Elaborazione digitale della posta in entrata
Il problema
La centrale di un’azienda riceve ogni giorno tantissime richieste attraverso diversi canali (posta, e-mail, portale, modulo online...). Queste richieste devono essere inoltrate al giusto destinatario ed elaborate velocemente. L’elaborazione della posta in ingresso richiede molto tempo e causa continuamente costi.
La soluzione
Acta Nova consente di automatizzare tutte le informazioni in entrata di un’azienda, distribuirle ed elaborarle con efficienza. Ad esempio in questi settori:
- Fatture: acquisizione digitale, controllo e approvazione delle fatture in entrata.
- e-mail: informazioni e documenti provenienti dalla corrispondenza digitale non rimangono isolati nella posta in entrata, ma vengono archiviati in modo strutturato e assegnati di conseguenza.
- Posta in entrata: inoltro rapido delle informazioni senza discontinuità dei mezzi di trasmissione
Caratteristiche
- Acquisizione veloce delle richieste cartacee ed elettroniche (Outlook, Exchange, Aformsolution, Canon IRIS ecc.) in entrata
- Indicizzazione di testo completo per una ricerca esaustiva
- Attribuzione facile all’ufficio responsabile
- Collegamento di materiale in entrata e oggetti
- Supporto del flusso di lavoro per controllare il processo di elaborazione (flussi di lavoro standard e su misura)
- Mappatura semplice di dati individuali (ad es. numero di tracciamento, fornitore, termini di pagamento...)
- Promemoria automatici (ad es. per rispettare le scadenze di pagamento)
- Archiviazione digitale a prova di revisione della posta in entrata (ad es. in base alle disposizioni di legge)
I vostri vantaggi
- Tutte le informazioni a portata di mano premendo un pulsante: ricerca mirata sulla base di contenuto di documenti o metainformazioni.
- Elaborazione senza discontinuità dei mezzi di trasmissione: i documenti cartacei scansionati e le informazioni elettroniche vengono collegati.
- Ciclo operativo trasparente dall’entrata all’archiviazione
- Documentazione a prova di revisione dell’intero processo
- Configurazione individuale: le fasi di elaborazione possono essere adattate in modo flessibile al singolo processo di elaborazione e approvazione.
- Tempi di lavorazione molto più brevi, aumento dell’efficienza e risparmio dei costi