L’obiettivo

Tutte le strutture ospedaliere nella Bassa Austria sono tenute a trasmettere il loro numero di casi COVID-19, le informazioni sull’utilizzo delle risorse nonché aggravamenti del problema all’Azienda Sanitaria Regionale ad orari prestabiliti. Tutti i rapporti e le variazioni devono essere registrati a fini di tracciabilità. L’intervallo temporale deve essere adattato con flessibilità a seconda del livello di aggravamento.

I rapporti devono essere esaminati secondo il principio della plausibilità e aggregati in una relazione sulla situazione, la quale è il punto di partenza nella riunione del comitato di crisi dell’Azienda Sanitaria Regionale della Bassa Austria. Nei modelli di calcolo per la crisi del COVID-19 i dati sono importanti e sono anche la base per i rapporti quotidiani al governo federale, E le relazioni che ne conseguono rappresentano parametri chiave per la gestione da parte dell’unità di crisi.

Al fine di alleggerire rapidamente il carico di lavoro dei dipartimenti interessati, la piattaforma doveva essere messa in funzione quanto prima, ma nel rispetto di rigorosi requisiti di qualità. Nel quadro di un intenso dialogo con gli operatori sono state esaminate diverse varianti di implementazione per una realizzazione efficiente. “Insieme abbiamo sviluppato una soluzione semplice e scalabile”, illustra Thomas Kuhta, Senior Principal Consultant presso la RUBICON. “Siamo lieti di poter realizzare un progetto così importante per il nostro sistema sanitario.”

Front-end per le registrazioni

Per le registrazioni sono a disposizione modelli in Excel da scaricare. Inoltre il sistema indica le scadenze per le registrazioni entro cui si possono caricare i dati (anche più volte). Poiché un operatore può caricare registrazioni per più siti, nel primo passo si sceglie il sito.

Acta Nova come back-end

La creazione e l’approvazione di modelli in Excel nonché la gestione dei siti e degli operatori si svolgono nel sistema di back-end. La personalizzazione necessaria per soddisfare i requisiti particolari è stata effettuata attraverso campi dati specifici.

L’organizzazione delle relazioni è memorizzata in varie fasi: inizia dalla sezione di processo “Moduli”, a cui segue un’area specifica per ciascun tipo di modulo. Le singole registrazioni, sempre assegnate a un sito, vengono inserite nella rispettiva pratica sotto forma di documento in entrata. Le registrazioni caricate più volte vengono versionate. Per la valutazione conta sempre la versione più recente.

Il database dei reporting viene riempito attraverso un servizio Parser che legge i dati dai fogli del modulo. Le valutazioni vengono implementate in Acta Nova, che si avvale del database di valutazione attraverso un oggetto proxy.

Un inizio riuscito

Il sistema di reporting online per il COVID 19 è entrato in funzione il 13 maggio 2020 in tutta la regione. Tutte le 27 strutture sanitarie dell’Azienda Sanitaria della Bassa Austria hanno caricato per la prima volta all’ora di registrazione prevista le loro relazioni sulla piattaforma. Subito dopo, la centrale ha aggregato i dati tramite il back-end e ha generato la relazione per la successiva riunione del comitato di crisi.

Nel sistema sono già registrati un totale di circa 100 registratori delle ciniche. L’uso intuitivo e semplice ha permesso di raggiungere un alto grado di accettazione tra gli utenti. In futuro anche i laboratori caricheranno le informazioni sui test attraverso il sistema.