TOPAS: Plattform für effiziente Geschäftsfallbearbeitung

    TOPAS: Plattform für effiziente Geschäftsfallbearbeitung

    Österreichisches Patentamt
    TOPAS ist die zentrale Plattform des Österreichischen Patentamts zur Abbildung der Kernprozesse und Bearbeitung von Geschäftsfällen. Die Applikation umfasst sämtliche Akten inklusive aller Dokumente und Prozess-Informationen. Ein revisionssicheres Dokumentenmanagement ist ebenso enthalten wie ein leistungsstarkes Workflowmanagement.

    Ausgangssituation: Verteilte Datenhaltung in 12 Teilsystemen

    Im Österreichischen Patentamt kümmern sich über 200 Expertinnen und Experten um die Absicherung von Erfindungen, Designs und Marken. Jährlich werden über 3.000 Erfindungen, durchschnittlich 6.500 Marken und 1.000 Designs angemeldet sowie zahlreiche internationale Prüfberichte erstellt. Um diese Fülle an Geschäftsfällen effizient bearbeiten zu können, wurde eine umfassende und zugleich zukunftssichere Softwarelösung benötigt.

    Anforderungen: Intuitiv, flexibel und zukunftssicher

    Die gesuchte Lösung musste einerseits intuitiv bedienbar sein, um die Bearbeiter gezielt in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen und anderseits flexibel anpassbar an sich ändernde Rahmenbedingungen und neue Anwendungsbereiche. Wichtig war zudem die Integrierbarkeit in die bestehende Systemlandschaft sowie die Unterstützung zukünftiger Basistechnologien.

    Acta Nova als solide Basis

    Das von rubicon entwickelte Basisprodukt Acta Nova für effiziente Geschäftsfallbearbeitung erfüllte alle Voraussetzungen und hatte sich bereits im Einsatz bei zahlreichen Behörden und Großunternehmen bewährt. Es unterstützt nicht nur die Bearbeitung von Geschäftsfällen, von der Eingangserfassung bis zur Archivierung, sondern beinhaltet auch ein leistungsstarkes Dokumenten- und Workflow-Management. Acta Nova bot somit eine solide und erprobte Basis für die Geschäftsfallbearbeitung im Österreichischen Patentamt.

    Die Lösung: TOPAS – zentrale Plattform und Informationsdrehscheibe

    Acta Nova wurde entsprechend den Anforderungen des Österreichischen Patentamts konfiguriert und um einige spezifische Funktionalitäten erweitert. Die so entstandene Applikation TOPAS ist eine zentrale Service-Komponente im Sinne einer serviceorientierten Architektur. Durch die intelligente Vernetzung der umliegenden Systeme, wie dem zentralen Patentregister ELVIS, der Übernahme von Informationen aus Online-Formularen bis hin zu Export-Schnittstellen zur automatisierten Veröffentlichung, stellt TOPAS das wesentliche Bindeglied in der IT-Architektur des Österreichischen Patentamts dar.

    Nutzen

    Durch die Vernetzung konnten die Qualität gesteigert und gleichzeitig Arbeitsschritte reduziert werden. Informationen zu Patentanmeldungen können nun direkt aus dem Patentregister übernommen und als Basis für Recherchen und Publikation verwendet werden.

    „Auch in der Präsidialaktenverwaltung ermöglicht die Ablöse des Papierakts drastisch reduzierte Durchlaufzeiten“, freut sich Dr. Sabine Ringhofer, IT-Leiterin des Österreichischen Patentamts, über die Effizienzsteigerung.

    Im Bereich Erfindungen finden sämtliche Recherchen, Publikationen sowie der Aktenlauf und das Dokumenten-management in TOPAS statt. Durch die Abwicklung in einem zentralen System ist ein hohes Maß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

    Derzeit werden ca. 75.000 Akten mit rund 140.000 Dokumenten und 5.400 Erledigungen in der Applikation abgebildet, die aus mehreren Altsystemen übernommen wurden. Die Zusammenführung der Daten vereinfacht insbesondere die Suche und Beauskunftung. „Informationen sind leicht auffindbar und für jedermann jederzeit zugänglich“, bestätigt Patentamts-Projektleiter Robert Wollendorfer, MSc.

    Darüber hinaus beinhaltet TOPAS ein voll integriertes Workflow-Management. Alle wichtigen Geschäftsprozesse werden abgebildet und man hat immer den Überblick, wo sich welcher Geschäftsfall befindet. Das sieht auch Robert Wollendorfer als Vorteil: „Vorgesetzte haben einen Überblick über das aktuelle Aktenaufkommen und den Status der Bearbeitung in ihrer Abteilung. Bei Ausfällen können sie Akten rasch jemand anderem zuteilen.“ Je nach Art des Geschäftsfalls stehen themenspezifische Standard- und Adhoc-Prozesse zur Verfügung.

    TOPAS bietet zudem die innovative Möglichkeit, themenspezifische Informationen in Form von Eigenschaften (Fachdaten), je nach Notwendigkeit im laufenden Betrieb zu ergänzen und diese in Dokumenten und Erledigungsvorlagen zu verwenden. Durch die automatische Befüllung aus den Fachdaten können Schriftstücke schneller erstellt werden und sind weniger fehleranfällig. Bei der Dokumentgenerierung kommt mit Document Partner eine weitere rubicon-Lösung zum Einsatz.
    Ebenfalls integriert in TOPAS ist ein umfassendes Dokumentenmanagement, das den kompletten Dokument-Lifecycle von Schriftstücken, von der Erstellung bis zur Archivierung bzw. Skartierung, im Rahmen der Geschäftsfallbearbeitung nachvollziehbar und revisionssicher abbildet.

    Ausblick: Neue Einsatzgebiete

    In TOPAS werden derzeit sämtliche Akten zu Patenten und Gebrauchsmustern inklusive aller Dokumente und Workflow-Informationen abgebildet. Ebenso die Prozesse der präsidialen Aktenverwaltung sowie die Personalakten. Dadurch werden Synergieeffekte innerhalb des Österreichischen Patentamts erzielt.
    Die Erweiterung um den Bereich der internationalen Marken ist bereits in der Umsetzung, weitere Bereiche sind in Planung.

    Wir arbeiten auch in Zukunft gerne mit rubicon zusammen. Die Zusammenarbeit funktioniert immer ausgezeichnet. Die Mitarbeiter/innen reagieren rasch und sind sehr kompetent. Außerdem kennt unser Betreuerteam die Prozesse und Besonderheiten des Patentamts bereits sehr gut. Das macht die Zusammenarbeit effizient.

    Dr. Sabine Ringhofer, IT-Leiterin des Österreichischen Patentamts

    Screenshots TOPAS

     
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