Zentrale Verwaltung von Dokumentvorlagen

 

Das Problem

Das Unternehmenslogo muss geändert, ein Unterschriftsblock getauscht oder eine Formulierung in einer Dokumentenvorlage redigiert werden. In vielen IT-Umgebungen ist die Dokumentgenerierung in die jeweilige Fachapplikation integriert. Das Ändern von Vorlagen ist dadurch zeitaufwändig und die Änderungen müssen häufig in mehreren Systemen nachgezogen werden. Es ist außerdem schwierig ähnliche Dokumenttypen in unterschiedlichen Applikationen, womöglich durch unterschiedliche Teams, konsistent zu halten.

Die Lösung

Mit der Document Partner Designer-Umgebung in Microsoft Office können unternehmensweit Dokumentvorlagen komfortabel erstellt und von Fachabteilungen ohne Programmierkenntnisse gepflegt werden. Ein zentrales Vorlagenmanagement stellt unternehmensweit Vorlagen und Textbausteine zur Erstellung von Dokumenten und E-Mails zur Verfügung. Diese Textbausteine, Unterschriftsblöcke, Grafiken, etc. können zentral gewartet werden. Änderungen werden automatisch in alle betroffenen Dokumentvorlagen übernommen.
 

Funktionalität

  • Nahtlose Integration in Microsoft Office (WYSWIG).
  • Zentrale Bereitstellung von Textbausteinen und Grafiken für das Vorlagendesign und den Individualdruck.
  • Aktivierung und Deaktivierung optionaler Dokumentteile, wenn die zugrundeliegende fachliche Bedingung erfüllt ist.
  • Versionierung und Historisierung aller Vorlagen und Bausteine.
  • Erstellung diverser Barcodes, QR-Codes usw.

Ihre Vorteile

  • Vorlagendesign erfolgt nicht mehr von der IT-Abteilung, sondern in der Fachabteilung – das spart operative Kosten.
  • Schutz geschäftskritischer Dokumente durch zentrale Verwaltung unveränderbarer Textbausteine.
  • Einhaltung des Corporate Designs durch Bereitstellung von Basisvorlagen für die hierarchische Vorlagennutzung.
  • Unterstützung von Mehrsprachigkeit und diakritischer Zeichen in den Vorlagen als auch in der Anwendung.
  • Festlegung von Versandoptionen: Kanal, Konfektionierung, Archivierung, etc.
 
 
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