Ran an den Bürger
Moderne Online-Services ermöglichen den Behörden ihre Dienstleistungen über den traditionellen Weg hinaus einer breiten Öffentlichkeit zugänglich zu machen und den Bürgerservice weiter zu verbessern. Bürgerinnen und Bürger können dadurch immer mehr Behördenwege komfortabel online absolvieren. Auch die öffentliche Verwaltung profitiert von effizienteren Abläufen und sinkenden Kosten durch den Einsatz serviceorientierter IT-Lösungen.
Die E- Government-Initiative „Ran an den Bürger“ bietet die ideale Basis für die Umsetzung von Online-Bürgerservices. Erfahren Sie im Folgenden mehr zu ausgewählten Fachverfahren.
Elektronisches Fundbüro
Eine moderne webbasierte Fundbürolösung unterstützt den Bürgerservice und fördert die E-Government-Abdeckung. Im Mittelpunkt stehen eine ausgefeilte Suchtechnologie, die hohe Rückgabequoten ermöglicht, einfache Verwaltung der Fundgegenstände, verringerte Kommunikationskosten und kurze Aufbewahrungszeiten zur Reduktion von Lagerkosten. Vor allem aber eine vernetzte Online-Suche über alle teilnehmenden Systeme und Datenbanken. Mit Codierungssystemen wird persönliches Eigentum aus der physischen Welt mit dem elektronischen Fundbüro verknüpft und unterstützt so den Bürgerservice nachhaltig.Anliegen- und Beschwerdemanagement
Der professionelle Umgang mit Anfragen von Kunden, Bürgern oder Mitarbeitern ist essentiell für die Servicequalität. Dabei müssen Anfragen, die über unterschiedliche Kanäle (E-Formular, E-Mail, Telefon, persönlich, …) eingehen, schnell bearbeitet und beantwortet werden. Mit einem modernen Anliegen- und Beschwerdemanagement können Anfragen online in Ihrem Serviceportal erfasst und anhand eines definierten Workflows effizient bearbeitet werden. So haben Sie immer den Überblick welche Anfrage von wem bearbeitet wird, wo sich diese im Bearbeitungsprozess befindet und welche Schritte noch offen sind.
E-Formulare / E-Kommunikation
Online-Formulare sind mittlerweile State-of-the-Art, um mit Kunden und Bürgern in Kontakt zu treten. Die Informationen (Metadaten und Dokumente) können ohne Medienbruch aus einem E-Formular oder E-Antrag direkt für die Weiterverarbeitung übernommen werden. Themenbezogene Prozesse können so unkompliziert gestartet werden und die Antragsdaten werden ohne Programmierung als Fachdaten im System abgebildet. Über eine einfache Administration können die Eingangsdaten in der E-Akte zugeordnet und Bedingungen im Workflow dazu definiert werden.
Eine innovative Ergänzung zu den elektronischen Formularen bietet der Einsatz von Smart Home Devices als Sprachassistent für die Kommunikation zwischen Bürgern und Behörden. Damit wird das Einbringen von Anträgen sowie Statusabfragen im Rahmen von Verwaltungsverfahren deutlich erleichtert. Nutzen auch Sie die neuen technologischen Möglichkeiten als zusätzlichen Kommunikationskanal, um der Kommunikation mit ihren Bürgern eine neue Facette zu geben.
Eingangsmanagement
Jeden Tag kommen eine Vielzahl an Eingängen über unterschiedliche Kanäle (Post, E-Mail, Portal, Online-Formular,...) in eine Behörde. Die manuelle Bearbeitung der Eingänge nimmt viel Zeit in Anspruch und verursacht somit laufend Kosten. Mit einem integrierten Eingangsmanagement lässt sich der gesamte zentrale Informationseingang, egal ob Briefe, Rechnungen, E-Mails oder Eingangspost, automatisiert erfassen, indexieren, verteilen und effizient weiterverarbeiten.
