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Online Sitzungsmanagement –
sofort einsetzbar und kostenfrei bis Ende März 2021

 
 

Sitzungsmanagement via Acta Nova - einfach und schnell

Die aktuelle Situation rund um COVID-19 hat aufgezeigt, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen essentiell für die Sicherstellung der Handlungsfähigkeit ist. Daher bieten RUBICON und TechTalk bis 31. März 2021 den Acta Nova Online-Sitzungsdienst kostenfrei für Städte und Gemeinden der Schweiz an, damit Stadt- und Gemeinderatssitzungen einfach und digital online vorgenommen werden können.
Acta Nova ist zudem auch das etablierte zentrale GEVER System des Bundes.
 
 

Die Problemstellung

Die effiziente Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen ist ein wichtiger Bestandteil in öffentlichen Behörden wie etwa Gemeinden, Stadtverwaltungen oder auch in Hochschulen. Aktuell kann durch die besondere Situation, in welcher wir uns befinden, dies mitunter nicht zufriedenstellend durchgeführt werden. Sitzungen werden mitunter verschoben, oder können vielleicht gar nicht durchgeführt werden.

Die Hilfestellung

Mit dem Acta Nova Sitzungsdienst können Sitzungen strukturiert erfasst, sowie im System bearbeitet werden. Der Acta Nova Sitzungsdienst wird für Organisation kostenfrei bis Ende März 2021 zur Verfügung gestellt. Damit können die Sitzungen zentral erfasst, strukturiert und innerhalb der Organisation zur Bearbeitung verteilt werden. Ein laufender Überblick über die Sitzungen, Sitzungsteilnehmer, Traktanden sowie Sitzungsprotokolle ist somit sichergestellt. Die Software ermöglicht so eine transparente und rasche unterstützende Bearbeitung.
 

Die Funktionen im Überblick

  • Sitzungsbearbeitung mit integriertem DMS und Workflow-Management
  • Office-, Mail- und Exchange-Integration beim Versand von Sitzungseinladungen
  • Umfassende Funktionen zur E-Zusammenarbeit: Ad-hoc Prozesse, Stellvertreterregelungen, etc.
  • Digitale Workflows für Weiterleitungen, Freigaben usw.
  • Ein- oder mehrstufige Zeichnungs- oder Genehmigungsprozesse
  • Bereitstellung CD-konformer Sitzungsvorlagen
  • Strukturiere Ablage von Dokumenten in Sitzungen, Dossiers, Geschäftsvorfällen und Ordnern
  • Revisionssichere Protokollierung
  • Fachbereichsübergreifende Bearbeitungsmöglichkeiten von Sitzungsinhalten
  • Übersichtliche Verwaltung offener Sitzungspendenzen inkl. Terminüberwachung
  • Umfassende Recherchemöglichkeiten, u.a. mittels Volltext-Suche
  • Sichere elektronische Zustellung mit BriefButler

Ihre Unterstützung

  • Sitzungen zentral planen und organisieren
  • Einfaches Erstellen von Traktanden, Protokollen etc. mithilfe von Vorlagen
  • Besprechungsinformationen stehen allen Teilnehmern jederzeit zur Verfügung
  • Schnelles Finden, Austauschen und Verwalten von Informationen
  • Vereinfachung der fach- und abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit
  • Revisionssichere Archivierung aller Sitzungsdokumente und Entscheidungen
 

Das sagen unsere Kunden

„Durch den Acta Nova Sitzungsdienst sind wir auch in der aktuellen Situation in der Lage unsere Sitzungen geordnet und mit geringem Aufwand abzuwickeln.
Wir sind froh uns so früh dafür entschieden zu haben.“


Cornelia Byland, Gemeindeschreiberin
Gemeinde Buchs AG
 
 
 

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