Gestione delle riunioni con Acta Nova – facile e veloce
La situazione attuale riguardo COVID-19 ha dimostrato che la digitalizzazione dei processi aziendali è essenziale per garantire la capacità di agire. Per questo motivo, RUBICON e i suoi partner offrono il servizio di riunioni online Acta Nova per le città e i comuni della Svizzera, in modo che le riunioni dei consigli comunali e delle città possano essere tenute facilmente e digitalmente online.
Inoltre Acta Nova è anche il sistema GEVER centrale del governo federale.
Il problema
L'efficiente preparazione, l'attuazione e il follow-up delle riunioni è una componente importante nelle autorità pubbliche come i comuni, i consigli comunali o anche le università. Attualmente, a causa della particolare situazione in cui ci troviamo, questo non può essere realizzato in modo soddisfacente. Le riunioni sono a volte posticipate, o forse non possono essere tenute affatto.
L’assistenza
Con il servizio di riunione Acta Nova, le riunioni possono essere registrate in modo strutturato e modificate nel sistema. Il servizio di sessione Acta Nova è disponibile per le organizzazioni. Le riunioni possono essere registrate centralmente, strutturate e distribuite all'interno dell'organizzazione per l'elaborazione. In questo modo si garantisce una panoramica continua delle riunioni, dei partecipanti, dei punti all'ordine del giorno e dei protocolli. Il software consente quindi un'elaborazione trasparente e rapida.
Panoramica delle funzioni
- Modifica delle riunioni con DMS integrato e gestione di Work-Flow
- Integrazione di office, Mail ed Exchange per l'invio degli inviti alle riunioni
- Funzioni complete per l'e-Collaboration: processi ad hoc, regolamento sostitutivi, ecc.
- Work-Flow digitali per l'inoltro, approvazioni, ecc.
- Processo di sottoscrizione o approvazione multilivello
- Fornimento di modelli di riunioni conforme al CD
- Salvataggio strutturata di documenti in riunioni, dossier, transazioni commerciali e cartelle
- Protocollo a prova di revisione
- Opzioni di modifica interdipartimentale per i contenuti delle riunioni
- Gestione di questioni in sospeso incluso monitoraggio delle scadenze
- Opzione di ricerca diverse, inclusa la ricerca a testo completo
- Consegna elettronica sicura con BriefButler
La vostra assistenza
- Pianificare e organizzare riunioni centralmente
- Semplice creazione di punti all'ordine del giorno, verbali ecc. grazie a modelli
- Informazioni sulla riunione sempre a disposizione di tutti i partecipanti
- Ricerca rapida, scambio e gestione di informazioni
- Semplificazione della cooperazione interdisciplinare e interdipartimentale
- Archiviazione a prova di revisione di documenti e decisioni delle riunioni