E-Zustellung
Behörden müssen eine Vielzahl an Briefen und Dokumenten versenden, wodurch hohe Portokosten entstehen. Gleichzeitig stehen sie vor der Herausforderung einerseits ihre Budgets weiter konsolidieren zu müssen und andererseits ihre Services im Sinne eines modernen Dienstleisters zu verbessern. Mit der elektronischen Zustellung gelingt es beide Forderungen zu erfüllen. Behörden profitieren von effizienteren Abläufen und sinkenden Kosten, während Privatpersonen und Unternehmen komfortabel Zugriff auf elektronisch zugestellte Dokumente am PC, Tablet oder Smartphone haben.
In Kombination von E-Akte und E-Zustellung wird durchgängiges E-Government vom Antrag bis zur Zustellung ermöglicht. Der elektronische wie auch physische Briefversand wird einfacher, schneller, sicherer und günstiger. Sendungen werden prioritär elektronisch versandt. Bei Unzustellbarkeit auf elektronischem Weg erfolgt vollautomatisiert eine postalische Briefzustellung. Der gesamte Zustellungsablauf wird lückenlos dokumentiert und erfolgt nachweislich sowie rechtsgültig nach den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen.
E-Zusammenarbeit
Wissen und Erfahrung innerhalb der Organisation zu teilen ist auch für Behörden von zentraler Bedeutung. Die Nutzung dieses „sozialen Kapitals“ ist jedoch nicht selbstverständlich. Im europäischen Raum gibt es noch großes Potenzial für gezieltes Wissensmanagement und interaktive Zusammenarbeit. Zentrale Kommunikationsplattformen ermöglichen einen schnelleren Zugriff auf Wissen, bessere Projektzusammenarbeit und Kommunikation sowie eine Steigerung erfolgreicher Innovationen (McKinsey, 2012).
Acta Nova bietet die ideale Basis für E-Zusammenarbeit. Der Informationseingang aller Personen, die gemeinsam an einem Thema arbeiten, lässt sich strukturiert erfassen. Gezieltes Workflowmanagement gestaltet den Arbeitsprozess transparent und stellt die fristengerechte Erledigung sowie durchgängige Dokumentation sicher. Darüber hinaus dient sie als zentrale Wissensdatenbank mit umfangreichen Recherchemöglichkeiten und rechtssicherer Archivierung.
Sitzungsdienst
Entscheider haben häufig volle Terminkalender und verbringen einen großen Teil ihrer Zeit in Meetings und Sitzungen. Daher ist es wichtig, diese professionell und produktiv zu organisieren. Das Modul „Sitzungsdienst“ ermöglicht eine effiziente Vorbereitung, Führung, Nachbereitung und Verwaltung von Sitzungen in öffentlichen Behörden wie etwa Gemeinden, Stadtverwaltungen, Landtagen oder auch in Hochschulen.
Das Versenden von Sitzungseinladungen, die fachübergreifende Zusammenarbeit diverser Abteilungen sowie das automatisierte Erstellen von Sitzungsvorlagen wird mit dem Modul Sitzungsdienst optimal unterstützt. Die Sitzungsverwaltung kann, je nach Anforderung, individuell angepasst werden. So können Prozesse wie z.B. die Erstellung der Agenda, die Bearbeitung einzelner Akten und Vorgänge oder auch die Zuordnung von Sitzungsdokumenten mittels übersichtlicher Objektstruktur effizient abgewickelt werden.
Ran an den Bürger mit Acta Nova
Alle diese Bürgerservices stehen Ihnen mit Acta Nova, der umfassenden Gesamtlösung für das effiziente Management von Geschäftsfällen und Vorgängen, zur Verfügung. Mit inkludierten Dokumenten- und Workflowmanagement vereinfacht Acta Nova die strukturierte Erledigung von Geschäftsfällen – und bildet dabei alle Stadien nachvollziehbar ab.
Die Produkte der Initiative „Ran an den Bürger“:
- Acta Nova: ein Produkt der RUBICON IT GmbH
- Codierungssystem Code24.de: ein Produkt der PinKey AG
- E-Formulare: ein Produkt der aforms2web solutions & services GmbH
- E-Kommunikation & E-Zusammenarbeit: Produkte der Unisys Österreich GmbH
- E-Zustellung: ein Produkt der HPC Duale Zustellsysteme GmbH
- Sitzungsdienst: ein Acta Nova Modul der TechTalk Software Support Handelsgesellschaft m.b.H.
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