Panoramica delle funzioni

Con Acta Nova i vostri processi e le vostre operazioni aziendali sono regolarmente mappati e tracciabili in una moderna applicazione web. Il software include tutte le tappe di un’operazione aziendale, dall’acquisizione in entrata fino all’archiviazione. Si ha sempre la visione d’insieme: dove si trova un processo di elaborazione e quali passaggi rimangono ancora da compiere.

Supporto continuo dei processi dall’entrata all’archiviazione

1. Inserimento dati

Con Acta Nova è possibile registrare con efficienza tutte le informazioni in entrata di un’azienda – a prescindere dal canale (e-mail, modulo online, cartaceo per posta...) È a disposizione una molteplicità di interfacce per il collegamento di sistemi esterni (Outlook, Exchange, Aformsolution, scanner, SharePoint ecc.). Nel corso dell’acquisizione elettronica le informazioni esistenti, ad es. originatore, data di ingresso od oggetto, vengono acquisite automaticamente.

2. Registrazione

Le informazioni in entrata vengono attribuite a operazioni aziendali nuove o esistenti. Tramite la gestione dei flussi di lavoro integrata, l’operazione aziendale viene assegnata all’ufficio responsabile. Nell’editor grafico di processo è possibile personalizzare in modo flessibile il flusso di lavoro in base alle esigenze individuali. In modo altrettanto flessibile e senza alcuna conoscenza di programmazione, Acta Nova può essere estesa a propria discrezione con tanti dati specifici. Così si possono mappare i dati individuali nel sistema in modo semplice. Grazie a interfacce consolidate e un’architettura aperta basata sui web service, anche le applicazioni specialistiche possono essere integrate e incluse nell’elaborazione delle operazioni aziendali. I dati delle fatture, ad esempio, migrano nel vostro sistema di fatturazione e i dati master vengono sincronizzati con il vostro database degli indirizzi.

3. Generazione di bozze

Per la generazione di documenti uniformi il sistema di gestione dei documenti di Acta Nova permette l’utilizzo di modelli specifici per tema ricorrendo a informazioni sulle proprietà dell’operazione aziendale, come oggetto, scadenze, destinatario ecc. Questo permette una creazione standardizzata e rapida di documenti, che è integrata nell’elaborazione dell’operazione aziendale.

4. Autorizzazione

Grazie alla gestione del flusso di lavoro, le firme elettroniche possono essere rilevate per l’autorizzazione, la firma congiunta o per presa visione. È supportato anche l’inserimento della firma elettronica ufficiale.

5. Spedizione e consegna

I documenti in uscita possono essere spediti direttamente da Acta Nova attraverso vari canali d’uscita (posta, e-mail, consegna elettronica, fax) oppure possono essere inoltrati a una centrale di gestione della posta.

6. Archiviazione

Tutte le operazioni aziendali, inclusi i rispettivi documenti, vengono archiviate nell’archivio digitale a prova di revisione. All’occorrenza sono di nuovo a portata di mano premendo un pulsante. Decorso il periodo stabilito (per legge), la distruzione dei dati protetti può essere automatizzata.
 

Semplificate il vostro lavoro con pratiche caratteristiche

 
CONTATTO