Digitales Input Management: Anfragen mit KI schneller klassifizieren & zuordnen
E-Mails, Briefe, Messenger-Nachrichten und vieles mehr: Die Sichtung und Zuteilung von eingehenden Informationen ist meist zeitaufwändig, komplex und fehleranfällig. Mit dem Acta Nova KI Input Manager lassen Sie Briefe, E-Mails, Sprachnachrichten und sogar Bilder von einer KI vollautomatisiert untersuchen und zuteilen. In einem Bruchteil von Sekunden haben Sie so klassifizierte und richtig zugeordnete Anfragen etc.Herausforderungen im Input Management
Moderne Unternehmen und Verwaltungen nutzen im Alltag eine Vielzahl von Kommunikationskanälen in analoger und digitaler Form. Die Herausforderungen im Input Management sind daher vielfältig. Dazu gehört beispielsweise der Eingang und die Verarbeitung unstrukturierter Anfragen über unterschiedlichste Eingangskanäle (E-Mail, Online-Formulare, etc.), fehlende Anbindungen an Fachbereiche, manuelle Zwischenschritte, lange Prozesszeiten und vieles mehr. Digitale Prozesse können hierbei eine deutliche Erleichterung bringen, denn die Vernetzung bietet neue Möglichkeiten. Das gilt vor allem für den Einsatz von neuen Technologien, wie etwa künstlicher Intelligenz (KI).KI-Optimierung erleichtert den Arbeitsalltag im Eingangsmanagement
KI-optimierte Prozesse ermöglichen eine effiziente und zuverlässige Datenverarbeitung. Dabei werden die entsprechenden Eingangsdaten vollautomatisch klassifiziert und dann zugeordnet. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Briefe, Mails, Handschriften, Bilder oder gar Sprache handelt. Dies erlaubt große Flexibilität und eine hohe Bandbreite von Einsatzmöglichkeiten.Gleich anschließend erfolgt meist das automatisierte Processing und die Weiterbearbeitung in anderen Systemen. Laufende Entwicklungen machen diese Lösungen immer besser und ausgereifter. Das bedeutet eine Erleichterung im Arbeitsalltag.
Acta Nova KI Input Manager im Detail
Mit dem Acta Nova Add-on KI Input Manager, der gemeinsam mit dem RUBICON-Partner inovoo entstanden ist, optimieren Sie die oben genannten Herausforderungen im Input Management. Dabei handelt es sich um eine bewährte LowCode-Plattform auf Basis von Acta Nova, die künstliche Intelligenz und intelligente Dokumentenverarbeitung kombiniert, um Geschäftsprozesse zu automatisieren. Der Acta Nova KI Input Manager optimiert die Eingangsbearbeitung von Geschäftsdaten und die damit verbundene Extraktion aller relevanten Daten genauso, wie das automatisierte Processing im Anschluss. Durch optimierte Prozesse sparen Sie Zeit und Personal, erhalten aber trotzdem eine bessere Datenaufbereitung.Intelligente Workflow-Zuordnung und Multichannel-Routing
Acta Nova von RUBICON ist als perfekte Ergänzung das zentrale Task-Center mit LowCode-Workflows. Die Software kombiniert dabei Geschäfte, Workflows und Dokumentenmanagement übersichtlich auf einer Plattform. In Kombination mit KI automatisiert Acta Nova die Zuordnung aller Eingänge zu den wichtigen Workflows. Relevante Informationen aus verschiedenen Quellen wie Dokumenten, E-Mails, Online-Formularen werden dabei ausgewertet und nutzbar gemacht. Dank Multichannel-Routing mit Prozessaufteilung werden die Eingänge automatisch an die zuständigen Stellen weitergeleitet.Praktisches Anwendungsbeispiel für erfolgreiches Input Management
Sobald eine E-Mail oder ein gescannter Brief den Acta Nova KI Input Manager erreicht, startet das automatisierte Dokumentrouting. Die Inhalte der E-Mail sowie etwaige Anhänge werden mittels KI automatisch erkannt, extrahiert und den relevanten Prozessen bzw. angebundenen Schnittstellen wie z. B. Acta Nova zugeordnet. Im nächsten Schritt erfolgt in Acta Nova dann die Veraktung im definierten Sachgebiet. Dazu wird ein Eingang inkl. Prozessstart erzeugt. Auch die extrahierten Daten werden in die definierten Fachdaten übertragen. Acta Nova erstellt im weiteren Schritt ein entsprechendes Antwortschreiben, das auf den Vorlagen von Document Partner basiert - auf Wunsch mit Textvorschlägen einer generativen KI. Jeder dieser Prozesse findet dank des Einsatzes von KI vollkommen automatisch statt. Dennoch sind alle Schritte jederzeit für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit dokumentiert.
Full Text Recognition & Mehrsprachigkeit als Highlights
Die eingehenden schriftlichen Daten, auch gedruckte oder handgeschriebene Texte, werden mittels Full Text Recognition erkannt und digital erfasst. Durch den Einsatz von Algorithmen und maschinellem Lernen können Dokumente in verschiedenen Formaten und Sprachen automatisch gelesen werden.Auch die Umwandlung in bearbeitbare Formate stellt kein Problem dar. Je mehr Informationen der KI zur Verfügung stehen, desto besser ist die Erkennung und umso präziser erfolgt die Umwandlung. Die manuelle Zuordnung wird dadurch Großteils obsolet.
Anfragen mittels Speech-to-Process beantworten?
Selbst die Verarbeitung von Daten wie Sprachmitteilungen, Videos oder Anrufen in automatisierte Geschäftsprozesse ist dank KI und der sogenannten Speech-to-Process-Technologie eine Option. Dabei werden sprachliche Eingaben durch Spracherkennungssysteme erfasst und analysiert, um relevante Informationen zu extrahieren und entsprechende Aktionen auszulösen. Dadurch ergeben sich ganz neue Möglichkeiten in der Prozessgestaltung. Auch hier wird die Effizienz und Genauigkeit dieser Technologie stetig verbessert, je mehr Daten zur Verfügung stehen.Ihr zuverlässiger Digitalisierungspartner
Profitieren Sie von der laufenden Entwicklung im Bereich künstlicher Intelligenz und setzen Sie auf die Expertise von RUBICON IT. Als zuverlässiger Partner unterstützen wir Sie bei der erfolgreichen Umsetzung Ihrer Digitalisierungspläne, um die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens zu sichern.Sie wollen mehr über dieses Thema erfahren? Jetzt unverbindlich anfragen!
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