Schweizer Bund setzt auf Acta Nova Add-on Vorlagenmanagement
Erfahren Sie, wie ein Acta Nova Add-on als Vorlagenservice in der Bundeskanzlei und sämtlichen Departementen des Schweizer Bundes erfolgreich eingesetzt wird. Einheitliche Dokumente auf Knopfdruck, die sich dennoch anpassen lassen.Die Schweizer Bundesverwaltung und ihre Funktion
Die Bundesverwaltung besteht aus sieben Departementen und der Bundeskanzlei. Die Bundeskanzlei ist die Stabstelle des Bundesrats und hat die Funktion eines Scharniers zwischen Regierung, Verwaltung, Bundesversammlung und Öffentlichkeit. Dementsprechend vielfältig sind die Anforderungen an das Vorlagenmanagement.Tausende Vorlagen decken alle Aspekte der Bundesgeschäfte ab
Der Bund verfügt über eine Vielzahl an Vorlagentypen wie Briefe, Berichte, Protokolle, etc. Diese müssen den über 39.500 Mitarbeiter:innen jederzeit zur Verfügung stehen. Zusätzlich gibt es spezifische Vorlagen, welche nur bestimmte Organisationseinheiten benötigen. Insgesamt handelt es sich also um ca. 8.000 Vorlagen, die verwaltet werden müssen.Herausforderung: Einheitliches Vorlagendesign
Seit 2007 ist der visuelle Auftritt der Bundesverwaltung im Corporate Design Bund („CD Bund“) geregelt. Damit soll auf den ersten Blick ersichtlich sein, dass ein Dokument vom Bund stammt. Allerdings kamen in der Vergangenheit verschiedene Lösungen zur Vorlagenverwaltung zum Einsatz. Das machte es schwierig, ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten.Lösung: Zentralisierte Vorlagenverwaltung
Die Bundesverwaltung hat sich für das RUBICON Acta Nova Add-on als Vorlagenservice entschieden. Der große Vorteil dabei ist die vereinfachte, zentralisierte Vorlagenverwaltung. Für die Benutzung sind zudem keinerlei Programmierkenntnisse nötig. Die Bearbeitung, aber auch die Erstellung von Vorlagen ist durch den Einsatz der bekannten Microsoft Office-Programme Word, PowerPoint und Excel einfach und intuitiv.
Zugriff auf Vorlagen per Knopfdruck über zwei Systeme
Basis aller Dokumente sind die einheitlichen Vorlagen. Diese wurden von den Vorlagenverantwortlichen der Ämter und Departemente erstellt. Für den Zugriff gibt es zwei Möglichkeiten: Einmal über das Geschäftsverwaltungssystem „GEVER Acta Nova“ oder aber den Vorlagen-Client. In beiden Fällen lassen sich die erstellten Dokumente bis zur Finalisierung bearbeiten. Das geschieht ganz einfach über die Office-Anwendungen Word, PowerPoint oder Excel.Bausteine sichern die Einheitlichkeit
Die wesentlichen Merkmale des Corporate Design des Schweizer Bundes sind in allen Vorlagen als Bausteine hinterlegt. Ändert sich beispielsweise das Corporate Design, so können die Bausteine an einer Stelle zentral angepasst werden. Die Änderungen werden dann automatisch in alle Vorlagen übernommen. Somit reduziert sich der Wartungsaufwand auf ein Minimum und Änderungen sind im Nu produktiv.Das Acta Nova Add-on Verwaltungsmanagement - ein voller Erfolg
RUBICON liefert mit dem Acta Nova Add-on Verwaltungsmanagement der Schweizer Bundesverwaltung eine einheitliche Lösung für die Verwaltung der Vorlagen und die Generierung der Dokumente für Microsoft Office.Sie wollen mehr über dieses Thema erfahren? Jetzt unverbindlich anfragen!
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