Document Partner à l’Office autrichien des brevets

    Document Partner à l’Office autrichien des brevets

    L'introduction de Document Partner permet à l'Office autrichien des brevets de créer facilement des lettres uniformes à ses clients dans Microsoft Word et de les remplir avec des informations spécialisées de Microsoft Navision et TOPAS.

    Situation initiale : Problème avec la création de documents

    L’Office autrichien des brevets envoie chaque année à ses clients un grand nombre de factures, de rappels, de rappels de renouvellement et d’autres lettres. Toutefois, la solution précédente de création et de préparation automatique de documents Microsoft Word ne pouvait pas répondre aux diverses exigences des services en matière de création de modèles et de création de documents et devait être remplacée par un nouveau système plus souple.

    Les exigences pour que le système soit mis en œuvre étaient les suivantes :

    1. Traitement des données de facturation nécessaires pour les lettres, qui sont stockées dans Microsoft Navision (destinataires, frais, dates d’échéance, …)
    2. Création de documents Word en fonction des spécifications de contenu et de conception
    3. Remplir les documents avec des données provenant de Microsoft Navision
    4. Disponibilité rapide du système pour pouvoir traiter rapidement la communication avec le client

    Aperçu de Document Partner

    RUBICON a la solution idéale avec son produit Document Partner. Document Partner est un système de gestion des sorties qui, en fonction de la configuration de la solution souhaitée, effectue les tâches suivantes:

    • Gestion des modèles de documents
    • Création de documents commerciaux sur la base des modèles de documents
    • Soutien des utilisateurs dans la création de documents, intégré dans les processus opérationnels respectifs
    • Contrôle de la distribution des documents aux destinataires requis
    • Archivage des documents dans l’application métier, la gestion des documents ou le système d’archivage correspondant

    Les applications externes (tout système spécialisé) fournissent les données commerciales, c’est-à-dire le contenu des documents à afficher dans Microsoft Word, sous forme de données XML. Dans l’intervalle, TOPAS, la plate-forme centrale de l’office des brevets pour le traitement des affaires, a également été connectée. TOPAS fournit à Document Partner les données nécessaires pour générer les fascicules de brevets.

    Aperçu Document Partner

    Aperçu Document Partner

    Document Partner se compose des modules Document Partner Designtime et Document Partner Runtime.

    Le Document Partner Designtimefournit les éléments suivants pour la création et la gestion de modèles de documents :

    • Le Repository Manager est utilisé pour créer et gérer les modèles de documents
    • Le Designer fournit l'environnement de travail avec lequel le contenu et l'apparence des modèles de documents (MS Word et MS Excel) peuvent être créés et édités
    • Designtime accède à divers services web de Document Partner
    • Une base de données stocke les modèles créés et les courriers configurés
    Le Document Partner Runtime utilise les composants intégrés dans Document Partner pour:
    • Recevoir des données commerciales provenant d'applications externes et les relier aux modèles correspondants
    • Créer de la production correspondante, sa distribution et son archivage

    La solution: Création efficace de documents uniformes

    Afin de pouvoir mettre rapidement en service une solution facile à gérer, RUBICON a initialement pris en charge la création et la gestion des modèles de documents ainsi que l'exploitation de l'environnement de conception nécessaire au Document Partner. Pendant ce temps, l'opération se déroule dans l'infrastructure de l'Office autrichien des brevets et ils créent eux-mêmes les modèles de documents. Le composant de rendu autonome Document Partner est utilisé pour créer les documents et les remplir avec des données.

    Dans un premier temps, une solution extrêmement pratique pour l'Office autrichien des brevets a été mise en œuvre en deux semaines seulement:

    • Création et gestion intelligentes de modèles de documents uniformes
    • Création et remplissage efficaces des documents
    • Respect des calendriers et des budgets
    RUBICON et Document Partner nous ont fourni une solution flexible dans un délai très court, qui répond de manière optimale à nos besoins. En outre, avec Document Partner, nous avons séparé l'application spécialisée de la solution de sortie et nous n'avons pas à adapter les modèles de documents impliqués à chaque version du système spécialisé. Par conséquent, Document Partner s'autofinance presque automatiquement.

    Le responsable de l'informatique à l'Office autrichien des brevets

    Screenshots

    Document Partner Repository Manager

    Document Partner Repository Manager

    Document Word-Designer

    Document Word-Designer

     
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