Zentrale Verwaltung von Dokumentvorlagen

 
 

Das Problem

Das Unternehmenslogo muss geändert, ein Unterschriftsblock getauscht oder eine Formulierung in einer Dokumentenvorlage redigiert werden. In vielen IT-Umgebungen ist die Dokumentgenerierung in die jeweilige Fachapplikation integriert. Das Ändern von Vorlagen ist zeitaufwändig und die Änderungen müssen häufig in mehreren Systemen nachgezogen werden. Zusätzlich kann es auch eine Fehlerquelle sein, ähnliche Dokumenttypen in unterschiedlichen Applikationen, womöglich durch unterschiedliche Teams, konsistent zu halten.

Die Lösung

Mit der Document Partner Designer-Umgebung in Microsoft Office können unternehmensweit Dokumentvorlagen komfortabel erstellt und an die individuellen Bedürfnisse der Organisation angepasst werden. Document Partner stellt ein organisationsweites und einheitliches Vorlagenmanagement zur Verfügung. Da sich Document Partner nahtlos in Microsoft Office integriert, erfolgt die Vorlagenerstellung intuitiv und effizient (WYSWIG, ohne Programmierkenntnisse).

Textbausteine für wiederkehrende Textteile, Unterschriftsblöcke, Grafiken, etc. können zentral gewartet werden. Bei einer Änderung werden sie in allen betroffenen Dokumentvorlagen automatisch übernommen.
 

Funktionalität

  • Komfortables Designen mit Microsoft Office
  • Zentraler Speicher von Textbausteinen und Grafiken
  • Aktivierung und Deaktivierung optionaler Dokumentteile, wenn die zugrundeliegende fachliche Bedingung erfüllt ist
  • Versionierung und Historisierung aller Vorlagen und Bausteine
  • Erstellung diverser grafischer Codes (Barcodes, QR-Codes, …)

Ihre Vorteile

  • Vorlagendesign erfolgt nicht mehr von der IT-Abteilung sondern in der Fachabteilung – spart operative Kosten
  • Rechtssicherheit für geschäftskritische Dokumente
  • Einhaltung des Corporate Designs
  • Unterstützung für Mehrsprachigkeit und diakritische Zeichen
  • Festlegung von Versandoptionen: Kanal, Konfektionierung, Archivierung, etc.
 
 
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