktuell kann durch die besondere Situation, in welcher wir uns befinden, dies mitunter nicht zufriedenstellend durchgeführt werden. Sitzungen werden mitunter verschoben, oder können vielleicht gar nicht durchgeführt werden.
Die Hilfestellung
Mit dem Acta Nova Sitzungsdienst können die Sitzungen zentral erfasst, strukturiert und innerhalb der Organisation zur Bearbeitung verteilt werden. Ein laufender Überblick über die Sitzungen, Sitzungsteilnehmer, Tagesordnungspunkte sowie Sitzungsprotokolle ist somit sichergestellt. Die Software ermöglicht so eine transparente und rasche unterstützende Bearbeitung.
So funktioniert der Acta Nova Sitzungsdienst
Funktionen im Überblick:
- Sitzungsbearbeitung mit integriertem DMS und Workflow-Management
- Office-, Mail- und Exchange-Integration beim Versand von Sitzungseinladungen
- Umfassende Funktionen zur E-Zusammenarbeit: Ad-hoc Prozesse, Stellvertreterregelungen, etc.
- Digitale Workflows für Weiterleitungen, Freigaben usw.
- Ein- oder mehrstufige Zeichnungs- oder Genehmigungsprozess
- Bereitstellung CD-konformer Sitzungsvorlagen
- Strukturiere Ablage von Dokumenten in Sitzungen, Akten, Geschäftsfällen und Ordnern
- Revisionssichere Protokollierung
- Fachbereichsübergreifende Bearbeitungsmöglichkeiten von Sitzungsinhalten
- Übersichtliche Verwaltung offener Sitzungspunkte und ToDos inkl. Terminüberwachung
- Umfassende Recherchemöglichkeiten, u.a. mittels Volltext-Suche
- Sichere elektronische Zustellung mit BriefButler
Ihre Unterstützung
- Sitzungen zentral planen und organisieren
- Einfaches Erstellen von Tagesordnungen, Protokollen etc. mithilfe von Vorlagen
- Besprechungsinformationen stehen allen Teilnehmern jederzeit zur Verfügung
- Schnelles Finden, Austauschen und Verwalten von Informationen
- Vereinfachung der fach- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
- Revisionssichere Archivierung aller Sitzungsdokumente und Entscheidungen
