Acta Nova Features – RUBICON IT GmbH

Die Funktionen im Überblick

Mit Acta Nova bilden Sie Ihre Vorgänge bzw. Geschäftsfälle durchgängig und nachvollziehbar in einer modernen Webanwendung ab. Es werden alle Stadien eines Geschäftsfalls, von der Erfassung des Eingangs bis zur Archivierung, abgedeckt. Man hat immer den Überblick, wo im Bearbeitungsprozess sich ein Geschäftsfall befindet und welche Schritte noch offen sind.

Durchgängige Prozessunterstützung vom Eingang bis zur Archivierung

1. Eingangserfassung

Mit Acta Nova lässt sich der gesamte zentrale Informationseingang eines Unternehmens effizient erfassen – egal über welchen Kanal (E-Mail, Online-Formular, postalisch,…) diese eingehen. Es stehen eine Vielzahl an Schnittstellen zur Anbindung externer Systeme (Outlook, Exchange, Aformsolution, Scanner, Sharepoint etc.) zur Verfügung. Im Zuge der elektronischen Erfassung werden vorhandene Informationen, wie beispielsweise Einbringer, Eingangsdatum oder Betreff automatisch übernommen.

2. Protokollierung

Die Eingangsinformationen werden neuen oder bestehenden Geschäftsfällen zugeordnet. Mittels des integrierten Workflowmanagements wird der Geschäftsfall dann den verantwortlichen Stellen zugeteilt. Im grafischen Prozess-Editor können Sie den Workflow entsprechend Ihrer individuellen Anforderungen flexibel anpassen. Ebenso flexibel und ganz ohne Programmierkenntnisse können Sie Acta Nova mit beliebig vielen Fachdaten erweitern. Individuelle Daten können so einfach im System abgebildet werden. Dank bewährter Schnittstellen und einer offenen Webservice-Architektur können auch Fachanwendungen integriert und in die Geschäftsfallbearbeitung eingebunden werden. Rechnungsdaten wandern so beispielsweise in Ihr Buchhaltungssystem und Stammdaten werden mit Ihrer Adressdatenbank synchronisiert.

3. Entwurfserstellung

Zur Erstellung von einheitlichen Schriftstücken erlaubt das Dokumentenmanagementsystem von Acta Nova die Verwendung von themenspezifischen Dokumentvorlagen. Dabei kann auf Eigenschaftsinformationen aus dem Geschäftsfall, wie Betreff, Fristen, Empfänger etc. zurückgegriffen werden. Dies ermöglicht eine standardisierte und rasche Erstellung von Dokumenten, integriert in die Geschäftsfallbearbeitung.

4. Genehmigung

Mittels des Workflow-Managements können elektronischen Unterschriften zur Genehmigung, Mitzeichnung oder Kenntnisnahme aufgenommen werden. Ebenso wird die Anbringung der elektronischen Amtssignatur unterstützt.

5. Versand und Zustellung

Ausgangsstücke können direkt aus Acta Nova über verschiedene Ausgangskanäle (Post, E-Mail, elektronische Zustellung, Fax) versendet oder auch an eine zentrale Poststelle weitergereicht werden.

6. Archivierung

All Ihre Geschäftsfälle werden inklusive zugehöriger Dokumente revisionssicher digital archiviert. Bei Bedarf sind sie auf Knopfdruck wieder verfügbar. Nach Ablauf der (gesetzlich) definierten Frist kann die datenschutzgerechte Vernichtung automatisiert erfolgen.

Vereinfachen Sie Ihre Arbeit mit praktischen Features

Mobiler Client

Sie wollen auf Ihre elektronischen Akten, Geschäftsfälle und Dokumente auch bei der Bauverhandlung, in der Gemeinderatssitzung oder einfach unterwegs zugreifen? Mit dem mobilen Client können Sie auf alle wesentlichen Informationen und Dokumente zugreifen, Recherchen durchführen und Genehmigungen erteilen.

Offline Arbeiten

Dokumente können offline als sogenannter Aktenkoffer mitgenommen und z.B. auf Reisen oder Zuhause bearbeitet werden. Die zuvor ausgecheckten Dokumente sind in diesem Zeitraum gesperrt. Änderungen werden in den Aktenkoffer zurückgespeichert und beim Rückimport wird automatisch eine neue Version der betreffenden Dokumente erstellt.

Dokumenten-Viewer

Mit dem integrierten Viewer können Dokumente bequem direkt in Acta Nova gelesen werden, ohne dass die Drittapplikationen geöffnet werden müssen. Im Viewer stehen auch Funktionalitäten wie Rotieren, Zoomen, Blättern, Scrollen, Thumbnail, Inhaltsverzeichnis etc. zur Verfügung.