Traitement numérique du courrier entrant
Le problème
Chaque jour, un grand nombre d’entrées arrivent au point central d’une entreprise via différents canaux (courrier, e-mail, portail, formulaire en ligne, etc.). Celles-ci doivent être remises aux bons destinataires et traitées rapidement. Le traitement des entrées prend beaucoup de temps et entraîne donc des coûts permanents.
La solution
Acta Nova permet de saisir, diffuser et traiter efficacement et de manière automatisée toutes les informations centralisées d’une entreprise. Cela concerne par exemple les domaines suivants :
- Factures : saisie numérique, vérification et validation des factures entrantes.
- E-mails : les informations et les documents de la correspondance numérique ne restent pas isolés dans la boîte de réception, mais sont stockés de manière structurée et affectés en conséquence.
- Boîte de réception : diffusion rapide de l’information et prévention contre la rupture de la chaîne logique.
Fonctionnalités
- Saisie rapide des entrées papier et électroniques (Outlook, Exchange, Aformsolution, Canon IRIS, etc.)
- Indexation de texte intégral pour une recherche complète
- Affectation simple au poste responsable
- Lien entre les entrées et les objets
- Prise en charge du flux de travail pour contrôler le processus de traitement (flux de travail standard et ad hoc)
- Représentation simple des données individuelles (numéro de suivi, fournisseur, délai de paiement, etc.)
- Rappels automatisés (p. ex. pour le respect des délais de paiement)
- Archivage numérique disponible à la révision des arrivées de courrier (p. ex. selon les réglementations légales)
Vos avantages
- Toutes les informations sont disponibles sur simple appui d’une touche : recherche ciblée basée sur les contenus des documents ou des métadonnées.
- Traitement sans rupture de la chaîne logique : les documents papier numérisés et les informations électroniques sont fusionnés.
- Un flux de travail transparent de la réception à l’archivage
- Documentation disponible à la révision de l’ensemble du processus
- Configuration individuelle : les étapes de traitement peuvent être adaptées de manière flexible au processus individuel de traitement et de validation.
- Temps de traitement considérablement plus courts, efficacité accrue et réduction des coûts