RUBICON unterstützt die Digitalisierung des österreichischen Parlaments
Lange Zeit wurde die Spesenabrechnung im österreichischen Parlament in der klassischen Papierform abgewickelt. Mit RUBICON Acta Nova Dialog Portal katapultiert sich das Parlament ins App-Zeitalter und spart dadurch wertvolle Zeit und Ressourcen.Tausende Papier-Anträge pro Jahr zukünftig digital abgewickelt
Das österreichische Parlament besteht in Österreich aus zwei Kammern: Nationalrat und Bundesrat (siehe Parlament). Das Thema Spesenabrechnung betrifft aus heutigem Stand in Summe 183 Abgeordnete des Nationalrates, 61 Bundesrät:innen sowie die rund 300 Mitarbeiter:innen der Mandatar:innen des Parlaments. Zusammengerechnet wurden so im Jahr 2021 um die 41.000 Belege und ca. 2.500 Anträge erzeugt – Tendenz steigend.Langwierige Prozesse beanspruchen Zeit und Ressourcen
Bis vor Kurzem war die Spesenabrechnung ein langwieriger Prozess mit vielen Schritten, zahlreichen Unterlagen und langen Postwegen. Belege wurden von den jeweiligen Personen aufwendig in Papierform gesammelt und protokolliert. Diese Spesen-Sammlung wurde dann zur Prüfung und Freigabe an die Parlamentsdirektion weitergeleitet. Wobei jeder dieser Schritte in schriftlicher Form durchgeführt wurde. Für eine Freigabe war außerdem eine papierbasierte Unterschrift notwendig. All das beansprucht sehr viel Zeit, Papier und Ressourcen.RUBICON Lösung Acta Nova ermöglicht digitale Spesenabrechnung
In Zeiten steigender Papier- und Portokosten liefert RUBICON mit dem Acta Nova Dialog Portal eine digitale Lösung, mit der die komplexen Anforderungen perfekt abgedeckt werden. Weiters bedeutet es eine große Zeit- und Ressourcen-Ersparnis für die Mitarbeiter:innen.
Einzelne Belege per Smartphone erfassen
Wie bereits erwähnt, mussten Papierbelege in der Vergangenheit für einen Antrag zeitaufwendig gesammelt und protokolliert werden. Erst dann startete die Weiterverarbeitung. Mit der Digitalisierung der Spesenabrechnung und der Anbindung an Smartphones ist es möglich, Beleg-zentriert zu arbeiten. Der oder die Mitarbeiter:in fotografiert den einzelnen Beleg, wodurch dieser sofort erfasst ist. Die Sammlung und Archivierung erfolgt dann digital im Hintergrund.Echtzeit-Infos mit automatisierten Prozessen & digitale Freigaben
Die erfassten Belege werden außerdem automatisiert berechnet, aufbereitet und die verantwortlichen Stellen im System informiert. Auch der Freigabeprozess ist komplett digitalisiert und Rückmeldungen erfolgen in Echtzeit. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich der aktuelle Spesenstand in einem übersichtliche Dashboard jederzeit verfolgen lässt. Informationen stehen also auf Knopfdruck zur Verfügung.Die digitale Spesenabrechnung mit dem Acta Nova Dialog Portal schafft für alle Nutzer:innen eine übersichtliche und effiziente Lösung. Durch die Echtzeitanbindung stehen die aktuellsten Informationen immer zur Verfügung – sowohl am Desktop als auch mobil am Smartphone.
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