Digitales Organisationstool: Effiziente Prozessoptimierung für Bestattung Wien


Effiziente Prozessoptimierung dank digitalem Organisationstool für Bestattung Wien

Die Bestattung Wien ist ein traditionsreiches Unternehmen mit einem hohen Anspruch an Service und Qualität. Um Abläufe effizienter und kostengünstiger zu gestalten, entwickelte RUBICON mit der Bestattung Wien ein digitales Organisationstool basierend auf Acta Nova. Dieser digitale Ansatz vereinfacht zahlreiche Arbeitsprozesse der Bestattung Wien und die ihrer vielen Partnerorganisationen. Zudem erleichtert die Digitalisierung auch den Organisationsaufwand für die Hinterbliebenen eines Todesfalls.

Die Bestattung als Organisation mit komplexen Workflows

Die Bestattung Wien führt jährlich rund 14.000 Bestattungen durch. Von Trauerfeiern im engsten Kreis bis hin zu großen Staatsbegräbnissen. Die verlässliche Umsetzung der Kund:innenbedürfnisse steht dabei im Vordergrund. Eine Herausforderung, denn eine Bestattung besteht aus dem Zusammenspiel einer Vielzahl von Professionist:innen und Organisationen: Bestatter:innen, Grabredner:innen, Chöre, Florist:innen, Sargträger:innen, Totengräber:innen und viele mehr. All das erfordert ein hohes Maß an Abstimmung und präziser Koordination - und das auf vielen Friedhöfen in ganz Wien.

Prozessoptimierung mittels Digitalisierung

Um den Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen zu erleichtern, werden interne Prozesse laufend optimiert. RUBICON entwickelt deshalb in enger Zusammenarbeit mit der Bestattung Wien ein digitales Organisationstool: EBA - der elektronische Bestattungsakt.

Diese auf Acta Nova basierende Softwarelösung sorgt für eine einfache und unkomplizierte Abwicklung auf Unternehmens- und Kund:innenseite. Denn der Tod eines Menschen stellt Angehörige vor große Herausforderungen. Nicht nur emotional, sondern auch organisatorisch.

Zentrales Workflow-Tool zur besseren Übersicht

Der elektronische Bestattungsakt ist ein mächtiges Workflow-Tool, das alle Prozessschritte übersichtlich darstellt. Denn der Organisation einer Bestattung geht eine Vielzahl an Entscheidungen voraus, die zuverlässig festgehalten werden müssen. Die Mitarbeiter:innen der Bestattung Wien gehen mit den Angehörigen sogfältig alle möglichen Optionen durch. Von der Art der Bestattung (klassisch, Feuer, Natur), der Auswahl des Sarges oder der Urne bis hin zum Tag der Beerdigung. EBA stellt dabei jederzeit sicher, dass die gewählten Leistungen verfügbar sind, etwa durch Lagerstandsabgleiche mit dem ERP-System.

Effiziente Koordination mit externen Partner:innen

Dank Digitalisierung und Prozessoptimierung wird auch die Koordination mit den externen Partner:innen deutlich einfacher und schneller. EBA unterstützt und dokumentiert alle Schritte. So wissen alle Mitarbeiter:innen der Bestattung Wien über sämtliche Arbeitsschritte Bescheid. Durch die digitale Verwaltung, von der Bestellung des Blumenschmucks bis zur Buchung des Chors, wird die Gefahr von Fehlern minimiert. Sammellisten gewährleisten beispielsweise, dass alle externen Partner:innen zeitnah und vollständig informiert werden. Selbst Informationen zu Vorsorge-Zahlungen, die Verstorbene bereits zu Lebzeiten geleistet haben, werden automatisch abgerufen. So werden sogenannte Depot-Erläge automatisch verwaltet und das ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

Automatisierung als Zeitersparnis

Der Elektronische Bestattungsakt verfolgt ein Höchstmaß an Automatisierung. Neben organisatorischen Fragen wird auch der Bestellvorgang abgedeckt und beispielsweise Rechnungen generiert. Selbst Zahlungseingänge werden automatisch zugeordnet oder gegebenenfalls Mahnungen ausgelöst, vollautomatisch nach Regelwerk. Auch an ein Vorlagenmanagement wurde gedacht. Damit lassen sich umfangreiche Vorlagen ohne Programmierkenntnisse zentral erstellen und anpassen.

Mit der übersichtlichen Darstellung aller Workflows, den automatisierten Prozessen und der Einbindung von Fachsystemen behalten die Mitarbeiter:innen stets den Überblick über alle gebuchten Leistungen und Vorgänge. Dadurch ist ein reibungsloser und effizienter Ablauf gewährleistet.

Schnittstellenanbindungen für effiziente Arbeit

Dank intelligenter Vernetzung umliegender Systeme stellt die EBA-Lösung von RUBICON das wesentliche Bindeglied in der IT-Architektur der Bestattung Wien dar. So wird etwa per angebundenem Parten-Client über Inhalt und Zustellungsart der Parte entschieden. Die Anbindung des Trauerportals offeriert verschiedene Online-Kondolenzbücher und der Bestattungskalender ermöglicht die Übersicht aller erfassten Verstorbenen eines bestimmten Zeitraums samt Begräbnisdatum im Internet. Zusätzlich wurden im Rahmen des Projektes weitere Schnittstellen realisiert wie ein Bestattungsplaner (Webshop), eine Kund:innenservice- sowie Dispo-App, eine Anbindung an das ERP-System (Lagermanagement auf Basis SAP), ein Ressourcenplaner zur Einteilung der beteiligten Personen und viele mehr.

Effizienzsteigerung durch Digitalisierung

Der elektronische Bestattungsakt ist seit vielen Jahren bei der Bestattung Wien im Einsatz und hat sich Schritt für Schritt mit den sich ändernden Anforderungen weiterentwickelt. Durch die stetige Digitalisierung von manuellen Prozessen wurde die Effizienz gesteigert, neue Möglichkeiten erschlossen und das Qualitätslevel gehoben.

Langjährige Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor

Hierzu hat vor allem die gute und langjährige Zusammenarbeit mit der Bestattung Wien beigetragen. Auf beiden Seiten wurden so wertvolle Erfahrungen gesammelt und entsprechendes Know-how aufgebaut. Die maßgeschneiderten Anpassungen von Acta Nova führten somit zur nachhaltigen Optimierung der Geschäftsprozesse. Wir sind stolz auf die erfolgreiche Partnerschaft sowie die daraus entstandenen Synergieeffekte und freuen uns sehr über das entgegengebrachte Vertrauen der Bestattung Wien!

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