L'introduction progressive d'Acta Nova en tant qu'outil central pour le traitement des affaires avec gestion des flux de travail et des documents a déjà commencé dans la ville d'Innsbruck en 2008. Dans la phase finale, plus de 400 utilisateurs travailleront avec Acta Nova. Peu à peu, le système a été élargi pour inclure l'accès à des systèmes spécialisés tels que la gestion des subventions, et le contenu a été enrichi par un grand nombre de migrations de données provenant de plusieurs systèmes existants. Grâce à l'intégration des formulaires en ligne, les données entrantes peuvent être transférées très efficacement et traitées dans l'application sans entrées redondantes.
Client
La ville d'Innsbruck est une municipalité moderne qui compte environ 130 000 habitants. En tant que capitale du Tyrol, elle remplit également un grand nombre de tâches pour la région environnante étendue.
Faits marquants
- Traitement efficace des affaires
- Implication de divers domaines spécialisés tels que la gestion des contrats et des offres et l'aide à la jeunesse
- Gestion simple des délais
- Automatisation de l'échange d'informations
- Création aisée de documents standard à l'aide de modèles
- Réduction des coûts d'impression
Les technologies
- re-motion Framework
- Microsoft .NET Framework 4.5
- Windows Server 2012
- MS SQL Server
- MS Internet Information Server
Situation initiale: Remplacement des logiciels existants
« L’introduction de logiciels modernes pour la gestion des fichiers électroniques était nécessaire pour répondre aux exigences complexes d’une ville moderne et pour satisfaire le besoin des utilisateurs d’une utilisation intuitive. En même temps, la solution devait être flexible et efficace, adaptable aux exigences légales et intégrable dans notre paysage de systèmes existants. Acta Nova répond de manière optimale à toutes ces exigences pour nous », déclare Markus Vogelsberger, chef du département des applications informatiques de la ville d’Innsbruck.
L’objectif premier était de consolider le paysage historique de nombreux systèmes spécialisés et de cartographier les processus orientés vers les cas d’entreprise exclusivement par le biais du système central Acta Nova. Le défi consistait à définir les exigences des systèmes spécialisés exclusivement par le biais de paramètres de configuration et de procédure afin de pouvoir utiliser le produit sous sa forme standard sans développement de logiciel individuel.
La solution
En utilisant Acta Nova comme système central pour le traitement des affaires, les coûts d’investissement et les coûts de fonctionnement peuvent être maintenus à un faible niveau ; la capacité de diffusion est garantie par l’utilisation d’un produit standard. En coopération avec Rubicon, il a été possible jusqu’à présent de dresser la carte de toutes les procédures remplacées, y compris les informations techniques, dans le produit standard.
Nous faisons notamment un usage intensif de la fonctionnalité des données commerciales, ce qui nous permet d’adapter le système standard à nos besoins en termes de collecte d’informations commerciales et de cartographie des processus commerciaux connexes et d’utiliser des modèles de documents. Grâce à la structure claire de l’application, nous avons également pu introduire le système auprès des services spécialisés de manière indépendante. RUBICON nous a soutenus dans le cadre de migrations et de transferts de données héritées, comprenant souvent le transfert d’informations sur les versions et les flux de travail.
Les avantages en un coup d’œil
- Les affaires peuvent être traitées plus rapidement et plus efficacement.
- L’ensemble du processus d’une analyse de rentabilité, de la réception au traitement et à la notification, est mis en correspondance de manière cohérente.
- Le calendrier et les délais sont contrôlés automatiquement (fonction de rappel avec intégration directe dans l’infrastructure Microsoft Exchange).
- Tous les documents appartenant à une analyse de rentabilité sont archivés et peuvent être facilement trouvés grâce aux mécanismes de recherche intégrés, y compris les mécanismes de texte intégral.
- Automatisation de l’échange d’informations avec d’autres autorités.
- Création aisée de notifications à l’aide de modèles. L’envoi se fait directement à partir du système.
- Réduction des coûts d’impression grâce au traitement électronique.
- Interface utilisateur simple et claire.
- Pour utiliser l’application web, il suffit d’avoir une connexion Internet (pas d’achat de matériel ni de frais d’installation).
