Le service de renseignements en ligne sur Acta Nova – simple et rapide
Pour faire face aux problèmes provoqués par le COVID-19, RUBICON offre ses services pour soutenir les entreprises, organisations et associations suisses, ainsi que les cantons, villes et communes, et les aider à gérer le traitement des demandes entrantes. Les demandes de renseignements peuvent être immédiatement et indépendamment de l’endroit, reçues, traitées, distribuées et répondues de manière structurée par l'organisation.
Acta Nova est depuis plusieurs années la solution standard utilisée par la Confédération.
La problématique
Le traitement professionnel des demandes de renseignements des clients, des citoyens ou des employés est essentiel pour la qualité du service d'une entreprise. Actuellement, en raison de la situation particulière dans laquelle nous nous trouvons, cette demande ne peut être satisfaite. Il arrive que les demandes de renseignements ne reçoivent pas de réponse à temps, voire pas de réponse du tout.
La solution
Grâce à la gestion des demandes en ligne Acta Nova, les demandes des citoyens/clients peuvent être enregistrées de manière structurée et également traitées en ligne. Ainsi, les demandes peuvent être enregistrées, structurées et distribuées de manière centralisée au sein de l'organisation. Un aperçu permanent des demandes en cours, de leur état de traitement et de leur achèvement est ainsi assuré. Le logiciel permet ainsi un traitement transparent et rapide.
Les fonctions en un coup d’œil
- Enregistrement central des demandes de renseignements en ligne à l'aide du formulaire en ligne fourni
- Possibilité d’utiliser différentes options de catégories (par exemple, par type de demande ou par urgence)
- Traitement facile : l'éditeur est guidé de manière interactive tout au long du processus de travail.
- L'état actuel d'une demande est accessible sur un simple clique.
- Suivi automatique des délais et des périodes : cela vous permet d'identifier rapidement les problèmes et de les résoudre de manière proactive.
- Statistiques et analyses pour les ratios définissables (par exemple, nombre/type de demandes, temps de traitement, statut, ...)
- Possibilité de créer une base de données centrale sur les questions et préoccupations les plus fréquentes (FAQ).
- Archivage de toutes les demandes et des documents connexes dans une base de données centrale.
- Livraison électronique sécurisée avec BriefButler
Nous vous aidons
- Réduction des délais de traitement entre la réception d'une demande et la réponse
- Les flux de travail soutiennent le traitement des demandes
- Etapes du processus automatisé
- Transparence : aperçu de toutes les demandes reçues et traçabilité de l'ensemble du traitement
- Maintenir ou augmenter la qualité du service dans la situation exceptionnelle actuelle et contrôler le respect des niveaux de service définis
