Elaborazione digitale della posta in entrata

 

Il problema

La centrale di un’azienda riceve ogni giorno tantissime richieste attraverso diversi canali (posta, e-mail, portale, modulo online...). Queste richieste devono essere inoltrate al giusto destinatario ed elaborate velocemente. L’elaborazione della posta in ingresso richiede molto tempo e causa continuamente costi.

La soluzione

Acta Nova consente di automatizzare tutte le informazioni in entrata di un’azienda, distribuirle ed elaborarle con efficienza. Ad esempio in questi settori:

  • Fatture: acquisizione digitale, controllo e approvazione delle fatture in entrata.
  • e-mail: informazioni e documenti provenienti dalla corrispondenza digitale non rimangono isolati nella posta in entrata, ma vengono archiviati in modo strutturato e assegnati di conseguenza.
  • Posta in entrata: inoltro rapido delle informazioni senza discontinuità dei mezzi di trasmissione
 

Caratteristiche

  • Acquisizione veloce delle richieste cartacee ed elettroniche (Outlook, Exchange, Aformsolution, Canon IRIS ecc.) in entrata
  • Indicizzazione di testo completo per una ricerca esaustiva
  • Attribuzione facile all’ufficio responsabile
  • Collegamento di materiale in entrata e oggetti
  • Supporto del flusso di lavoro per controllare il processo di elaborazione (flussi di lavoro standard e su misura)
  • Mappatura semplice di dati individuali (ad es. numero di tracciamento, fornitore, termini di pagamento...)
  • Promemoria automatici (ad es. per rispettare le scadenze di pagamento)
  • Archiviazione digitale a prova di revisione della posta in entrata (ad es. in base alle disposizioni di legge)

I vostri vantaggi

  • Tutte le informazioni a portata di mano premendo un pulsante: ricerca mirata sulla base di contenuto di documenti o metainformazioni.
  • Elaborazione senza discontinuità dei mezzi di trasmissione: i documenti cartacei scansionati e le informazioni elettroniche vengono collegati.
  • Ciclo operativo trasparente dall’entrata all’archiviazione
  • Documentazione a prova di revisione dell’intero processo
  • Configurazione individuale: le fasi di elaborazione possono essere adattate in modo flessibile al singolo processo di elaborazione e approvazione.
  • Tempi di lavorazione molto più brevi, aumento dell’efficienza e risparmio dei costi
 

Saremo lieti di consigliarvi!

 
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