Document Partner im Österreichischen Patentamt

    Document Partner im Österreichischen Patentamt

    Österreichisches Patentamt
    Die Einführung von Document Partner ermöglicht es dem Österreichischen Patentamt auf einfache Art und Weise in Microsoft Word einheitliche Schreiben an ihre Kunden zu erstellen und diese mit Fachinformationen aus Microsoft Navision zu befüllen.

    Kunde


    Im Österreichischen Patentamt kümmern sich über 200 Experten um den gewerblichen Rechtsschutz österreichischer Unternehmen. Pro Jahr gibt es rund 3.500 Erfindungsanmeldungen, 8.000 Marken- und 1.000 Musteranmeldungen. Zu diesem Zweck werden zahlreiche Dokumente erstellt und versandt.

    Highlights

    • Intelligente Erstellung und Verwaltung einheitlicher Dokument-Vorlagen
    • Effiziente Dokumentgenerierung mittels Document Partner Standalone-Rendering-Komponente
    • Befüllung der Dokumente mit Daten aus Microsoft Navision

    Zahlen & Fakten

    • Piloteinführung in nur zwei Wochen
    • ~ 900 Markenerinnerungen bzw. -verlängerungen seit der Einführung gedruckt
    • 4 Vorlagen erstellt

    Technologien

    • Document Partner Designumgebung (Word-Designer und Repository Manager)
    • Document Partner Standalone-Rendering-Komponente
    • Microsoft Word
    • Microsoft Navision

    Ausgangssituation: Probleme mit der Dokumentgenerierung

    Das Österreichische Patentamt verschickt jährlich eine Vielzahl an Rechnungen, Mahnungen, Verlängerungserinnerungen und andere Schreiben an seine Kunden. Die bisherige Lösung zur automatischen Generierung und Bereitstellung der Microsoft Word-Dokumenten konnte jedoch den vielfältigen Ansprüchen der Fachabteilungen hinsichtlich Vorlagen-Erstellung und Dokument-Generierung nicht gerecht werden und sollte durch ein neues, flexibleres System ersetzt werden.

    Die Anforderungen an das zu implementierende System waren:

    1. Verarbeitung der für die Schreiben notwendigen Verrechnungsdaten, die in Microsoft Navision hinterlegt sind (Empfänger, Gebühren, Fälligkeiten,…)
    2. Generierung von Word-Dokumenten gemäß der inhaltlichen und gestalterischen Vorgaben
    3. Befüllung der Dokumente mit den Daten aus Microsoft Navision
    4. Schnelle Verfügbarkeit des Systems, um die Kommunikation mit dem Kunden zeitnah abwickeln zu können

    Überblick Document Partner

    RUBICON hat mit seinem Produkt Document Partner die ideale Lösung parat. Document Partner ist ein Output Management-System, das abhängig von der gewünschten Lösungskonfiguration, folgende
    Aufgaben übernimmt:

    • Verwaltung von Dokumentvorlagen
    • Generierung von Geschäftsdokumenten basierend auf den Dokumentvorlagen
    • Unterstützung von Benutzern bei der Dokumenterstellung, integriert in die jeweiligen Geschäftsabläufe
    • Steuerung der Verteilung der Dokumente an die benötigten Empfänger
    • Archivierung der Dokumente in der jeweiligen Geschäftsapplikation, dem Dokumentenmanagement- oder Archivsystem

    Externe Anwendungen (beliebige Fachsysteme) liefern die Geschäftsdaten, also den in Microsoft Word abzubildenden Inhalt von Dokumenten, in Form von XMLDaten.

    Übersicht Document Partner

    Übersicht Document Partner

    Document Partner besteht aus den Bausteinen, Document Partner Designtime und Document Partner Runtime.

    Die Document Partner Designtime stellt folgende Komponenten zur Erstellung und Verwaltung der Dokumentvorlagen zur Verfügung:

    • Der Repository-Manager dient zur Erstellung und Verwaltung der Dokumentvorlagen
    • Der Designer stellt die Arbeitsumgebung, mit welcher der Inhalt und das Aussehen von Dokumentvorlagen (MS Word und MS Excel) erstellt und bearbeitet werden kann
    • Die Designtime greift auf unterschiedliche Document Partner Webservices zu
    • Eine Datenbank speichert die erstellten Vorlagen und konfigurierten Poststücke

    Die Document Partner Runtime nutzt die in Document Partner integrierten Komponenten zur:

    • Entgegennahme von Geschäftsdaten externer Anwendungen und Verknüpfung dieser mit den entsprechenden Vorlagen
    • Generierung der entsprechenden Ausgabe, deren Verteilung und Archivierung

    Die Lösung: Effiziente Generierung und Befüllung einheitlicher Dokumente

    Um rasch mit einer nachhaltigen und leicht zu administrierenden Lösung in Betrieb gehen zu können, entschied man sich beim Österreichischen Patentamt für folgende Document Partner Lösungskonfiguration:

    RUBICON übernimmt die Erstellung und Verwaltung der Dokumentvorlagen und betreibt die dafür notwendige Document Partner-Designumgebung. Für die Generierung der Dokumente und deren Befüllung mit Daten wird die Document Partner Standalone-Rendering-Komponente in der Infrastrukturumgebung des Österreichischen Patentamts installiert. Die Standalone-Variante mit eingeschränkter Funktionalität ermöglicht es, innerhalb kürzester Zeit die notwendigen Dokumente zu generieren und zu verteilen.

    Das Ergebnis

    In diesem ersten Schritt wurde innerhalb von nur zwei Wochen eine für das Österreichische Patentamt äußerst praktikable Lösung umgesetzt:

    • Intelligente Erstellung und Verwaltung einheitlicher Dokument-Vorlagen
    • Effiziente Generierung und Daten-Befüllung der Dokumente
    • Einhaltung der Terminplans und Budgets

    Lösungsvariante mit Standalone-Rendering

    Lösungsvariante mit Standalone-Rendering

    RUBICON hat uns mit Document Partner in kürzester Zeit eine für uns flexible Lösung zur Verfügung gestellt, die optimal unsere Bedürfnisse adressiert. Zudem haben wir mit Document Partner die Fachanwendung von der Output-Lösung getrennt und müssen nicht mit jedem Release des Fachsystems auch die beteiligten Dokumentvorlagen anpassen. Dadurch amortisiert sich Document Partner quasi von selbst.

    Dr. Sabine Ringhofer, Head of IT des Österreichischen Patentamts

    Details zur Umsetzung

    Navision-Exporter:

    Die für die Befüllung der Dokumente benötigten Fachdaten werden anhand eines von RUBICON erstellten Schemas aus Microsoft Navision exportiert und als xml-Datei zur Verfügung gestellt. Der dafür eingesetzte Navision-Exporter wurde vom Österreichischen Patentamt selbst entwickelt und direkt in die interne Web-Anwendung integriert, sodass die Anwender den Export jederzeit per Knopfdruck durchführen
    können.

    Standalone-Rendering-Komponente:

    Die Generierung der Dokumente bzw. die Befüllung der Vorlagen mit den jeweiligen Daten erfolgt über die Document Partner Standalone-Rendering-Komponente.

    Screenshots

    Document Partner Repository Manager

    Document Partner Repository Manager

    Document Word-Designer

    Document Word-Designer

     
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