Acta Nova nel comune di Innsbruck

    Acta Nova nel comune di Innsbruck

    Nella città di Innsbruck, l’introduzione graduale di Acta Nova come strumento centrale per l’elaborazione di casi aziendali con la gestione del flusso di lavoro e dei documenti è stata avviata nel 2008. A conclusione, più di 400 utenti lavoreranno con Acta Nova. Il sistema è stato gradualmente ampliato per includere l’accesso a diversi sistemi specializzati come per esempio l’amministrazione dei sussidi. Inoltre è stato arricchito da un gran numero di dati quali migrati da diversi sistemi. Grazie all’integrazione di moduli online, i dati inseriti possono essere ripresi in modo efficiente ed elaborati ulteriormente all’interno dell’applicazione senza ridondanze.

     

    Situazione iniziale: sostituzione del software esistente

    “L’introduzione di un software moderno per la gestione degli atti elettronici era necessaria per soddisfare le complesse esigenze di una città moderna e per rispondere alle esigenze degli utenti con un funzionamento intuitivo. Allo stesso tempo, la soluzione doveva essere flessibile ed efficiente, adattabile ai requisiti di legge e integrabile nel nostro sistema esistente. Acta Nova soddisfa per noi tutti i questi requisiti in modo ottimale”, afferma Markus Vogelsberger, responsabile delle applicazioni IT del Comune di Innsbruck. L’obiettivo primario era quello di consolidare il panorama storico di molti sistemi specializzati e di mappare le procedure orientate al caso aziendale esclusivamente attraverso il sistema centrale Acta Nova. La sfida è stata quella di mappare i requisiti dei sistemi specialistici esclusivamente attraverso le impostazioni di configurazione e procedurali al fine di poter utilizzare la versione standard del prodotto senza dover sviluppare software individuale.

    La soluzione

    Utilizzando Acta Nova come sistema centrale per l’elaborazione dei casi aziendali, è possibile mantenere bassi sia i costi di investimento che i costi operativi; la capacità di rilascio è garantita dall’utilizzo di un prodotto standard. Insieme a RUBICON, è stato possibile mappare nel prodotto standard tutti i processi sostituiti, comprese le relative informazioni specifiche all’argomento.

    Ad esempio, facciamo un uso intensivo della funzionalità dei dati specialistici, che consente di adattare il sistema standard alle nostre esigenze specifiche per quanto riguarda la registrazione di informazioni specialistiche e l’illustrazione dei relativi processi specialistici e di renderli disponibili per l’utilizzo di modelli di documenti. Grazie alla chiara struttura applicativa, è stato possibile effettuare l’introduzione nei dipartimenti in modo indipendente. RUBICON ci ha supportato nel corso delle migrazioni e del trasferimento dei dati, includendo il trasferimento di informazioni sulle versioni e sul flusso di lavoro. Markus Vogelsberger, responsabile delle applicazioni IT del Comune di Innsbruck.

    Markus Vogelsberger, responsabile delle applicazioni IT del Comune di Innsbruck

    I vantaggi in sintesi

    • I casi aziendali possono essere gestiti in modo più rapido ed efficiente.
    • L’intero processo di un caso aziendale, dalla ricezione all’elaborazione delle notifiche, viene mappato in modo coerente.
    • Le date e le scadenze sono monitorate automaticamente (funzione di promemoria con integrazione diretta nell’infrastruttura di Microsoft Exchange).
    • Tutti i documenti appartenenti a un business case sono archiviati e possono essere facilmente trovati utilizzando i meccanismi di ricerca integrati, compresi i meccanismi a testo integrale.
    • Automazione dello scambio di informazioni con altre autorità.
    • Semplice creazione di notifiche tramite modelli. La spedizione avviene direttamente dal sistema.
    • Riduzione dei costi di stampa attraverso l’elaborazione elettronica.
    • Interfaccia utente semplice e chiara.
    • Per l’utilizzo dell’applicazione web è sufficiente una sola connessione Internet (nessuna acquisizione di hardware o installazione).

    Screenshots

    Elaborazione di un business case nell’area “Edilizia e abitazioni”

     
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