Meilenstein: Ski Austria setzt bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen auf RUBICON
Mit Ski Austria setzt einer der größten Sportfachverbände Österreichs bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen wie dem Vertragsmanagement und der Kommunikation auf eine RUBICON-Lösung: Mit Acta Nova erfolgt die Verwaltung zentral und einheitlich. Über ein intuitives Online-Portal mit Self-Service-Funktionen stehen Mitarbeiter:innen und Athlet:innen vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten und Daten jederzeit zur Verfügung.Ski Austria: Mit etwa 135.000 Mitgliedern einer der größten Sportfachverbände Österreichs
Der österreichische Skiverband Ski Austria zählt zu den größten Sportfachverbänden Österreichs und ist der zentrale Bestandteil der österreichischen Skilandschaft. Mit über 1.100 Vereinen und etwa 135.000 Mitgliedern, davon etwa 400 Kaderathlet:innen in 14 Ski- und Snowboarddisziplinen aller Altersgruppen, bringt er zahlreiche Verwaltungsaufgaben im Vertragsmanagement mit sich. Das zentrale Dokumenten- und Vorlagenmanagement ist komplex und bindet enorme Zeit- und Personalressourcen für die Verwaltung einer großen Menge an Personendaten und Aufgaben. Um diese Herausforderung effizienter abzubilden, wurde eine digitale Lösung angestrebt.Digitalisierung der Geschäftsprozesse aufgrund hoher Datenmengen als Herausforderung
Mit Projektstart 2022 bestand eines der Ziele dieser Digitalisierung darin, Dokumente wie Dienstverträge, Richtlinien, aber auch Wettkampfregeln sowie die zugehörigen Prozesse, virtuell einheitlich darzustellen. Als weiterer Schwerpunkt wurde die Kommunikation mit den Athlet:innen definiert. Diese sollte nicht mehr per E-Mail-Verkehr erfolgen, sondern über ein zeitgemäßes Portal mit zusätzlichen Self-Service-Funktionen.Ein vereinheitlichtes Datenmanagement einer Vielzahl an Personendaten innerhalb des Skiverbandes aus den Bereichen Sport und Verwaltung war die erste Herausforderung. Auch die Vereinheitlichung von Vorlagen und die Etablierung einer zentralen Ablage von Dokumenten stellten einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung der Geschäftsprozesse dar. Die Bereitstellung eines Online-Portals zur Kommunikation mit den Athlet:innen war eine weitere Anforderung an die Lösung. Über dieses Portal sollten dann Dokumente eigenständig hochgeladen und Personenstammdaten laufend angepasst werden können. Damit wäre der Service 24/7 verfügbar.
Acta Nova mit einem Online-Portal als digitale Lösung für Ski Austria
Das RUBICON Produkt Acta Nova war hierfür perfekt geeignet. Gemeinsam mit Ski Austria wurden daher Prozesse erarbeitet und definiert, um diese sinnvoll in Acta Nova abbilden zu können. Bereits im Dezember 2022 wurde ein Backoffice-System auf Basis von Acta Nova live gesetzt. Auch eine erste Version des Informationsportals ging live. Seitdem läuft der komplette Prozess des Vertragsmanagements von Athlet:innen und Betreuer:innen zentral über Acta Nova. Gemeint ist damit die Erstellung, als auch die versionierte Ablage von Dienstverträgen, Richtlinien, Anleitungen etc. Etwaige Änderungen sind daher nun mit einem Blick einfach und schnell nachzuvollziehen.
Über das von RUBICON entwickelte Portal haben Mitarbeiter:innen bzw. Athlet:innen jederzeit Zugriff auf ihre persönlichen Daten und auf den Verlauf ihrer Dokumente. Diese Daten werden zudem bei Bedarf mit anderen Systemen synchronisiert. Damit bleiben über eine Verknüpfung beispielsweise auch die Daten auf der Ski Austria Website stets aktuell. Ein deutlicher Mehrwehrt für alle.
Automatisierte Dienstverträge via Acta Nova
Mit Acta Nova wurde die Erstellung von Standarddokumenten wie Dienstverträgen automatisiert. Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis für die Mitarbeiter:innen in der Verwaltung von Ski Austria. Sobald die Personendaten in Acta Nova eingegeben werden, erfolgt die Generierung des entsprechenden Dienstvertrages automatisch. Dieser kann in weiterer Folge, falls notwendig, bearbeitet oder ergänzt werden. Dies ist etwa der Fall, wenn zusätzliche Informationen zur Person oder dem Vertrag einlangen.Sobald der Dienstvertrag fertiggestellt ist, geht der Weg weiter zur elektronischen Signatur, die nochmals den Prozess beschleunigt. Es wird ein automatischer Signaturauftrag über einen externen Signatur-Partner erstellt. Die betreffende Person bekommt daraufhin eine Benachrichtigung über das Informationsportal oder per E-Mail und kann die Signatur dann elektronsich vornehmen. So werden Dienstverträge ganz einfach und direkt online signiert und auch gleich automatisch abgelegt.
In der Zielgeraden: Testphase im Realbetrieb
Mit dem Einsatz der vielfach bewährten Lösung Acta Nova ging es dann schnell in die Zielgerade. Das System wurde im Realbetrieb mehrere Monate ausgiebig getestet. Und das mit Erfolg: Allein im Oktober 2023 wurden über Acta Nova etwa 70 neue Dienstverträge für Trainer:innen und Betreuer:innen erstellt. Auch Dienstverträge für Mitarbeiter:innen werden laufend ergänzt. Schritt für Schritt werden weitere Gruppen wie freie Dienstnehmer:innen oder Beratungsaufträge etc. folgen.
Erfolgreicher Sprung in die Digitalisierung
Die Geschäftsprozesse von Ski Austria und die Kommunikation mit den Athlet:innen wurde mittels Acta Nova und dem Online-Portal auf ein neues Level gehoben. Erfolgreiche Digitalisierung für alle Beteiligten!Sie wollen mehr über dieses Thema erfahren? Jetzt unverbindlich anfragen!
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