En collaboration avec ses partenaires d'intégration et de mise en œuvre, RUBICON a organisé l’événement « Administration en ligne entièrement intégrée - Avenir ou fiction? » le 22 mai 2018 dans la ville fédérale de Berne. Des présentations basées sur des aspects pratiques ou théoriques ont permis de montrer comment, grâce à un système GEVER moderne comme Acta Nova, il est aujourd’hui possible de travailler sans discontinuité entre les différents supports.
Plus de 100 participants de l'administration publique et d’entreprises suisses ont accepté l'invitation à l’événement localisé à la Welle 7. Christoph Unger, directeur commercial chez RUBICON, a modéré l'événement. Dans son discours d’introduction, il a souligné l'importance croissante des services en ligne pour les citoyens, et comment l'administration publique bénéficie de processus plus efficaces et de la diminution des coûts des solutions informatiques orientées services.
Les présentations des spécialistes de RUBICON et ses partenaires ont montré les applications pratiques d’Acta Nova basées sur les meilleures pratiques:
Créer et gérer des requêtes de manière simple
aforms2web
Marvin Behrendt, PDG d’aforms2web, a présenté une stratégie pour la création et la gestion de formulaires en ligne dans l’environnement GEVER. Le message clé de sa présentation était la nécessité de « repenser le formulaire » et de mettre en place une large gamme de formulaires dès le départ.
Gestion efficace des informations
RUBICON
Stefanie Zankl, spécialiste du produit Acta Nova, a repris la présentation de Marvin Behrendt et a montré comment les informations requises peuvent être transférées directement d’un formulaire ou d’une application électronique pour un traitement dans Acta Nova sans discontinuité. L’efficacité et l’automatisation de la gestion des données entrées dans différentes situations techniques ont été clairement présentées dans le cadre de cette présentation.
Gestion de réunions
TechtTalk
Markus Struggl, expert Acta Nova chez TechTalk, a présenté le service de gestion des réunions, un composant d’Acta Nova développé par TechTalk. Celui-ci permet de gérer la planification, la préparation et l’exécution de réunions. Une intégration approfondie dans le système GEVER permet une préparation, un déroulement, un suivi et une gestion des réunions efficaces.
GEVER en tant que projet d’organisation
docuteam
Lors d’une présentation divertissante, Andreas Steigmeier, PDG de docuteam, a expliqué comment GEVER a été introduit avec succès en tant que projet d’organisation, en plusieurs étapes. Viser la durabilité, la mettre en œuvre et la sécuriser ont été des facteurs clés pour un lancement réussi.
« Il s’agit de positionner GEVER comme une initiative stratégique et comme base d’une transformation numérique de l’administration », explique Andreas Steigmeier.
Gestion des documents dans GEVER
RUBICON
Dans une présentation centrée sur la pratique, Dagmar Pill, expert du produit Output Management et Clemens Szedlacsek, expert du produit GEVER Acta Nova, ont montré comment la gestion professionnelle de modèles de documents peut être combinée avec des processus efficaces et une gestion simple des documents et des flux de travail. La présentation se concentrait sur la possibilité de gérer des modèles de documents uniformes pour toutes les formes de correspondance à l’intérieur et à l’extérieur d’un système GEVER.
GEVER, projet informatique ou projet organisationnel ?
Wistar
Dans sa présentation, Claude Michel, Senior Project manager chez Wistar Consulting, s’est concentré sur la question « GEVER, projet informatique ou projet organisationnel ? » Il a défendu l’idée que les aspects organisationnels d’une mise en œuvre de GEVER constituent la base pour atteindre avec succès l’objectif via la mise en œuvre technique.
E-livraison et traçabilité
hpc DUAL
Josef Schneider, PDG et fondateur de hpc DUAL, a démontré comment un envoi de courrier électronique traçable, juridiquement conforme, peut être mise en œuvre sans rupture de support à partir d’un système GEVER avec la solution hpc DUAL Briefbutler. La solution permet par la même occasion de diminuer les coûts et le travail nécessaires pour l’envoi postal restant.
Procédure spécialisée en 20 minutes
RUBICON
Patrick Rieser, consultant produit pour Acta Nova, montre comment les exigences techniques et organisationnelles actuelles pour les procédures spécialisées peuvent être modélisées rapidement et facilement dans le système GEVER Acta Nova. Il a montré dans un exemple pratique la mise en place de formulaires en ligne, le transfert d’informations sans discontinuité liée au changement de support et le traitement ultérieur basé sur la fonctionnalité d’Acta Nova pour la gestion des données techniques.
Solution pour la gestion des objets trouvés
RUBICON
L’événement a été conclu par la présentation d’une procédure spéciale. Le chef de produit Gernot Rumpold a montré comment des procédures spéciales complexes peuvent être mises en œuvre sur la base de la technologie Acta Nova: Nova Find, service central de gestion des objets trouvés et perdus pour la Suisse.
Les organisateurs étaient ensuite disponibles dans les stands d’information de l’Atrium pour des discussions techniques approfondies. L’apéritif final a été l’occasion d’échanger expériences et cartes de visite.
Un événement réussi qui a pu répondre à la question initiale « Futur ou Fiction?», soulignant le fait qu’avec GEVER, l’administration en ligne, ou e-gouvernement entièrement intégré n’est pas une fiction, mais existe déjà dans le quotidien des citoyens.
