Creazione di documenti personalizzati decentrata alla postazione di lavoro
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Il problema
Il disbrigo delle operazioni aziendali ricorrenti (ad es. segnalazioni di sinistri, attestati di servizio ecc.) richiede una corrispondenza personalizzata, la quale è soggetta a particolari direttive: rispetto della veste grafica dell’azienda, integrazione dei dati provenienti da più sistemi specifici, uso di moduli di testo e protezione dei documenti sensibili prima del disbrigo.
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La soluzione
La stampa individuale consente l’adattamento individuale dei documenti generati automaticamente, i quali vengono generati dall’applicazione specifica e compilati automaticamente con i dati aziendali. L’addetto può infine modificare la lettera, includere moduli di testo e selezionare il canale di comunicazione migliore: ad esempio, i documenti vengono stampati direttamente alla postazione di lavoro, trasmessi a un servizio di stampa centrale o inviati via e-mail. Modelli di formato uniformi garantiscono che tutti i documenti utilizzino lo stesso stile e gli stessi caratteri secondo la veste grafica aziendale. Le aree sensibili dei documenti possono essere protette selettivamente prima della modifica.
Funzionalità
- Modelli di formato uniformi per il rispetto della veste grafica dell’azienda.
- Integrazione dei dati aziendali da più sistemi (SAP, MS SharePoint, MS Dynamics ecc.) tramite interfaccia XML.
- Modifica individuale del documento ad opera dell’addetto.
- Utilizzo di moduli di testo predefiniti.
- Modulazione di filigrana per i documenti non ancora finalizzati.
- Selezione del canale di comunicazione ottimale.
- Archiviazione automatica nella gestione documentale o nel sistema di archiviazione della vostra azienda.
I vostri vantaggi
- Risparmio di tempo e denaro grazie alla creazione semi-automatica dei documenti.
- Rispetto della veste grafica dell’azienda grazie alla gestione centrale dei modelli.
- Sicurezza giuridica con passaggi bloccati come loghi, intestazione e piè di pagina ecc.
- Riduzione delle fonti di errore grazie al riutilizzo dei moduli di testo.
- Il canale di comunicazione ideale per ogni cliente grazie all’uscita multicanale: stampa, spedizione postale, e-mail, SMS, portale web, sistemi di file ecc.