Processus de pétition électronique

    Processus de pétition électronique

    Landtag Baden Württemberg

    L’utilisation d’un nouveau système de traitement des opérations intégrant un outil de gestion des documents et du flux de travail permet au Landtag du Land de Bade-Wurtemberg d’accroître considérablement son efficacité tout en réduisant les coûts liés au traitement des procédures de pétition. Acta Nova, le logiciel de traitement des processus de RUBICON, en constitue la base technologique. 

    Situation initiale : remplacement du logiciel existant

    Les citoyennes et les citoyens qui se sentent désavantagés par les décisions prises par les services administratifs et les autorités peuvent adresser une pétition au Landtag. Près de 100 pétitions sont soumises chaque mois au Landtag du Land de Bade-Wurtemberg. Toutes doivent être examinées, traitées et tranchées rapidement.

    Cependant, le logiciel utilisé jusqu’à présent était désuet et n’était plus en mesure de répondre aux exigences actuelles ; par ailleurs, le support technique de cette solution passée d’âge devenait de plus en plus difficile.

    Renouveler le logiciel existant aurait été extrêmement compliqué et coûteux. Heureusement, nous avons trouvé avec Acta Nova une solution de traitement informatique des fichiers et des opérations répondant dès le début à bon nombre de nos besoins.

    Ralph Geisser, responsable informatique du Landtag de Bade-Wurtemberg

    Acta Nova, le produit de base développé par RUBICON pour les dossiers électroniques, contient déjà de nombreuses fonctionnalités requises, en particulier des fonctions pour les dossiers électroniques. L’extension nécessaire pour remplacer l’application existante peut ainsi être réalisée à moindres coûts.

    La solution : une assistance pour l’ensemble de la procédure de pétition

    RUBICON a développé une nouvelle solution logicielle améliorée et basée sur Acta Nova pour les procédures de pétition. Pour cela, le traitement des processus et la gestion des documents ont été configurés conformément aux exigences du Landtag et complétés par des éléments spécifiques à la procédure. Par ailleurs, les données et les informations des versions issues de l’exploitation de plus de 10 ans du système précédent ont été entièrement intégrées au nouveau système.

    L’application ainsi créée prend en charge l’intégralité de la procédure de pétition, y compris la gestion des sessions s’y rattachant : les pétitions présentées sont examinées et envoyées au membre du gouvernement compétent afin qu’il donne un avis sur la situation factuelle et juridique. Sur la base de ce rapport, une décision est préparée par la Commission des pétitions. La décision finale concernant chaque pétition est ensuite prise lors de la session plénière du Landtag.

    Processus de pétition

    Les avantages en un coup d’œil

    • Les procédures de pétition peuvent être traitées plus rapidement et plus efficacement.
    • Le déroulement complet d’une pétition, de sa réception aux accords en passant par son traitement est illustré dans son intégralité.
    • Le statut actuel d’une pétition peut être vu en un coup d’œil.
    • Les dates et les délais sont automatiquement surveillés (fonction de rappel avec intégration directe dans l’infrastructure Microsoft Exchange).
    • Tous les documents liés à une pétition (avis, comptes-rendus, décisions, ...) sont archivés et peuvent facilement être trouvés grâce aux mécanismes de recherche intégrés.
    • Assistance à la préparation et au suivi des sessions. Les invitations avec les points à l’ordre du jour, le document de consultation compilé ainsi que le compte-rendu de la session sont ainsi automatiquement disponibles via le système de gestion entièrement automatisé des modèles.
    • Automatisation de l’échange d’informations avec les ministères.
    • Création en toute facilité d’accords à l’aide de modèles. L’envoi se fait directement depuis le système.
    • Réduction des coûts d’impression grâce au traitement informatique.
    • Interface utilisateur simple et claire.
    • Haut niveau de sécurité des investissements grâce à l’utilisation de technologies de pointe.

     

    Perspectives

    Il était important dans un premier temps de remplacer rapidement l’ancien logiciel. La nouvelle solution de RUBICON fut prête à l’emploi après seulement six mois de mise en œuvre du projet. À l’avenir, la gamme de fonctions sera élargie afin de pouvoir illustrer le traitement informatique complet des pétitions, de la réception au retour d’information, permettant ainsi d’automatiser davantage les services du Landtag.

    “La solution développée par RUBICON est un excellent exemple d’administration électronique moderne. Nous pouvons ainsi traiter les pétitions encore plus efficacement et améliorer davantage le service rendu à nos citoyens. De nombreuses étapes ont été automatisées et simplifiées ", résume Ralph Geisser, responsable informatique.

    Captures d'écran

    Gestion électronique des pétitions

     
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