Document Partner im Österreichischen Patentamt

    Document Partner im Österreichischen Patentamt

    Die Einführung von Document Partner ermöglicht es dem Österreichischen Patentamt auf einfache Art und Weise in Microsoft Word einheitliche Schreiben an ihre Kunden zu erstellen und diese mit Fachinformationen aus Microsoft Navision und TOPAS zu befüllen.

    Ausgangssituation: Probleme mit der Dokumentgenerierung

    Das Österreichische Patentamt verschickt jährlich eine Vielzahl an Rechnungen, Mahnungen, Verlängerungserinnerungen und andere Schreiben an seine Kunden. Die bisherige Lösung zur automatischen Generierung und Bereitstellung der Microsoft Word-Dokumenten konnte jedoch den vielfältigen Ansprüchen der Fachabteilungen hinsichtlich Vorlagenerstellung und Dokumentgenerierung nicht gerecht werden und sollte durch ein neues, flexibleres System ersetzt werden.

    Die Anforderungen an das zu implementierende System waren:

    1. Verarbeitung der für die Schreiben notwendigen Verrechnungsdaten, die in Microsoft Navision hinterlegt sind (Empfänger, Gebühren, Fälligkeiten,…)
    2. Generierung von Word-Dokumenten gemäß der inhaltlichen und gestalterischen Vorgaben
    3. Befüllung der Dokumente mit den Daten aus Microsoft Navision
    4. Schnelle Verfügbarkeit des Systems, um die Kommunikation mit dem Kunden zeitnah abwickeln zu können

    Überblick Document Partner

    RUBICON hat mit seinem Produkt Document Partner die ideale Lösung parat. Document Partner ist ein Output Management-System, das abhängig von der gewünschten Lösungskonfiguration, folgende Aufgaben übernimmt:

    • Verwaltung von Dokumentvorlagen
    • Generierung von Geschäftsdokumenten basierend auf den Dokumentvorlagen
    • Unterstützung von Benutzern bei der Dokumenterstellung, integriert in die jeweiligen Geschäftsabläufe
    • Steuerung der Verteilung der Dokumente an die benötigten Empfänger
    • Archivierung der Dokumente in der jeweiligen Geschäftsapplikation, dem Dokumentenmanagement- oder Archivsystem

    Externe Anwendungen (beliebige Fachsysteme) liefern die Geschäftsdaten, also den in Microsoft Word abzubildenden Inhalt von Dokumenten, in Form von XML-Daten. Mittlerweile wurde auch TOPAS, die zentrale Plattform des Patentsamts zur Geschäftsfallbearbeitung angebunden. TOPAS liefert an Document Partner die notwendigen Daten zur Generierung von Patentschriften.

    Überblick Document Partner

    Überblick Document Partner

    Document Partner besteht aus den Bausteinen, Document Partner Designtime und Document Partner Runtime.

    Die Document Partner Designtime stellt folgende Komponenten zur Erstellung und Verwaltung der Dokumentvorlagen zur Verfügung:

    • Der Repository-Manager dient zur Erstellung und Verwaltung der Dokumentvorlagen
    • Der Designer stellt die Arbeitsumgebung, mit welcher der Inhalt und das Aussehen von Dokumentvorlagen (MS Word und MS Excel) erstellt und bearbeitet werden kann
    • Die Designtime greift auf unterschiedliche Document Partner Webservices zu
    • Eine Datenbank speichert die erstellten Vorlagen und konfigurierten Poststücke
    Die Document Partner Runtime nutzt die in Document Partner integrierten Komponenten zur:
    • Entgegennahme von Geschäftsdaten externer Anwendungen und Verknüpfung dieser mit den entsprechenden Vorlagen
    • Generierung der entsprechenden Ausgabe, deren Verteilung und Archivierung

    Die Lösung: Effiziente Generierung einheitlicher Dokumente

    Um rasch mit einer leicht zu administrierenden Lösung in Betrieb gehen zu können, hat RUBICON zu Beginn die Erstellung und Verwaltung der Dokumentvorlagen sowie den Betrieb der dafür notwendige Document Partner-Designumgebung übernommen. Mittlerweile erfolgt der Betrieb in der Instrastruktur des Österreichischen Patentamts und sie erstellen die Dokumentvorlagen selbst. Für die Generierung der Dokumente und deren Befüllung mit Daten wird die Document Partner Standalone-Rendering-Komponente eingesetzt.

    So wurde im ersten Schritt innerhalb von nur zwei Wochen eine für das Österreichische Patentamt äußerst praktikable Lösung umgesetzt:

    • Intelligente Erstellung und Verwaltung einheitlicher Dokumentvorlagen
    • Effiziente Generierung und Daten-Befüllung der Dokumente
    • Einhaltung der Terminplans und Budgets
    RUBICON hat uns mit Document Partner in kürzester Zeit eine für uns flexible Lösung zur Verfügung gestellt, die optimal unsere Bedürfnisse adressiert. Zudem haben wir mit Document Partner die Fachanwendung von der Output-Lösung getrennt und müssen nicht mit jedem Release des Fachsystems auch die beteiligten Dokumentvorlagen anpassen. Dadurch amortisiert sich Document Partner quasi von selbst.

    IT-Leitung des Österreichischen Patentamts

    Screenshots

    Document Word-Designer

    Document Word-Designer

    Document Partner Repository Manager

    Document Partner Repository Manager

     
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