Individualisierte Dokumente dezentral am Arbeitsplatz erstellen

 
 

Das Problem

Die Sachbearbeitung sich häufig wiederholender Geschäftsfälle (z.B. Schadensmeldungen, Dienstzeugnisse, etc.) bedarf personalisierter Korrespondenz, die besonderen Vorgaben unterliegt: Einhaltung des Corporate Designs, Integration von Daten aus Fachsystemen, Nutzung von Textbausteinen und Schutz sensibler Dokumentenbereiche vor Bearbeitung.

Die Lösung

Der Individualdruck ermöglicht die individuelle Adaptierung von automatisiert generierten Dokumenten. Diese werden aus der Fachanwendung generiert und automatisch mit Geschäftsdaten befüllt. Der Sachbearbeiter kann anschließend das Schreiben editieren, Textbausteine einfügen und den optimalen Kommunikationskanal auswählen: zum Beispiel werden Dokumente sofort am Arbeitsplatz gedruckt, an einen zentralen Druckdienstleister übermittelt oder per E-Mail versandt. Einheitliche Formatvorlagen stellen sicher, dass alle Dokumente denselben Stil und dieselben Schriftarten gemäß dem Corporate Design verwenden. Sensible Dokumentbereiche können gezielt vor Veränderung geschützt werden.
 

Funktionalität

  • Einheitliche Formatvorlagen zur Einhaltung des Corporate Designs
  • Geschäftsdateneinbindung aus Fachsystemen (SAP, MS Sharepoint, MS Dynamics, etc.) via XML-Schnittstelle
  • Individuelle Editierung des Dokuments durch den Sachbearbeiter
  • Nutzung von vorgegebenen Textbausteinen
  • Entwurfswasserzeichen für noch nicht finalisierte Dokumente
  • Auswahl des optimalen Kommunikationskanals
  • Automatische Archivierung in Dokumentenmanagement- oder Archivsystemen Ihres Unternehmens

Ihre Vorteile

  • Zeit- und Kostenersparnis durch teilautomatisierte Erstellung von Dokumenten
  • Einhaltung des Corporate Designs durch zentrales Vorlagenmanagement
  • Rechtssicherheit durch gesperrte Passagen wie Logos, Kopf- und Fußzeile, etc.
  • Reduktion von Fehlerquellen durch Wiederverwendbarkeit von Textbausteinen
  • Der ideale Kommunikationskanal für jeden Kunden durch Multi-Channel-Output: Druck, Postversand, E-Mail, SMS, Web-Portal, Dateisysteme, etc.
 
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