Moderne Online-Services ermöglichen den Behörden ihre Dienstleistungen über den traditionellen Weg hinaus einer breiten Öffentlichkeit zugänglich zu machen und den Bürgerservice weiter zu verbessern. Bürgerinnen und Bürger können dadurch immer mehr Behördenwege komfortabel online absolvieren. Auch die öffentliche Verwaltung profitiert von effizienteren Abläufen und sinkenden Kosten durch den Einsatz serviceorientierter IT-Lösungen.
Die E- Government-Initiative „Ran an den Bürger“ bietet die ideale Basis für die Umsetzung von Online-Bürgerservices. Erfahren Sie mehr zu den folgenden Fachverfahren.
Online-Formulare sind mittlerweile State-of-the-Art, um mit Kunden und Bürgern in Kontakt zu treten. Die Informationen (Metadaten und Dokumente) können ohne Medienbruch aus einem E-Formular oder E-Antrag direkt für die Weiterverarbeitung übernommen werden. Themenbezogene Prozesse können so unkompliziert gestartet werden und die Antragsdaten werden ohne Programmierung als Fachdaten im System abgebildet. Über eine einfache Administration können die Eingangsdaten in der E-Akte zugeordnet und Bedingungen im Workflow dazu definiert werden.
Eine innovative Ergänzung zu den elektronischen Formularen bietet der Einsatz von Smart Home Devices als Sprachassistent für die Kommunikation zwischen Bürgern und Behörden. Damit wird das Einbringen von Anträgen sowie Statusabfragen im Rahmen von Verwaltungsverfahren deutlich erleichtert. Nutzen auch Sie die neuen technologischen Möglichkeiten als zusätzlichen Kommunikationskanal, um der Kommunikation mit ihren Bürgern eine neue Facette zu geben.
Behörden müssen eine Vielzahl an Briefen und Dokumenten versenden, wodurch hohe Portokosten entstehen. Gleichzeitig stehen sie vor der Herausforderung einerseits ihre Budgets weiter konsolidieren zu müssen und andererseits ihre Services im Sinne eines modernen Dienstleisters zu verbessern. Mit der elektronischen Zustellung gelingt es beide Forderungen zu erfüllen. Behörden profitieren von effizienteren Abläufen und sinkenden Kosten, während Privatpersonen und Unternehmen komfortabel Zugriff auf elektronisch zugestellte Dokumente am PC, Tablet oder Smartphone haben.
In Kombination von E-Akte und E-Zustellung wird durchgängiges E-Government vom Antrag bis zur Zustellung ermöglicht. Der elektronische wie auch physische Briefversand wird einfacher, schneller, sicherer und günstiger. Sendungen werden prioritär elektronisch versandt. Bei Unzustellbarkeit auf elektronischem Weg erfolgt vollautomatisiert eine postalische Briefzustellung. Der gesamte Zustellungsablauf wird lückenlos dokumentiert und erfolgt nachweislich sowie rechtsgültig nach den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen.
Wissen und Erfahrung innerhalb der Organisation zu teilen ist auch für Behörden von zentraler Bedeutung. Die Nutzung dieses „sozialen Kapitals“ ist jedoch nicht selbstverständlich. Im europäischen Raum gibt es noch großes Potenzial für gezieltes Wissensmanagement und interaktive Zusammenarbeit. Zentrale Kommunikationsplattformen ermöglichen einen schnelleren Zugriff auf Wissen, bessere Projektzusammenarbeit und Kommunikation sowie eine Steigerung erfolgreicher Innovationen (McKinsey, 2012).
Acta Nova bietet die ideale Basis für E-Zusammenarbeit. Der Informationseingang aller Personen, die gemeinsam an einem Thema arbeiten, lässt sich strukturiert erfassen. Gezieltes Workflowmanagement gestaltet den Arbeitsprozess transparent und stellt die fristengerechte Erledigung sowie durchgängige Dokumentation sicher. Darüber hinaus dient sie als zentrale Wissensdatenbank mit umfangreichen Recherchemöglichkeiten und rechtssicherer Archivierung.Entscheider haben häufig volle Terminkalender und verbringen einen großen Teil ihrer Zeit in Meetings und Sitzungen. Daher ist es wichtig, diese professionell und produktiv zu organisieren. Das Modul „Sitzungsdienst“ ermöglicht eine effiziente Vorbereitung, Führung, Nachbereitung und Verwaltung von Sitzungen in öffentlichen Behörden wie etwa Gemeinden, Stadtverwaltungen, Landtagen oder auch in Hochschulen.
Das Versenden von Sitzungseinladungen, die fachübergreifende Zusammenarbeit diverser Abteilungen sowie das automatisierte Erstellen von Sitzungsvorlagen wird mit dem Modul Sitzungsdienst optimal unterstützt. Die Sitzungsverwaltung kann, je nach Anforderung, individuell angepasst werden. So können Prozesse wie z.B. die Erstellung der Agenda, die Bearbeitung einzelner Akten und Vorgänge oder auch die Zuordnung von Sitzungsdokumenten mittels übersichtlicher Objektstruktur effizient abgewickelt werden.
Alle diese Bürgerservices stehen Ihnen mit Acta Nova, der umfassenden Gesamtlösung für das effiziente Management von Geschäftsfällen und Vorgängen, zur Verfügung. Mit inkludierten Dokumenten- und Workflowmanagement vereinfacht Acta Nova die strukturierte Erledigung von Geschäftsfällen – und bildet dabei alle Stadien nachvollziehbar ab.
Die Produkte der Initiative „Ran an den Bürger“: