Situation initiale : Gestion des données distribuées dans 12 sous-systèmes

À l’Office autrichien des brevets, plus de 200 experts s’occupent de la protection des inventions, des designs et des marques. Chaque année, environ 3 000 inventions, 6 000 marques et 500 designs sont en moyenne enregistrés et de nombreux rapports d’examen internationaux sont établis. Afin de pouvoir traiter efficacement cette multitude d’affaires, une solution logicielle complète et en même temps évolutive était nécessaire.

D’une part, la solution recherchée devait pouvoir être utilisée intuitivement afin de soutenir les employés dans leur travail quotidien, et d’autre part, elle devait pouvoir être adaptée avec souplesse à des conditions changeantes et à de nouveaux domaines d’application. Il était également important de pouvoir intégrer le système dans le paysage des systèmes existants et de soutenir les futures technologies.

Acta Nova comme base solide

Le produit Acta Nova développé par RUBICON pour le traitement efficace des affaires répondait à toutes les exigences et avait déjà fait ses preuves dans de nombreuses administrations publiques et grandes entreprises. Il prend non seulement en charge le traitement des affaires, de la saisie initiale à l’archivage, mais comprend également une gestion puissante des documents et des flux de travail. Acta Nova a donc offert une base solide et éprouvée pour le traitement des affaires à l’Office autrichien des brevets.

La solution : TOPAS, une plateforme centrale et un centre d’information

Acta Nova a été configuré selon les exigences de l’Office autrichien des brevets et complété par quelques fonctionnalités spécifiques. L’application TOPAS qui en résulte est un élément de service central en termes d’architecture orientée service. Grâce à la mise en réseau intelligente des systèmes environnants, tels que le registre central des brevets ELVIS, le transfert d’informations des formulaires en ligne vers les interfaces d’exportation pour la publication automatisée, TOPAS représente le maillon essentiel de l’architecture informatique de l’Office autrichien des brevets.

Les avantages

Grâce à la mise en réseau, la qualité pourrait être accrue et, dans le même temps, les étapes de travail pourraient être réduites. Les informations sur les demandes de brevet peuvent désormais être extraites directement du registre des brevets et servir de base aux recherches et à la publication. « Le remplacement du dossier papier permet également de réduire considérablement les délais de traitement dans l’administration des dossiers présidentiels », se félicite le responsable informatique de l’Office autrichien des brevets, à propose de l’augmentation de l’efficacité.

Dans le domaine des inventions, toutes les recherches, les publications, ainsi que la gestion des dossiers et des documents se font dans TOPAS. Le traitement dans un système central assure un degré élevé de transparence et de traçabilité. À l’heure actuelle, l’application affiche environ 275 000 dossiers avec environ 1,2 million de documents et 115 000 transactions, qui ont été transférés à partir de plusieurs anciens systèmes. La consolidation des données simplifie notamment la recherche et l’information. « L’information est facile à trouver et accessible à tous à tout moment », confirme Robert Wollendorfer, MSc, chef de projet à l’Office des brevets.

En outre, TOPAS comprend une gestion des flux de travail entièrement intégrée. Tous les processus commerciaux importants sont cartographiés et vous avez toujours une vue d’ensemble de l’endroit où se situe chaque opération. Robert Wollendorfer y voit également un avantage : « Les supérieurs ont une vue d’ensemble du volume actuel des dossiers et de l’état du traitement dans leur service. En cas d’échec, ils peuvent rapidement attribuer les fichiers à quelqu’un d’autre ». Selon le type d’analyse de rentabilité, des processus standard et ad hoc spécifiques à un sujet sont disponibles.

TOPAS offre également la possibilité innovante de compléter les informations spécifiques à un sujet sous forme de propriétés (données spécialisées), selon les besoins pendant l’exploitation, et d’utiliser ces informations dans des documents et des modèles d’exécution. Grâce au remplissage automatique à partir des données spécialisées, les documents peuvent être créés plus rapidement et sont moins sujets aux erreurs. Document Partner est une autre solution RUBICON utilisée pour la création de documents.

Le système TOPAS intègre également un système complet de gestion des documents qui cartographie le cycle de vie complet des documents, de la création à l’archivage ou au déchiquetage, de manière traçable et à non réinscriptible dans le cadre du traitement des affaires.

Résumé

Dans TOPAS, tous les dossiers sur les brevets, les modèles d’utilité, les marques et les dessins et modèles, y compris tous les documents associés et les informations sur les flux de travail, sont désormais cartographiés, tout comme les processus de gestion des dossiers présidentiels et des dossiers du personnel. Cela crée des effets de synergie et rapproche de plus en plus l’Office autrichien des brevets de son objectif de travail sans papier. D’ici 2018, 75 % du traitement des dossiers commerciaux se fera déjà par voie électronique.