Document Partner presso l’Ufficio Brevetti Austriaco

    Document Partner presso l’Ufficio Brevetti Austriaco

    L'introduzione di Document Partner permette all'Ufficio brevetti austriaco di creare facilmente lettere uniformi per i propri clienti in Microsoft Word e di riempirli con le informazioni specialistiche di Microsoft Navision e TOPAS.

    Situazione iniziale: problemi con la generazione di documenti

    Ogni anno l’Ufficio Brevetti Austriaco invia ai propri clienti un gran numero di fatture, solleciti, solleciti di rinnovo e altre corrispondenze. Tuttavia, la precedente soluzione per la generazione e la messa a disposizione automatica di documenti Microsoft Word non era in grado di soddisfare le diverse esigenze dei reparti specializzati per quanto riguarda la creazione di modelli e la generazione di documenti e doveva essere sostituita da un nuovo sistema più flessibile.

    I requisiti per l’implementazione del sistema erano:

    1. Elaborazione dei dati di fatturazione necessari per le corrispondenze, che vengono memorizzati in Microsoft Navision (destinatari, onorari, scadenze,…)
    2. Generazione di documenti Word secondo il contenuto e le specifiche di configurazione.
    3. La compilazione dei documenti con i dati provenienti da Microsoft Navision
    4. Rapida disponibilità del sistema per poter gestire tempestivamente la comunicazione con il cliente

    Sintesi Document Partner

    RUBICON ha la soluzione ideale con il suo prodotto Document Partner. Document Partner è un sistema di gestione dell’output che, a seconda della configurazione della soluzione desiderata, assume le seguenti attività:

    • Gestione dei modelli di documento
    • Generazione di documenti aziendali sulla base dei modelli di documento
    • Supporto agli utenti nella creazione di documenti, integrati nei rispettivi processi aziendali
    • Controllo della distribuzione dei documenti ai destinatari richiesti
    • Archiviazione di documenti nella rispettiva applicazione aziendale, gestione dei documenti o sistema di archiviazione

     

    Applicazioni esterne (eventuali sistemi specializzati) forniscono i dati aziendali, ossia il contenuto dei documenti da visualizzare in Microsoft Word, sotto forma di dati XML. Nel frattempo è stata collegata anche TOPAS, la piattaforma centrale dell’Ufficio brevetti per l’elaborazione dei business case. TOPAS fornisce al Document Partner i dati necessari per la generazione delle specifiche del brevetto.

    Sintesi Document Partner

    Sintesi Document Partner

    Document Partner è composto da Document Partner Designtime e Document Partner Runtime.

    Il Document Partner Designtime fornisce i seguenti componenti per la creazione e la gestione dei modelli di documento:

    • Il repository manager viene utilizzato per la creazione e la gestione di modelli di documenti.
    • Il Designer fornisce l’ambiente di lavoro con il quale è possibile creare e modificare il contenuto e l’aspetto dei modelli di documento (MS Word e MS Excel).
    • Designtime accede a diversi servizi Web di Document Partner
    • Un database memorizza i modelli creati e gli elementi di posta elettronica configurati
    Il Document Partner Runtime utilizza i componenti integrati nel Document Partner:
    • Ricezione di dati aziendali da applicazioni esterne e collegamento ai modelli corrispondenti
    • Generazione dell’output corrispondente, della sua distribuzione e archiviazione

    La soluzione: generazione e compilazione efficiente di documenti uniformi

    Per essere in grado di entrare rapidamente in funzione con una soluzione facile da gestire, RUBICON si è inizialmente occupata della creazione e dell'amministrazione dei modelli di documenti, nonché del funzionamento del necessario ambiente di progettazione dei partner documentali. Nel frattempo, l'operazione viene eseguita nella strumentazione dell'Ufficio brevetti austriaco, che crea i modelli di documento da solo. Il componente di rendering standalone Document Partner viene utilizzato per generare i documenti e riempirli di dati.

    Nella prima fase, una soluzione estremamente pratica per l'Ufficio brevetti austriaco è stata implementata in sole due settimane:

    • Creazione e gestione intelligente di modelli di documenti uniformi
    • Generazione efficiente e inserimento dati nei documenti
    • rispetto delle dead line e del budget
    RUBICON e Document Partner ci hanno fornito una soluzione flessibile in tempi brevissimi, che risponde in modo ottimale alle nostre esigenze. Inoltre, con Document Partner abbiamo separato l'applicazione specializzata dalla soluzione di output e non dobbiamo adattare i modelli di documento coinvolti ad ogni release del sistema specializzato. Di conseguenza, Document Partner si ripaga quasi automaticamente.

    Il Responsabile IT dell'Ufficio brevetti austriaco

    Screenshots

    Document Word-Designer

    Document Word-Designer

    Document Partner Repository Manager

    Document Partner Repository Manager

     
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