Ran an den Bürger

Eine moderne webbasierte Fundbürolösung unterstützt den Bürgerservice und fördert die E-Government-Abdeckung. Im Mittelpunkt stehen eine ausgefeilte Suchtechnologie, die hohe Rückgabequoten ermöglicht, einfache Verwaltung der Fundgegenstände, verringerte Kommunikationskosten und kurze Aufbewahrungszeiten zur Reduktion von Lagerkosten. Vor allem aber eine vernetzte Online-Suche über alle teilnehmenden Systeme und Datenbanken.

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Der professionelle Umgang mit Bürgeranliegen ist essentiell für die Servicequalität. Dabei müssen Anfragen, die über unterschiedliche Kanäle (E-Formular, E-Mail, Telefon, persönlich, …) eingehen, schnell bearbeitet und beantwortet werden. Anfragen können online in Ihrem Serviceportal erfasst und anhand eines definierten Workflows effizient bearbeitet werden. So haben Sie immer den Überblick, welche Anfrage von wem bearbeitet wird, wo sich diese im Bearbeitungsprozess befindet und welche Schritte noch offen sind.

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Online-Formulare sind mittlerweile State-of-the-Art, um mit Bürgern in Kontakt zu treten. Die Informationen aus dem E-Formular oder E-Antrag können ohne Medienbruch direkt für die Weiterverarbeitung übernommen werden. Themenbezogene Prozesse werden so unkompliziert gestartet und die Antragsdaten automatisch als Fachdaten im System abgebildet. Die Eingangsdaten können einfach in der E-Akte zugeordnet und Bedingungen im Workflow dazu definiert werden.

Eine innovative Ergänzung bietet der Einsatz von Sprachassistenten für die Kommunikation zwischen Bürgern und Behörden. Damit wird das Einbringen von Anträgen sowie Statusabfragen im Rahmen von Verwaltungsverfahren deutlich erleichtert.

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Jeden Tag kommen eine Vielzahl an Eingängen über unterschiedliche Kanäle (Post, E-Mail, Portal, Online-Formular,...) in eine Behörde. Die manuelle Bearbeitung der Eingänge nimmt viel Zeit in Anspruch und verursacht somit laufend Kosten. Mit einem integrierten Eingangsmanagement lässt sich der gesamte zentrale Informationseingang, egal ob Briefe, Rechnungen, E-Mails oder Eingangspost, automatisiert erfassen, indexieren, verteilen und effizient weiterverarbeiten.

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Entscheider verbringen viel Zeit in Sitzungen. Daher ist es wichtig, diese professionell zu organisieren. Das Modul „Sitzungsdienst“ ermöglicht eine effiziente Vorbereitung, Führung und Nachbereitung von Sitzungen in öffentlichen Behörden wie etwa Gemeinden, Stadtverwaltungen, Landtagen oder auch Hochschulen.

Das Versenden von Sitzungseinladungen, die fachübergreifende Zusammenarbeit sowie das automatisierte Erstellen von Sitzungsvorlagen wird optimal unterstützt. Die Sitzungsverwaltung kann, je nach Anforderung, individuell angepasst werden. Somit können Prozesse wie die Erstellung der Agenda, die Bearbeitung einzelner Akten und Vorgänge oder auch die Zuordnung von Sitzungsdokumenten effizient abgewickelt werden.

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Behörden versenden eine Vielzahl an Briefen und Dokumenten, wodurch hohe Portokosten entstehen. Die elektronische Zustellung ermöglicht ihnen Einsparungen und effizientere Abläufen, während Privatpersonen und Unternehmen komfortabel Zugriff auf elektronisch zugestellte Dokumente am PC, Tablet oder Smartphone haben.

Die Kombination von E-Zustellung und E-Akte bietet durchgängiges E-Government vom Antrag bis zur Zustellung. Der Briefversand wird einfacher, schneller, sicherer und günstiger. Sendungen werden prioritär elektronisch versandt. Bei Unzustellbarkeit erfolgt vollautomatisiert eine postalische Briefzustellung. Der gesamte Zustellungsablauf wird lückenlos dokumentiert und erfolgt rechtsgültig nach den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen.

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