Acta Nova - Les fonctions en un coup d’œil

Les fonctions en un coup d’œil

Acta Nova permet d’illustrer vos processus ou transactions de manière suivie et cohérente dans une application web moderne. Acta Nova couvre toutes les étapes d’une transaction, de la saisie à l’archivage. Vous avez ainsi toujours une vue d’ensemble de l’avancement d’une transaction et des étapes restantes dans le processus de traitement.

Processus cohérent, de la réception à l’archivage

1. Saisie des entrées

Acta Nova permet de saisir efficacement l’ensemble des informations qu’une entreprise reçoit par e-mail, formulaire en ligne, courrier, etc. Il existe de nombreuses interfaces permettant de connecter des systèmes externes (Outlook, Exchange, Aformsolution, Scanner, SharePoint, etc.). Lors de la saisie informatique, les informations existantes, telles que l’auteur, la date de réception ou le sujet, sont automatiquement enregistrées.

2. Enregistrement

Les informations d’entrée sont rattachées à des transactions nouvelles ou déjà existantes. Grâce à la gestion intégrée du flux de travail, la transaction est ensuite affectée aux postes responsables. L’éditeur de processus graphique permet d’adapter de manière flexible le flux de travail en fonction de vos besoins spécifiques. De manière tout aussi flexible et sans aucune connaissance en programmation, vous pouvez enrichir Acta Nova d’innombrables données métier. Il est ainsi possible d’afficher en toute facilité des données individuelles dans le système. Grâce à des interfaces éprouvées et à une architecture ouverte orientée services web, il est également possible d’intégrer des applications métier et de les associer au traitement des transactions. Ainsi, par exemple, les données de facturation sont transférées dans votre système de comptabilité et les données de base sont synchronisées avec votre base de données d’adresses.

3. Création d’ébauches

Pour créer des documents cohérents, le système de gestion de documents intégré dans Acta Nova propose des modèles de document spécifiques à un sujet et permet d’avoir accès aux informations sur les propriétés de la transaction (objet, délais, destinataires, etc.). Une création standardisée et rapide de documents, intégrée dans le traitement de la transaction, est ainsi possible.

4. Approbation

Grâce à la gestion du flux de travail, des signatures électroniques peuvent être saisies pour approbation, co-signature ou prise de connaissance. L’application de la signature électronique officielle est également prise en charge.

5. Envoi et livraison

Les documents de sortie peuvent être envoyés directement depuis Acta Nova via différents canaux (voie postale, e-mail, voie électronique, télécopie) ou passer par une salle de courrier centralisée.

6. Archivage

Toutes vos transactions, y compris les documents associés, sont archivées numériquement et disponibles à la révision. Si nécessaire, il est possible d’y accéder sur simple pression d’une touche. Après expiration du délai (légal) défini, la destruction conforme à la protection des données peut être effectuée de manière automatisée.

Simplifiez votre travail grâce à des fonctionnalités pratiques

Client mobile

Vous souhaitez accéder à vos fichiers électroniques, transactions et documents lors de négociations relatives à une construction, au cours d’une réunion du conseil municipal ou tout simplement lorsque vous êtes en déplacement ? Avec le client mobile, vous pouvez accéder à toutes les informations et à tous les documents essentiels, effectuer des recherches et accorder des autorisations.

Travail hors ligne

Les documents sont accessibles hors ligne en tant que porte-documents et peuvent par exemple être traités lors de déplacements ou à la maison. Les documents précédemment extraits sont verrouillés durant ce temps. Les modifications sont sauvegardées dans le porte-documents et une nouvelle version des documents est automatiquement créée lors de la réimportation.

Visionneuse de documents

La visionneuse intégrée facilite la lecture de documents directement dans Acta Nova sans avoir à ouvrir les applications tierces. La visionneuse offre également des fonctions telles que rotation, zoom, défilement, vignette, table des matières, etc.