Digitale Verarbeitung von Posteingängen

 

Das Problem

Jeden Tag kommen eine Vielzahl an Eingängen über unterschiedliche Kanäle (Post, E-Mail, Portal, Online-Formular,...) an zentraler Stelle in ein Unternehmen. Sie müssen an die richtigen Empfänger verteilt und schnell weiter verarbeitet werden. Die Bearbeitung der Eingänge nimmt viel Zeit in Anspruch und verursacht somit laufend Kosten.


Die Lösung

Mit Acta Nova lässt sich der gesamte zentrale Informationseingang eines Unternehmens automatisiert erfassen, verteilen und effizient weiterverarbeiten. Das betrifft beispielsweise diese Bereiche:
  • Rechnungen: Digitale Erfassung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen.
  • E-Mails: Informationen und Dokumente aus der digitalen Korrespondenz bleiben nicht isoliert im Posteingang liegen, sondern werden strukturiert abgelegt und entsprechend zugeordnet.
  • Posteingang: Rasche Verteilung der Informationen und Vermeidung von Medienbrüchen.
 

Features

  • Schnelle Erfassung von papierbasierten und elektronischen Eingängen (Outlook, Exchange, Aformsolution, Canon IRIS etc.)
  • Volltextindizierung zur umfassenden Suche
  • Einfache Zuordnung an die zuständige Stelle
  • Verknüpfung von Eingängen und Objekten
  • Workflow-Unterstützung zur Steuerung des Bearbeitungsprozesses (Standard- und Adhoc-Workflows)
  • Einfache Abbildung von individuellen Daten (z.B. Trackingsnummer, Lieferant, Zahlungsziel,..)
  • Automatisierte Erinnerungen (z.B. zur Einhaltung von Zahlungsfristen)
  • Revisionssichere, digitale Archivierung von Posteingängen (z.B. nach gesetzlichen Bestimmungen)

Ihre Vorteile

  • Alle Informationen auf Knopfdruck verfügbar: Gezielte Suche anhand von Dokumentinhalten oder Metainformationen.
  • Medienbruchfreie Verarbeitung: Eingescannte Papierdokumente und elektronische Informationen werden zusammengeführt.
  • Transparenter Arbeitsablauf vom Eingang bis zur Archivierung
  • Revisionssichere Dokumentation des gesamten Prozesses
  • Individuelle Konfiguration: Die Bearbeitungsschritte lassen sich flexibel an den individuellen Bearbeitungs- und Freigabeprozess anpassen.
  • Stark verkürzte Durchlaufzeiten, Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung
 
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