GEVER a été mis en service dans les premiers offices fédéraux suisses en tant que système central pour la gestion électronique des dossiers. Depuis l'automne 2021, GEVER est utilisé dans toute l'administration fédérale. Environ 30.000 employés fédéraux travaillent avec le nouveau logiciel, qui est basé sur Acta Nova, un produit de RUBICON IT GmbH.
À la suite d'un appel d'offres de l'OMC, le feu vert a été donné en septembre 2016 pour l'un des plus grands projets informatiques de ces dernières années en Suisse - le renouvellement du système central de gestion des dossiers et des affaires GEVER. Le contrat a été attribué à l'intégrateur de renommée internationale Atos et à la société autrichienne de logiciels RUBICON. Avec le produit standard Acta Nova proposant la gestion de dossiers, gestion de documents et de flux de travail, le logiciel développé par RUBICON est le coeur de la nouvelle application GEVER du gouvernement suisse.
Faits et chiffres
- Gestion électronique des dossiers uniformisée à l'échelle nationale
- Comprend la Chancellerie fédérale, 7 départements et près de 90 bureaux
- Jusqu’à 30.000 utilisateurs
- OFEV : près de 40 millions de dossiers ont été migrés
Le cœur du programme GENOVA pour la coopération inter-organisationnelle
L’objectif du programme GENOVA mis en place par la Confédération est de permettre un travail quotidien de traitement des dossiers et des affaires du pays : dans les sept départements, la Chancellerie fédérale et les quelque 90 bureaux, en utilisant un outil standard pour environ 30 000 employés. L’administration fédérale suisse s’appuie sur Acta Nova comme outil stratégique pour son ambitieux projet de numérisation des processus administratifs. Avec l’aide d’Acta Nova, les processus commerciaux de l’administration fédérale seront numérisés de bout en bout et sans discontinuité de support, ce qui permettra un traitement efficace et conforme des affaires.
La Chancellerie fédérale est responsable du projet, et avec ISCEco comme prestataire de services, une architecture d’infrastructure stable et surtout évolutive a été créée pour les années à venir, qui permettra la conversion progressive dans les départements et les bureaux.
Dans ce but, des outils appropriés pour la mise en œuvre de migrations industrialisées, le transfert d’organigrammes, des modèles de processus ainsi qu’une multitude d’interfaces pour la communication inter et supra-départementale ont été produits dans le cadre du projet. Acta Nova sert également de système de connexion des agences externes, afin qu’elles puissent mener leurs affaires avec l’administration fédérale de manière numérique dans le sens de l’e-gouvernement.
Des débuts réussis dans les bureaux fédéraux
A partir d’avril 2018, les premiers offices fédéraux ont été autorisés à introduire le nouveau système GEVER étape par étape afin de le tester au quotidien. Les possibilités offertes par Acta Nova dans le domaine du flux de travail et du mappage des métadonnées spécifiques aux sujets dans le système de classification ont été particulièrement convaincantes.
« Avec Acta Nova comme système GEVER, nous avons mis en place un produit tourné vers l’avenir et extrêmement flexible, qui n’est pas seulement utilisé pour les affaires classiques du gouvernement fédéral, mais aussi comme plateforme de projets et de procédures spécialisées »
En septembre 2019, l’OFEV (Office fédéral de l’environnement), l’un des plus grands offices, a commencé à exploiter GEVER avec succès. Près de 40 millions de dossiers ont été migrés, afin que les employés puissent continuer de travailler sans problème dans le nouveau système GEVER-Bund. À la fin de l’année 2019, GEVER a été introduit dans tous les offices fédéraux du DETEC (Département fédéral de l’environnement, des transports, de l’énergie et de la communication) avec plus de 4 000 utilisateurs. En outre, RUBICON développe constamment les fonctionnalités en étroite collaboration avec tous les actionnaires.
