Creazione di documenti personalizzati decentrata alla postazione di lavoro
Il problema
Il disbrigo delle operazioni aziendali ricorrenti (ad es. segnalazioni di sinistri, attestati di servizio ecc.) richiede una corrispondenza personalizzata, la quale è soggetta a particolari direttive: rispetto della veste grafica dell’azienda, integrazione dei dati provenienti da più sistemi specifici, uso di moduli di testo e protezione dei documenti sensibili prima del disbrigo.
La soluzione
La stampa individuale consente l’adattamento individuale dei documenti generati automaticamente, i quali vengono generati dall’applicazione specifica e compilati automaticamente con i dati aziendali. L’addetto può infine modificare la lettera, includere moduli di testo e selezionare il canale di comunicazione migliore: ad esempio, i documenti vengono stampati direttamente alla postazione di lavoro, trasmessi a un servizio di stampa centrale o inviati via e-mail. Modelli di formato uniformi garantiscono che tutti i documenti utilizzino lo stesso stile e gli stessi caratteri secondo la veste grafica aziendale. Le aree sensibili dei documenti possono essere protette selettivamente prima della modifica.
Funzionalità
- Modelli di formato uniformi per il rispetto della veste grafica dell’azienda.
- Integrazione dei dati aziendali da più sistemi (SAP, MS SharePoint, MS Dynamics ecc.) tramite interfaccia XML.
- Modifica individuale del documento ad opera dell’addetto.
- Utilizzo di moduli di testo predefiniti.
- Modulazione di filigrana per i documenti non ancora finalizzati.
- Selezione del canale di comunicazione ottimale.
- Archiviazione automatica nella gestione documentale o nel sistema di archiviazione della vostra azienda.
I vostri vantaggi
- Risparmio di tempo e denaro grazie alla creazione semi-automatica dei documenti.
- Rispetto della veste grafica dell’azienda grazie alla gestione centrale dei modelli.
- Sicurezza giuridica con passaggi bloccati come loghi, intestazione e piè di pagina ecc.
- Riduzione delle fonti di errore grazie al riutilizzo dei moduli di testo.
- Il canale di comunicazione ideale per ogni cliente grazie all’uscita multicanale: stampa, spedizione postale, e-mail, SMS, portale web, sistemi di file ecc.