Rückblick: Das GEVER Trendforum 2023 in Bern

Die digitalisierte öffentliche Verwaltung von morgen

Nach der Keynote präsentierte das RUBICON-Team zahlreiche Eigenentwicklungen zum Produkt Acta Nova, das die digitale Plattform zur Geschäftsverwaltung (kurz: GEVER) darstellt, mit der alle Schweizer Departemente, die Bundeskanzlei und die nachgelagerten Ämter der Schweizerischen Bundesverwaltung arbeiten.

Self-Service Portale für Bürger:innenanfragen

Besonders spannend war der Vortrag von Gentics und RUBICON. Das vorgestellte Dialog Portal ermöglicht die Bereitstellung von Self-Service-Portalen in kürzester Zeit und durch Low-Code-Ansatz mit minimalem Aufwand. Dadurch ist es Behörden und Ämtern möglich, mittels Webportal in den direkten Dialog mit Kunden und Geschäftspartnern zu treten. Durch einen ganz neuen Ansatz lassen sich entsprechende Portale (oder Teile davon) auch ganz einfach modifizieren, um sie für eine neue Aufgabe zu nutzen – und das organisationsweit.

KI für schnelleres und komfortableres Arbeiten

Künstliche Intelligenz ist auch im RUBICON-Produktportfolio ein großes Thema. Hierzu wird laufend evaluiert, wie bestehende Produkte, etwa Acta Nova und Document Partner, mittels KI um praktische Features ergänzt werden können. Am GEVER Trendforum wurden dazu Einsatzmöglichkeiten und Ideen vorgestellt.

Darunter beispielsweise eine Spracheingabe, die automatisch Aktionen auslöst, Daten erfasst bzw. zuordnet. Oder die Übersetzung beliebiger Schriftstücke in verschiedene Sprachen mittels KI. Im Bereich der Suche ermöglicht die KI ein vollkommen neues unterstütztes Arbeiten, da hier zusätzlich der Kontext und Inhalte (egal ob Musik, Texte, Fotos) berücksichtigt werden können.

Hocheffizientes Inputmanagement mit KI für die schnellere Verarbeitung von Anfragen und Eingangsmanagement

Dem Thema Inputmanagement widmete sich der Partner Inovoo gemeinsam mit RUBICON. Verwaltungen stehen vor der Herausforderung mehr Aufgaben bei gleichbleibender oder sogar abnehmender Anzahl von Angestellten leisten zu müssen. Hier können Werkzeuge helfen, diese Herausforderungen zu meistern und bspw. im Zuge der Eingangserfassung KI-unterstützt zu sichen und zu strukturieren. Dieser Schritt erfordert bei manueller Verarbeitung deutliche Ressourcen an Zeit und Mitarbeitenden. Durch den Einsatz von Maschinen basiertem Lernen lässt sich die Effizienz für Standardaktivitäten massiv steigern. Im Zusammenspiel mit RUBICON Acta Nova bringt das Inovoo-Produkt NovoCxP gerade für Verwaltungen eine verzahnte Lösung, in der Eingangskommunikation automatisch ausgewertet wird, um dann mittels Acta Nova entsprechend bearbeitet zu werden.

Vollautomatische Erstellung von Sitzungsprotokollen

Der Partner Techtalk lenkte seinen Fokus auf das Thema des digitalen Sitzungsmanagements. Die Vor- und Nachbereitung sowie das Management von Sitzungen werden mit dem AddOn PLENUM schon seit Jahren deutlich vereinfacht und weiterentwickelt. Auch hier gibt es beispielsweise mit dem Sitzungsprotokoll noch Optimierungspotenzial.

Anhand eines Beispiels zum Einsatz von KI in Form von LLM wurde von Techtalk aufgezeigt, wie die tägliche Sitzungsarbeit weiter unterstützt werden kann. Dies geschieht über eine automatisierte Transkription einer per Audio oder Video aufgenommenen Sitzung. Am Ende steht ein vorgefertigtes Sitzungsprotokoll. Das Ergebnis wird nur noch durch die zuständige Person kontrolliert, bei Bedarf korrigiert und dann freigegeben. Das spart Zeit und Ressourcen. All das gab es auch live zu sehen.

Digitale Transformation: Chancen und Herausforderungen

Partner PWC Schweiz betrachtete in diesem Vortrag das Spannungsfeld der öffentlichen Verwaltung – zwischen traditionellen Prozessen und Digitalisierung, getrieben von makroökonomischen Challenges wie Datenschutz, Pandemie und Nachhaltigkeit oder den Herausforderungen im Organisationsalltag, der immer komplexere und technisch anspruchsvollere Parameter beinhaltet. Einen massiven Einfluss hat auch der demographische Wandel, der einen Wegfall des Fachkräfteangebotes in den nächsten Jahren in der Verwaltung mit sich bringt. Eine Möglichkeit diesem Mangel zu begegnen ist Technologie, etwa in Form der oben mehrmals erwähnten künstlichen Intelligenz bzw. der Prozessautomatisierung. Doch auch hier sind etwa die rechtlichen Parameter zu beachten, denn neue Zugänge bedeuten neben Chancen auch Risiken.

Innovative Geschäftskonfigurationen und schnelle Teststellungen

Im letzten Drittel des Trendforums wies Lufthansa Industry Solutions, als weitere Partnerin, auf die langjährige Erfahrung und die gute Zusammenarbeit mit RUBICON hin. Hier besteht eine Partnerschaft auf unterschiedlichen Ebenen, die auch im Output für Kund:innen deutliche Vorteile bringt. Als Beispiel wurde das Projekt eESA genannt, in dem die Schweizer Stiftungsaufsicht digitalisiert wurde und die Partner Eviden, Lufthansa und RUBICON eng zusammengearbeitet haben.

Zu guter Letzt wurde vom Partner Begasoft dargestellt, wie schnell sich Ideen mittlerweile in einen funktionierenden Online-Piloten verwandeln lassen, wenn die Parameter hierfür stimmen. Ein wesentlicher Faktor ist ein eingespieltes Team, wie es bei Begasoft und RUBICON der Fall ist. Diese enge Zusammenarbeit erlaubt kürzere Times-to-Market und bringt auch bei der Umsetzung mehrere Vorteile mit sich.