La gestion des séances grâce à Acta Nova – simple et rapide
Les changements provoqués par le COVID-19 ont rendu la numérisation des opérations essentielle afin de garantir la bonne marche des entreprises. C'est pourquoi RUBICON et TechTalk proposent la gestion online des séances sur Acta Nova pour les villes et les communes de Suisse. Le but est de donner la possibilité aux conseils municipaux d’avoir lieu en ligne simplement.
Acta Nova est également le système GEVER standard du gouvernement fédéral.
La problématique
La préparation, la mise en œuvre et le suivi efficaces des réunions sont importants pour les autorités publiques telles que les municipalités, les conseils municipaux ou même les universités. Actuellement, en raison de la situation particulière dans laquelle nous nous trouvons, cela ne peut parfois pas être réalisé de manière satisfaisante. Les réunions sont parfois reportées, ou ne peuvent pas du tout avoir lieu.
La solution
Grâce à la gestion des séances sur Acta Nova, les réunions peuvent être enregistrées de manière structurée et éditées dans le système. Ceci permet aux organisations d’enregistrer centralement les séances, de les structurer et de les redistribuer aux collaborateurs. L’aperçu continu des réunions, des participants, des points à l'ordre du jour et des procès-verbaux est ainsi assuré. Le logiciel permet ainsi un traitement transparent et rapide.
Les fonctions en un coup d’œil
- Edition des séances avec SGD intégré et gestion des flux de travail
- Intégration d’Office, d’Exchange et des courriels lors de l'envoi des invitations aux séances
- Fonctions complètes pour la collaboration électronique : processus ad hoc, règlements supplétifs, etc.
- Flux de travail numérique pour le transfert, les approbations, etc.
- Processus de signature ou d'approbation en une ou plusieurs étapes
- Mise à disposition de modèles type de documents pour les séances conformes CD
- Stockage structuré des documents dans des dossiers de réunions, des dossiers d’opérations et des classeurs digitaux
- Historique sûr
- Options d'édition interservices du contenu des séances
- Gestion claire des engagements et décisions pris lors des séances, le contrôle des rendez-vous est inclus
- Options de recherche complètes, y compris la recherche en texte intégral
- Livraison électronique sécurisée avec BriefButler
Nous vous aidons
- Planification et organisation des réunions de manière centralisée
- Création simple des points de l'ordre du jour, des procès-verbaux, etc. à l'aide de modèles type
- Disponibilité à tout moment des informations sur les séances pour tous les participants
- Trouver, échanger et gérer rapidement des informations
- Simplification de la coopération interdisciplinaire et interservices
- Archivage sûr de tous les documents et décisions des réunions
