Digitale Hausverwaltung – das Kommunikationscenter für Immobilien


Digitale Hausverwaltung - Kommunikation als Ergänzung zum ERP-System

Mit der digitalen Hausverwaltung von RUBICON haben Sie alles im Blick. Anfragen bearbeiten, Verträge finalisieren, Rechnungen freigeben, etc. - im Kommunikationscenter sind alle offenen Tasks übersichtlich dargestellt. Zugleich optimieren Sie das Facility Management und koordinieren externe Partner.


Kommunikationscenter zur besseren Übersicht aller Verwaltungsagenden

Jeden Tag treffen unzählige Anfragen, Meldungen und Beschwerden per E-Mail, Telefon oder Brief ein. Manche per Online-Formular oder sogar per WhatsApp. Kein Problem mit Acta Nova. Dadurch lassen sich alle Kanäle bündeln und über eine Plattform bearbeiten. Klar definierte Prozesse stellen sicher, dass jede Anfrage abgearbeitet wird. Individuelle Vorlagen - etwa in mehreren Designs - garantieren ein einheitliches Auftreten. Daraus ergibt sich eine Minimierung von Feedbackschleifen. Zusätzlich lassen sich auf Wunsch mit einer virtuellen Zustellung Papier- und Portokosten sparen.


Welchen weiteren Leistungsumfang liefert die RUBICON Lösung?

Neben der Kommunikationskomponente gibt es noch viele weitere Herausforderungen, die die RUBICON Lösung abdeckt.

  • Verlässliches Vertragsmanagement und digitale Signatur
  • Verträge bilden den Kern von Hausverwaltungen. Die Plattform liefert deshalb auf Knopfdruck unterschiedliche Vertragsvorlagen pro Objekt (Bsp.: Wohnung oder Geschäftslokal). Zudem werden alle Steps von der Unterzeichnung bis zum Auszug klar protokolliert. Freigaben und die sichere Ablage können digital erfolgen. Eine lückenlose Dokumentation ist damit permanent gewährleistet. Durch einen Umstieg auf digitale Signaturen sparen Sie außerdem Zeit und Geld. Mit einem Klick ist die Unterzeichnung transparent und klar nachvollziehbar erfolgt. Zudem beschleunigt der digitale Unterschriftenlauf Prozesse.

  • Einfaches Rechnungs-Handling
  • Egal ob Rechungen per Post, E-Mail oder Portal eintreffen - die digitale Hausverwaltung bietet vollen Überblick. Freigaben werden klar definiert und bei Bedarf verteilt. Zudem garantieren festgelegte Prozesse eine schnelle Nachverfolgung.

  • Mobiles Facility-Management
  • Die Aufgaben des Facility Management müssen tagtäglich koordiniert werden. Über mobile Apps lassen sich Aufgaben und Rückfragen schneller und effizienter abwickeln. Ihr Team erhält direkt über das Smartphone eine Benachrichtigung. Sobald das Team fertig ist, werden Sie und beliebige Dritte (Bsp.: Mieter:in) auf Wunsch in Echtzeit informiert. Auch Rückfragen sind digital möglich.

  • Externe Partner effizient koordinieren
  • Neben dem eigenen Team lassen sich auch externe Partner anbinden. Beispielsweise lassen sich unterschiedliche Handwerker:innen automatisiert ansprechen, wenn ein bestimmtes Ereignis dokumentiert wird. Ein Klick und der Prozess kommt in Gang. Beispiel: Meldung eines Wasserschadens! Ein Klick vom Sachbearbeiter oder der Sachbearbeiterin und der oder die Installateur:in wird per WhatsApp über das Problem und den Ort informiert - Foto bei Bedarf inklusive.

Die modulare Hausverwaltung individuell angepasst

Die digitale Hausverwaltung lässt sich modular an Ihre Wünsche anpassen. So können Sie Schritt für Schritt optimale Prozesse umsetzen. Sie benötigen mehrsprachige Vorlagen in verschiedenen Designs? Sie wollen Anfragen vom Team über WhatsApp und Facebook Messenger erhalten? All das ist schnell und einfach umsetzbar.


Verknüpfung von Schnittstellen wie ERP, API, etc. sind problemlos möglich

Sie nutzen bereits digitale Prozesse und arbeiten mit unterschiedlichen Systemen? Kein Problem. Acta Nova ist hierfür die ideale Ergänzung. Über Schnittstellen lassen sich unzählige Systeme (Bsp.: MS Dynamics, SAP, etc.) ansprechen und ideal verknüpfen.

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