Rückblick: Das GEVER Trendforum 2023 in Bern


Rückblick: Das GEVER Trendforum 2023 – Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung

Mehr als 160 Teilnehmer:innen trafen sich im September 2023 in Bern, um sich über die neuesten Entwicklungen im Bereich der Digitalisierung der Schweizer öffentlichen Verwaltung im Rahmen von GEVER (Geschäftsverwaltung) zu informieren. Eviden und RUBICON präsentierten gemeinsam mit zahlreichen Partnerunternehmen KI-Integrationen, Automatisierung zur Prozessregelung (RPA), Produktinnovationen und lauffähige Praxisbeispiele, die vollends überzeugen konnten.

Ein Ausblick auf die digitale Zukunft der Schweizer öffentlichen Verwaltung

Das Berner Wankdorf Stadion war der perfekte Ort für einen Ausblick der besonderen Art. Eviden und RUBICON luden mit zahlreichen Partnerunternehmen ausgewählte Besucher:innen zu einem richtungsweisenden Event. Mehr als 160 Teilnehmer:innen sind dem Ruf gefolgt und konnten ein vielfältiges Programm verfolgen. Gleich zu Beginn der Veranstaltung wurde in der Keynote von Eviden auf die wachsende Bedeutung des Einsatzes von KI-basierten Methoden und Werkzeugen hingewiesen. Das Thema Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist nicht als abgeschlossenes oder begrenztes Projekt zu betrachten, sondern ein umfassender Wandel, der sich laufend weiterentwickelt.

Die digitalisierte öffentliche Verwaltung von morgen

Nach der Keynote präsentierte das RUBICON-Team zahlreiche Eigenentwicklungen zum Produkt Acta Nova, das die digitale Plattform zur Geschäftsverwaltung (kurz: GEVER) darstellt, mit der alle Schweizer Departemente, die Bundeskanzlei und die nachgelagerten Ämter der Schweizerischen Bundesverwaltung arbeiten.

Self-Service Portale für Bürger:innenanfragen

Besonders spannend war der Vortrag von Gentics und RUBICON. Das vorgestellte Dialog Portal ermöglicht die Bereitstellung von Self-Service-Portalen in kürzester Zeit und durch Low-Code-Ansatz mit minimalem Aufwand. Dadurch ist es Behörden und Ämtern möglich, mittels Webportal in den direkten Dialog mit Kunden und Geschäftspartnern zu treten. Durch einen ganz neuen Ansatz lassen sich entsprechende Portale (oder Teile davon) auch ganz einfach modifizieren, um sie für eine neue Aufgabe zu nutzen – und das organisationsweit.

KI für schnelleres und komfortableres Arbeiten

Künstliche Intelligenz ist auch im RUBICON-Produktportfolio ein großes Thema. Hierzu wird laufend evaluiert, wie bestehende Produkte, etwa Acta Nova und Document Partner, mittels KI um praktische Features ergänzt werden können. Am GEVER Trendforum wurden dazu Einsatzmöglichkeiten und Ideen vorgestellt.

Darunter beispielsweise eine Spracheingabe, die automatisch Aktionen auslöst, Daten erfasst bzw. zuordnet. Oder die Übersetzung beliebiger Schriftstücke in verschiedene Sprachen mittels KI. Im Bereich der Suche ermöglicht die KI ein vollkommen neues unterstütztes Arbeiten, da hier zusätzlich der Kontext und Inhalte (egal ob Musik, Texte, Fotos) berücksichtigt werden können.

Vermehrte Nutzung von KI und RPA (Robotic Process Automation) in der öffentlichen Verwaltung

Nach einer kurzen Pause mit einer Stärkung bei Kaffee und Brötchen ging es mit Runde 2 in der Valiant Lounge des Stadion Wankdorf weiter. In diesem Block lag der Schwerpunkt im Bereich Hyperautomation, RPA und dem Megatrend KI.

Hyperautomation für verbesserte Gesetzgebungsprozesse

In diesem zweiten großen Block der Veranstaltung fokussierten sich Partner wie Unisys auf das Thema Hyperautomation, Prozessautomatisierung und wie sich mittels Digitalisierung und KI der Gesetzgebungsprozess vereinfachen bzw. beschleunigen lässt, indem etwa bestimmte Regeln aus Gesetztestexten extrahiert werden. Eine weitere Möglichkeit besteht in der „Übersetzung“ von Amtssprache in verständliche Umgangssprache.

Hocheffizientes Inputmanagement mit KI für die schnellere Verarbeitung von Anfragen und Eingangsmanagement

Dem Thema Inputmanagement widmete sich der Partner Inovoo gemeinsam mit RUBICON. Verwaltungen stehen vor der Herausforderung mehr Aufgaben bei gleichbleibender oder sogar abnehmender Anzahl von Angestellten leisten zu müssen. Hier können Werkzeuge helfen, diese Herausforderungen zu meistern und bspw. im Zuge der Eingangserfassung KI-unterstützt zu sichen und zu strukturieren. Dieser Schritt erfordert bei manueller Verarbeitung deutliche Ressourcen an Zeit und Mitarbeitenden. Durch den Einsatz von Maschinen basiertem Lernen lässt sich die Effizienz für Standardaktivitäten massiv steigern. Im Zusammenspiel mit RUBICON Acta Nova bringt das Inovoo-Produkt NovoCxP gerade für Verwaltungen eine verzahnte Lösung, in der Eingangskommunikation automatisch ausgewertet wird, um dann mittels Acta Nova entsprechend bearbeitet zu werden.

