Panoramica delle funzioni
Con Acta Nova i vostri processi e le vostre operazioni aziendali sono regolarmente mappati e tracciabili in una moderna applicazione web. Il software include tutte le tappe di un’operazione aziendale, dall’acquisizione in entrata fino all’archiviazione. Si ha sempre la visione d’insieme: dove si trova un processo di elaborazione e quali passaggi rimangono ancora da compiere.
Supporto continuo dei processi dall’entrata all’archiviazione
1. Inserimento dati
Con Acta Nova è possibile registrare con efficienza tutte le informazioni in entrata di un’azienda – a prescindere dal canale (e-mail, modulo online, cartaceo per posta...) È a disposizione una molteplicità di interfacce per il collegamento di sistemi esterni (Outlook, Exchange, Aformsolution, scanner, SharePoint ecc.). Nel corso dell’acquisizione elettronica le informazioni esistenti, ad es. originatore, data di ingresso od oggetto, vengono acquisite automaticamente.
2. Registrazione
Le informazioni in entrata vengono attribuite a operazioni aziendali nuove o esistenti. Tramite la gestione dei flussi di lavoro integrata, l’operazione aziendale viene assegnata all’ufficio responsabile. Nell’editor grafico di processo è possibile personalizzare in modo flessibile il flusso di lavoro in base alle esigenze individuali. In modo altrettanto flessibile e senza alcuna conoscenza di programmazione, Acta Nova può essere estesa a propria discrezione con tanti dati specifici. Così si possono mappare i dati individuali nel sistema in modo semplice. Grazie a interfacce consolidate e un’architettura aperta basata sui web service, anche le applicazioni specialistiche possono essere integrate e incluse nell’elaborazione delle operazioni aziendali. I dati delle fatture, ad esempio, migrano nel vostro sistema di fatturazione e i dati master vengono sincronizzati con il vostro database degli indirizzi.
3. Generazione di bozze
Per la generazione di documenti uniformi il sistema di gestione dei documenti di Acta Nova permette l’utilizzo di modelli specifici per tema ricorrendo a informazioni sulle proprietà dell’operazione aziendale, come oggetto, scadenze, destinatario ecc. Questo permette una creazione standardizzata e rapida di documenti, che è integrata nell’elaborazione dell’operazione aziendale.
4. Autorizzazione
5. Spedizione e consegna
I documenti in uscita possono essere spediti direttamente da Acta Nova attraverso vari canali d’uscita (posta, e-mail, consegna elettronica, fax) oppure possono essere inoltrati a una centrale di gestione della posta.
6. Archiviazione
Semplificate il vostro lavoro con pratiche caratteristiche
Mobile Client
Volete accedere a pratiche, operazioni aziendali e documenti elettronici anche durante una trattativa per una costruzione, nel corso della riunione del consiglio comunale o semplicemente quando siete in viaggio? Con Mobile Client, la funzione per i clienti di dispositivi mobili, potete accedere a tutti i documenti e le informazioni essenziali, effettuare ricerche e dare autorizzazioni.
Lavorare offline
I documenti possono essere trasportati come una cosiddetta valigetta portadocumenti ed elaborati, ad esempio, in viaggio o a casa. In questo lasso di tempo i documenti vidimati in precedenza sono bloccati. Le modifiche vengono memorizzate nuovamente nella valigetta portadocumenti e al momento dell’importazione di ritorno viene creata automaticamente una nuova versione dei documenti.
Visualizzatore di documenti
Con il visualizzatore integrato si possono leggere i documenti in tutta comodità direttamente in Acta Nova, senza dover aprire applicazioni di terzi. Il visualizzatore dispone anche di funzionalità come la rotazione, lo zoom, l’avanzamento pagina per pagina, lo scorrimento, anteprima, indice eccetera.