Basiskomponente Schriftgut: Einheitliche Dokumentenerstellung leicht gemacht

    Basiskomponente Schriftgut: Einheitliche Dokumentenerstellung leicht gemacht

    2012 hat das Bundesministerium für Finanzen die Basiskomponente Schriftgut (BKSg) bereitgestellt, um allen Ressorts die einheitliche Dokumentenerstellung zu ermöglichen. Nun ist sie auch im Bundesministerium für Justiz erfolgreich im Einsatz. Dadurch werden sämtliche Dokumente, die im Rahmen der betroffenen Geschäftsprozesse erstellt werden, vereinheitlicht und standardisiert.

    Die Aufgabenstellung

    In den Ministerien gab es eine historisch gewachsene, heterogene Landschaft verschiedenster Tools für die Erstellung von Dokumenten im Zuge standardisierter Personalprozesse. Durch die Basiskomponente Schriftgut sollte eine effiziente, einheitliche Verwaltung von Dokumentvorlagen sowie eine Verbesserung der Output-Qualität bei gleichzeitiger Kostensenkung erreicht werden.

    Die Lösung

    Die Basis für die Erstellung einheitlicher Dokumente bilden Vorlagen, die von der Fachabteilung im zentralen Repository Manager von Document Partner erstellt und verwaltet werden. Die auf Basis dieser Vorlagen erstellten Dokumente werden dann mit den entsprechenden Fachdaten befüllt. So werden fachlich korrekte Dokumente (Anträge, Bescheide, Stellungnahmen, Aktenvermerke,…) erstellt, die in weiterer Folge ganz einfach in Microsoft Word mittels eines Add-Ins geprüft, bearbeitet und ergänzt werden können.

    Neben dem Justizministerium ist die Basiskomponente Schriftgut auch im Bundesministerium für Finanzen (FinanzOnline, Transparenzdatenbank, Personalgeschäftsprozesse, zollrechtliche Bewilligungen), dem Bundesamt für Soziales und Behinderte (Personalgeschäftsprozesse) und bei der Versicherungsanstalt öffentlicher Bediensteter (Pensionskonto) im Einsatz.

    Mit dem neuen automatisierten IT-Verfahren konnten wir die Personalgeschäftsprozesse des Bundes wesentlich effizienter gestalten. Während die Abläufe früher durch Anlegen eines Papieraktes und mehrfache Weiterleitung mittels Hauspost eher zeitaufwändig und teils auch fehleranfällig waren, kann der Prozess jetzt rasch und standardkonform abgewickelt werden.

    Christian Walter, Projektleiter, RUBICON IT Gmbh

     
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