Vollautomatische Erstellung von Sitzungsprotokollen

Der Partner Techtalk lenkte seinen Fokus auf das Thema des digitalen Sitzungsmanagements. Die Vor- und Nachbereitung sowie das Management von Sitzungen werden mit dem AddOn PLENUM schon seit Jahren deutlich vereinfacht und weiterentwickelt. Auch hier gibt es beispielsweise mit dem Sitzungsprotokoll noch Optimierungspotenzial.

Anhand eines Beispiels zum Einsatz von KI in Form von LLM wurde von Techtalk aufgezeigt, wie die tägliche Sitzungsarbeit weiter unterstützt werden kann. Dies geschieht über eine automatisierte Transkription einer per Audio oder Video aufgenommenen Sitzung. Am Ende steht ein vorgefertigtes Sitzungsprotokoll. Das Ergebnis wird nur noch durch die zuständige Person kontrolliert, bei Bedarf korrigiert und dann freigegeben. Das spart Zeit und Ressourcen. All das gab es auch live zu sehen.

Online-Services der nächsten Generation

Aforms2web hat dann mithilfe mehrerer Thesen die wachsende Bedeutung von zugänglichen Online-Services hervorgehoben. Gerade im Bereich der öffentlichen Verwaltung steigt die Bedeutung von Online-Services massiv, da diese 24/7 Services erlauben. Im gleichen Zug steigen jedoch auch die Anforderungen an die eingesetzten Lösungen, sowohl von externer (Bsp.: Bürger:innen) als auch interner (Bsp.: Möglichkeiten der Lösung) Seite.

Service- und Integrationslandschaft im GEVER-Kontext

Der dritte Block des GEVER Trendforums 2023 widmete sich der Service- und Integrationslandschaft, die in der (öffentlichen) Verwaltung vor komplexen Herausforderungen steht, die es zu meistern gilt.

Digitale Transformation: Chancen und Herausforderungen

Partner PWC Schweiz betrachtete in diesem Vortrag das Spannungsfeld der öffentlichen Verwaltung – zwischen traditionellen Prozessen und Digitalisierung, getrieben von makroökonomischen Challenges wie Datenschutz, Pandemie und Nachhaltigkeit oder den Herausforderungen im Organisationsalltag, der immer komplexere und technisch anspruchsvollere Parameter beinhaltet. Einen massiven Einfluss hat auch der demographische Wandel, der einen Wegfall des Fachkräfteangebotes in den nächsten Jahren in der Verwaltung mit sich bringt. Eine Möglichkeit diesem Mangel zu begegnen ist Technologie, etwa in Form der oben mehrmals erwähnten künstlichen Intelligenz bzw. der Prozessautomatisierung. Doch auch hier sind etwa die rechtlichen Parameter zu beachten, denn neue Zugänge bedeuten neben Chancen auch Risiken.

Innovative Geschäftskonfigurationen und schnelle Teststellungen

Im letzten Drittel des Trendforums wies Lufthansa Industry Solutions, als weitere Partnerin, auf die langjährige Erfahrung und die gute Zusammenarbeit mit RUBICON hin. Hier besteht eine Partnerschaft auf unterschiedlichen Ebenen, die auch im Output für Kund:innen deutliche Vorteile bringt. Als Beispiel wurde das Projekt eESA genannt, in dem die Schweizer Stiftungsaufsicht digitalisiert wurde und die Partner Eviden, Lufthansa und RUBICON eng zusammengearbeitet haben.

Zu guter Letzt wurde vom Partner Begasoft dargestellt, wie schnell sich Ideen mittlerweile in einen funktionierenden Online-Piloten verwandeln lassen, wenn die Parameter hierfür stimmen. Ein wesentlicher Faktor ist ein eingespieltes Team, wie es bei Begasoft und RUBICON der Fall ist. Diese enge Zusammenarbeit erlaubt kürzere Times-to-Market und bringt auch bei der Umsetzung mehrere Vorteile mit sich.

Fazit: Die Zukunft wird noch digitaler und künstlich intelligenter

Den Abschluss des GEVER Trendforums 2023 bildete ein obligatorischer Apero, an dem die vielen Inhalte des Trendforums nochmal besprochen wurden. Als Fazit kann sicher mitgenommen werden, dass das Thema Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung noch weiter an Fahrt aufnehmen wird. Dabei spielen neue Schlüsseltechnologien wie eben künstliche Intelligenz eine entscheidende Rolle, die im Einklang mit den rechtlichen und organisatorischen Regelungen sinnvoll zum Einsatz gebracht werden sollen.
Ein großes Danke an alle Partnerunternehmen und vor allen an die Teilnehmer:innen!

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